Quando uma empresa faz o desenho de sua estratégia e de seus processos de comunicação interna, é comum que surja a dúvida sobre qual a melhor forma de controlá-los, principalmente ao planejar uma comunicação centralizada.
A comunicação é fundamental no contexto corporativo e, ao longo dos anos, as organizações passaram a compreender que estruturá-la bem é o primeiro passo para reduzir erros estratégicos, equívocos operacionais e desencontro de informações. Além disso, ela possui papel importante no engajamento de equipes e na melhoria da relação entre a empresa e seus colaboradores.
Diante dessa perspectiva, aparece a pergunta: é melhor centralizar a comunicação ou mantê-la descentralizada?
O conceito de centralização
Quando falamos em centralização e descentralização organizacional, fazemos referência à maneira como é feita a tomada de decisões dentro do ambiente corporativo.
Uma empresa que aposta em um modelo de gestão centralizada concentra a tomada de decisão em um grupo de gestores, que, geralmente, ocupa o posto mais alto na hierarquia da instituição. Trata-se de um sistema verticalizado, em que o ponto de partida e de chegada de toda a comunicação é da cúpula da organização.
Já o modelo de gestão descentralizada divide a tomada de decisão entre os setores com níveis hierárquicos mais baixos, tornando-os responsáveis por gerenciar as escolhas intrínsecas à sua atividade. Isso gera mais autonomia e pode criar um espaço para que trabalhadores em diferentes cargos possam contribuir para o crescimento da empresa com novas ideias, processos e produtos.
Vantagens de uma comunicação centralizada
Ao contrário da centralização organizacional propriamente dita, o conceito de comunicação centralizada engloba muito mais as ferramentas do que o processo de decisão. Essa prática facilita o trabalho dos colaboradores da área, oferecendo acesso total aos meios necessários para estruturar a comunicação empresarial.
Enquanto a centralização corporativa vai perdendo adeptos conforme surgem novos modelos de gestão, mais modernos e democráticos, a centralização comunicacional vai na contramão e ganha cada vez mais força como uma forma inteligente de gerenciamento do trabalho.
Veja algumas vantagens trazidas pelo modelo de centralização da comunicação empresarial:
Comunicação interdepartamental facilitada
Quando o modelo é centralizado, a equipe de gestores fica responsável por decidir quais as formas mais vantajosas de realizar os processos comunicacionais. O resultado é aquilo que toda empresa precisa para se manter competitiva no mercado: padrões de operação.
Em um modelo de comunicação descentralizado, existe o risco de desencontro de informações entre um departamento e outro. Deixar as equipes desintegradas para montar seus processos comunicacionais abre espaço para ruídos (motivo de 80% dos problemas corporativos) e, principalmente, para o surgimento de dados duplicados e mensagens mal compreendidas.
Conceder autonomia para os colaboradores é fundamental para gerar engajamento do time com seu objetivo, mas a falta de controle da comunicação pode causar uma confusão na transmissão de informações.
A tecnologia em prol da centralização
Uma das grandes vantagens tecnológicas da centralização é a capacidade de gerenciar documentos, dados e até trocas de e-mail e conversas em um único ambiente virtual. Com a ascensão do cloud computing, essa tarefa ficou ainda mais simples e versátil.
Hoje as empresas podem reunir tudo que se relaciona com sua comunicação em um mesmo espaço digital. Isso faz com que todos tenham acesso aos conteúdos de que precisam, sem desencontro de informações e complicações.
Em um modelo descentralizado, é mais complexo usufruir dessa “concentração virtual”, afinal, cada equipe tem autonomia para manter seus arquivos, dados e fontes de conhecimento no ambiente em que desejar e, assim, regular o acesso dos demais departamentos a esse banco.
Comunicação multiplataforma
Pegando carona na otimização tecnológica que a comunicação centralizada oferece, as empresas podem passar a veicular suas informações nos meios que considerem mais adequados e eficazes ao utilizar uma central de distribuição.
É assim que muitas organizações usam recursos como as TVs para ações tanto com o público interno quanto com o externo.
Conclusão
Essas são apenas algumas das vantagens de adotar uma comunicação centralizada. Lembre-se que o principal atrativo dessa alternativa é sua capacidade de reunir em um único meio todas as informações relevantes, atingindo o público desejado.
Além disso, a centralização reduz custos com a eliminação de possíveis erros e retrabalhos e possibilita o uso de ferramentas tecnológicas em prol do engajamento e da geração de processos mais eficientes. Todos esses fatores tornaram-se imprescindíveis para continuar competitivo no mercado e atento às tendências positivas que surgem.
Reiteramos, porém, que não existe uma regra definida para estruturar os processos comunicacionais corporativos. É melhor adotar aquilo que é eficiente e gera resultados, independentemente de ser uma nova tendência ou algo utilizado já há algum tempo. O importante é investir em métodos capazes de produzir o que a empresa necessita.
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