Cuando una empresa diseña su estrategia y sus procesos de comunicación interna, es común que surja la duda sobre cuál es la mejor forma de controlarlos, principalmente al planificar una comunicación centralizada.
La comunicación es fundamental en el contexto corporativo y, a lo largo de los años, las organizaciones han comprendido que estructurarla bien es el primer paso para reducir errores estratégicos, equívocos operativos y desencuentros de información. Además, desempeña un papel importante en el compromiso de los equipos y en la mejora de la relación entre la empresa y sus colaboradores.
Ante esta perspectiva, surge la pregunta: ¿es mejor centralizar la comunicación o mantenerla descentralizada?
El concepto de centralización
Cuando hablamos de centralización y descentralización organizacional, hacemos referencia a la manera en que se toma de decisiones dentro del ámbito corporativo.
Una empresa que apuesta por un modelo de gestión centralizada concentra la toma de decisiones en un grupo de gestores, que generalmente ocupan el puesto más alto en la jerarquía de la institución. Se trata de un sistema verticalizado, en el que el punto de partida y de llegada de toda la comunicación es la cúpula de la organización.
Por su parte, el modelo de gestión descentralizada divide la toma de decisiones entre los sectores con niveles jerárquicos más bajos, haciéndolos responsables de gestionar las elecciones intrínsecas a su actividad. Esto genera mayor autonomía y puede crear un espacio para que los trabajadores en diferentes cargos contribuyan al crecimiento de la empresa con nuevas ideas, procesos y productos.
Ventajas de una comunicación centralizada
A diferencia de la centralización organizacional propiamente dicha, el concepto de comunicación centralizada engloba mucho más las herramientas que el proceso de decisión. Esta práctica facilita el trabajo de los colaboradores del área, ofreciendo acceso total a los medios necesarios para estructurar la comunicación empresarial.
Mientras que la centralización corporativa va perdiendo adeptos a medida que surgen nuevos modelos de gestión, más modernos y democráticos, la centralización comunicacional va contracorriente y gana cada vez más fuerza como una forma inteligente de gestión del trabajo.
Vea algunas ventajas que aporta el modelo de centralización de la comunicación empresarial:
Comunicación interdepartamental facilitada
Cuando el modelo es centralizado, el equipo de gestores se encarga de decidir cuáles son las formas más ventajosas de realizar los procesos de comunicación. El resultado es aquello que toda empresa necesita para mantenerse competitiva en el mercado: estándares de operación.
En un modelo de comunicación descentralizado, existe el riesgo de un desencuentro de información entre un departamento y otro. Dejar a los equipos desintegrados para estructurar sus procesos de comunicación abre espacio para ruidos (motivo del 80% de los problemas corporativos) y, principalmente, para la aparición de datos duplicados y mensajes malinterpretados.
Conceder autonomía a los colaboradores es fundamental para generar el compromiso del equipo con su objetivo, pero la falta de control de la comunicación puede causar una confusión en la transmisión de información.
La tecnología a favor de la centralización
Una de las grandes ventajas tecnológicas de la centralización es la capacidad de gestionar documentos, datos e incluso intercambios de correos electrónicos y conversaciones en un único entorno virtual. Con el auge del cloud computing, esta tarea se ha vuelto aún más sencilla y versátil.
Hoy en día, las empresas pueden reunir todo lo relacionado con su comunicación en un mismo espacio digital. Esto permite que todos tengan acceso a los contenidos que necesitan, sin desencuentros de información ni complicaciones.
En un modelo descentralizado, resulta más complejo aprovechar esta «concentración virtual»; al fin y al cabo, cada equipo tiene autonomía para mantener sus archivos, datos y fuentes de conocimiento en el entorno que prefiera y, de este modo, regular el acceso de los demás departamentos a dicho banco.
Comunicación multiplataforma
Aprovechando la optimización tecnológica que ofrece la comunicación centralizada, las empresas pueden empezar a difundir su información a través de los medios que consideren más adecuados y eficaces utilizando una central de distribución.
Así es como muchas organizaciones utilizan recursos como las TVs para acciones tanto con el público interno como con el externo.
Conclusión
Estas son solo algunas de las ventajas de adoptar una comunicación centralizada. Recuerde que el principal atractivo de esta alternativa es su capacidad de reunir en un único medio toda la información relevante, llegando al público deseado.
Además, la centralización reduce costes mediante la eliminación de posibles errores y reprocesos y posibilita el uso de herramientas tecnológicas a favor del compromiso y la generación de procesos más eficientes. Todos estos factores se han vuelto imprescindibles para seguir siendo competitivos en el mercado y estar atentos a las nuevas tendencias positivas que surgen.
Reiteramos, sin embargo, que no existe una regla definida para estructurar los procesos de comunicación corporativa. Lo mejor es adoptar aquello que sea eficiente y genere resultados, independientemente de si se trata de una nueva tendencia o de algo que ya se utiliza desde hace tiempo. Lo importante es invertir en métodos capaces de producir lo que la empresa necesita.
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