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Melhoria de processos: 4 etapas do Business Process Improvement

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22/10/2021

Se você quer continuar competitivo no mercado, melhorar continuamente os processos é essencial, e é justamente nisso que o Business Process Improvement pode ajudar.

Essa prática é capaz de diminuir os ruídos na comunicação, reduzir custos e uma série de outros benefícios. Acompanhe a leitura. 

O que é Business Process Improvement?

O Business Process Improvement (BPI), também conhecido como Melhoria de Processos, é uma prática operacional de reparo incremental dos processos de uma organização.

Com o BPI são utilizados diferentes métodos para garantir que a operação atinja as expectativas do negócio e clientes.

Dessa forma, para alcançar os resultados esperados, a prática busca analisar, redesenhar, implementar e testar os processos continuamente.

Esse alinhamento acontece de ponta a ponta para que ambos, clientes e gestores, percebam o valor do negócio.

Portanto, o Business Process Improvement é uma iniciativa de melhoria contínua do desempenho dos processos, aliando-os às estratégias organizacionais e expectativas do cliente.

Para que isso aconteça, são combinadas várias metodologias como o Six Sigma, a Gestão Ágil e o Lean Manufacturing.

Essas estratégias ajudam a reduzir inconsistências, identificar desperdícios ou mesmo melhorar a flexibilidade dos processos.

Quais os objetivos e benefícios do BPI?

Os principais objetivos do Business Process Improvement são:

  • Redução do tempo de conclusão dos processos;
  • Melhoria da qualidade dos resultados;
  • Identificação de desperdícios;
  • Diminuição das inconsistências;
  • Cumprimento da regulamentação vigente.

Ou seja, é uma maneira de analisar os processos para identificar o que pode ser melhorado e gerar mais valor.

Assim, é possível identificar gargalos e imperfeições, além de tornar os processos mais produtivos, eficientes e organizados.

Dessa forma, o Business Process Improvement pode:

Reduzir erros

Com a identificação de pontos a serem melhorados, é possível eliminar diversos erros que atrapalham o funcionamento dos processos.

É possível ajustar permissões de dados, automatizar formulários, evitar erros de digitação e muito mais.

Automatizar produção

Com a automação de formulários e outros processos inerentes à produção, é possível explorar melhor as integrações.

Dessa forma, ao reduzir as transferências manuais de dados, as equipes ganham mais autonomia e tempo.

Agilizar as tarefas

Consequentemente, é possível agilizar as tarefas ao remover as atividades redundantes e que não agregam valor ao negócio.

Além disso, é possível adicionar etapas condicionais que melhoram o tempo de resposta às solicitações de serviço.

As 4 etapas do Business Process Improvement

Para o Business Process Improvement acontecer da forma correta, existem 4 etapas básicas, que devem ser um ciclo recorrente.

Dessa forma, a premissa é de que tudo o que pode ser medido, pode ser melhorado. Entenda melhor cada etapa:

Analisar

Esta é uma etapa essencial para propor qualquer melhoria, pois é preciso entender a necessidade do negócio.

Nesse sentido, a organização precisa fazer um levantamento de todos os processos ou mesmo resgatar padronizações anteriores.

Além disso, esse é o momento de reconhecer as métricas importantes e identificar as etapas com maior risco de gargalo para, assim, encontrar maneiras de melhorá-las.

Dessa forma, é preciso refletir sobre o porquê da existência dos processos e para quem eles entregam valor.

Outro ponto é entender quais os produtos e serviços estão sendo entregues, com que qualidade e como estão as metas e indicadores.

Somente assim é possível priorizar os processos mais estratégicos e preparar o caminho para a próxima etapa.

Redesenhar

Depois da primeira fase, agora é hora de entender como melhorar os processos.

Para isso, é preciso identificar as melhorias nos processos analisados e depois ajustar o fluxo de trabalho, além de procurar por um BPM que realmente atenda às suas necessidades.

Nessa etapa, é necessário definir esse fluxo para que as atividades sejam realizadas de forma otimizada.

Além disso, é preciso definir a responsabilidade de cada profissional envolvido para, então, redesenhar o processo.

Assim será possível identificar o que pode ser melhorado antes de realmente implementar as mudanças.

Fazendo dessa forma, há mais segurança no entendimento de como os processos acontecerão e trarão os resultados sem comprometer o funcionamento das atividades.

Implementar

É a hora em que o Business Process Improvement geralmente encontra alguns desafios a serem superados internamente.

Isso porque é muito comum existirem inseguranças ou resistência na implementação de um novo modelo de processo.

Por isso, é preciso informar todas as partes interessadas sobre a mudança, levando em conta a possibilidade de treinamentos.

Torna-se necessário nessa etapa monitorar os itens de perto e continuar coletando dados sobre as principais métricas.

A antecipação é uma importante estratégia aqui, principalmente para preparar o ambiente e as pessoas para as mudanças.

Treinamentos e suporte devem ser prioridade antes e depois da implementação, conhecido como operação assistida.

Isso acontece com o objetivo de minimizar os impactos das mudanças implementadas no cotidiano dos colaboradores.

Portanto, é preciso acompanhar os indicadores e monitorar o andamento do projeto para que a melhoria seja, de fato, contínua. Ou seja, se certificar de que a implementação esteja de acordo com as expectativas e acontecendo de maneira saudável.

Testar

Por fim, para que o Business Process Improvement seja efetivo, é preciso também testar as propostas.

Seja aquelas já colocadas em prática ou as que ainda não foram implementadas, é preciso verificar a maneira como elas afetam os itens em tempo real.

Para isso, é preciso executar atualizações ou integrações, sempre que necessário, para não comprometer a saúde dos processos.

Essa prática garante que as mudanças tragam os resultados de forma efetiva e também indicam como as atividades podem melhorar ainda mais.

Os desafios da melhoria de processos

É claro que o Business Process Improvement também traz alguns desafios para as organizações, como alguns que já relatamos.

Além da resistência da equipe, que pode ser contornada criando uma cultura organizacional eficiente e oferecendo treinamentos sólidos, existe o desafio da mensuração.

Muitas empresas ainda não conseguem implementar um BPI de qualidade pois não sabem como identificar anomalias nos processos.

Além disso, pode existir a falta de clareza a respeito das responsabilidades e atribuições de cada processo, impactando em atrasos e inconsistências nas entregas.

Outro ponto é a falta de uma comunicação assertiva que conecta todas as pontas do negócio, o que acaba por dificultar a padronização e controle das tarefas.

Contudo, o BPI pode ajudar a resolver todos esses problemas se for encarado como uma prática contínua que requer tempo, atenção e colaboração.

Para que de fato exista uma melhoria, é necessário que todos os profissionais envolvidos estejam por dentro dos objetivos estratégicos e de qual o melhor caminho a ser seguido de forma conjunta.

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