Diante de tanta competitividade no mercado, toda organização precisa conhecer bem os seus processos. Com o BPM é possível não apenas conhecê-los, mas ter uma gestão eficiente sobre eles.
O que é BPM?
A sigla BPM vem do inglês Business Process Management, que em português quer dizer Gestão de Processos de Negócio.
É uma abordagem de gerenciamento focado na melhoria contínua dos processos. Portanto, é adaptável e facilita a gestão sobre a organização e a produção como um todo.
Por meio de um conjunto de práticas, o BPM busca sistematizar o aspectos organizacionais complexos, sincronizando as estratégias do negócio com as expectativas e necessidades dos clientes.
Com isso pretende identificar possíveis melhorias no gerenciamento, tornando as informações claras e objetivas.
A principal referência em gestão operacional Association of Business Process Management Professionals (ABPMP) entende o tema como uma disciplina gerencial.
Portanto, não se trata de uma metodologia, ferramentas tecnológicas ou mesmo de uma estrutura de negócio.
Sendo uma disciplina, conta com uma série de conhecimentos sobre os princípios e práticas da gestão de processos.
Por isso, o BPM é considerado uma capacidade básica do negócio.
Por que o BPM é importante?
Com o BPM um negócio pode melhorar continuamente os seus processos, gerando mais eficiência, assertividade e adaptabilidade.
É uma maneira de alcançar os objetivos do negócio por meio da gestão, de melhorias e um conjunto de abordagens para analisar, modelar, publicar, otimizar e gerir a produção.
Para isso conta com uma série de requisitos como recursos humanos e documentos, que promovem o seu diferencial competitivo.
Benefícios na aplicação
Uma empresa organizada, com boa gestão e aproveitando ao máximo as suas capacidades será alcançada com alguns benefícios do BPM, como:
Transparência
O BPM trará clareza em todas as ações do negócio, proporcionando uma comunicação eficiente que melhora a cultura organizacional e integra melhor as equipes.
Produtividade
Com o BPM a empresa terá um time mais qualificado, padronização das atividades e as melhores práticas, evitando retrabalhos e garantindo a qualidade da entrega.
Controle
A sua administração terá mais controle sobre os indicadores e, com auxílio de tecnologias, mais visão do negócio.
Redução de custos
Havendo menos retrabalhos e gargalos nos processos, consequentemente há redução nos custos da produção e no tempo gasto com as atividades.
Valor
Todos esses pontos entregam valor ao cliente, pois a entrega passa a estar cada vez mais qualificada, garantindo a satisfação de todos.
Diferenças entre BPMN e BPMS
Como o BPM não é uma metodologia, mas um conjunto de práticas e princípios sobre a gestão de uma organização, existem outros termos que podem ser semelhantes, mas não são a mesma coisa, por isso é importante não confundir.
BPMN
É uma sigla mais moderna, que estabelece um conjunto de símbolos que garantem a notação para modelagem de processos.
Cada um deles possui sua regra de comportamento e indica uma reação diferente. São eles: gateways, swimlanes, artefatos, atividades e eventos.
BPMS
Esta é a sigla para Sistemas de Gestão de Processos de Negócio.
Ou seja, diz respeito às tecnologias que proporcionarão a melhora no gerenciamento da produção, com a sua automatização e possibilitando a modelagem.
Os pontos chave do BPM
Para conseguir alcançar a tão desejada operação perfeita, o BPM possui alguns pontos cruciais para o alcance de uma visão completa do negócio. São eles:
Mapeamento
A primeira coisa a se fazer é descobrir quais são os processos e detalhes fundamentais que envolvem as suas atividades.
Depois disso, o foco é documentar todas essas informações de maneira organizada, clara e acessível a todos.
Somente com esse conhecimento é possível ter profundidade sobre os custos e gargalos da produção, uso de recursos e distribuição das funções.
Com isso você terá mais visão e poderá refinar as suas estratégias de gestão, alcançando o cenário ideal do funcionamento da produção.
Padronização
Tendo um bom mapeamento de todos os seus processos, agora é o momento de padronizá-los, formalizando e organizando as diretrizes que funcionarão para todos.
É importante pensar que um modelo único e rígido para o trabalho de todos não é o ideal em BPM, por isso é preciso compreender as expectativas de todos. Com uma padronização, todas as tarefas mapeadas podem ganhar uma continuidade até que se perceba que é preciso readequar esse padrão.
Além disso, será possível amadurecer as estratégias e evitar que surjam inconsistências no meio do caminho, garantindo a entrega completa.
Melhoria
Com esse amadurecimento, é possível realizar a otimização de todas as atividades, pois mapeadas e padronizadas conseguem seguir um ótimo fluxo.
A melhoria será feita por meio de ajustes na organização, com o objetivo de sincronizar as expectativas tanto do negócio quanto dos clientes. Assim, os resultados virão de análises das possíveis melhorias e na montagem do fluxo de trabalho para garantir o valor entregue.
Portanto, é preciso identificar os processos, priorizá-los, redesenhá-los, preparar as melhorias e implementá-las.
Quais aspectos o BPM aborda na indústria?
Diante dos conhecimentos do BPM para melhorar a visão e gestão nas organizações, apresentamos os aspectos que ele aborda na indústria.
Estratégias
Para melhorar a visão do negócio, é preciso haver alinhamento com o planejamento estratégico.
É necessário que a organização olhe para as estratégias e aja de acordo com o seu plano de ação, seja na melhoria ou na readequação das atividades.
Objetivos
Sem uma visão clara dos processos, certamente os objetivos também serão incertos.
Parte importante da entrega de valor é ter objetivos concretos. Para isso é necessário defini-los e gerenciá-los da melhor forma.
Cultura
Tenha em mente que mudanças geram impactos na cultura, por isso é importante identificá-las e implantar as melhores práticas de BPM.
Estrutura organizacional
Se sua estrutura é complexa e com diversidade de setores, procure tratar dos processos de ponta a ponta.
Para atingir bons resultados, é necessário promover a integração e colaboração de toda a estrutura da organização.
Papéis
É comum muitas pessoas participarem do mesmo fluxo de trabalho. Por isso, é preciso ter os papéis bem definidos, garantindo o fluxo correto.
Políticas
Com o BPM é preciso estabelecer diretrizes, normas e políticas que guiem a produção, garantindo segurança e conduta alinhadas.
Método
É necessário também definir quais métodos facilitarão o gerenciamento e a melhor forma de aplicá-los, garantindo unicidade.
Tecnologias
Por fim, o BPM é facilitado com o uso de tecnologias que melhoram a gestão, como o sistema MES.
Com ele é possível preencher as lacunas entre os sistemas do planejamento da produção e os seus gestores, otimizando os recursos de infraestrutura.
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