O sistema WILL (Geração automatizada de contratos jurídicos) está disponível na intranet da Souza Cruz, na página do Departamento Jurídico, permitindo que os usuários acessem as informações através de qualquer estação de trabalho, ligada à rede da empresa.
Baseado no conceito GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), através do Sistema WILL é possível criar documentos (contratos, aditivos, procurações, etc.) sendo que estes documentos passam por um determinado fluxo de aprovação, até a sua resolução final e impressão.
O departamento jurídico cria minutas (templates de documentos) e estes são utilizadas por todos os usuários criadores de contratos da corporação. Todos os documentos são armazenados eletronicamente.
O objetivo é apresentar uma solução integrada para a elaboração e aprovação de documentos. Foram desenvolvidos processos para a criação de documentos padrões (templates) previamente definidos pela área jurídica, os quais serão posteriormente utilizados pelo usuário final. O usuário cria seu documento e envia para o fluxo de aprovação, o qual será avaliado pelas pessoas autorizadas, até a sua aprovação final e impressão.
O Sistema trouxe diversos benefícios para empresa como:
- Agilizar a aprovação de contratos;
- Descentralizar as manutenções dos documentos;
- Maior agilidade na elaboração dos contratos:
- Controle eletrônico de 100% dos documentos e anexos;
- Permitir o gerenciamento de toda a vida útil do contrato.
Visão da Teclógica
Vilson Camargo do Rosário, Diretor de Novos Negócios na Teclógica, comenta a sua participação no Projeto.
Assista ao vídeo ou leia a reportagem abaixo:
1) Como foi participar do projeto? As suas expectativas para esse trabalho, a partir do momento em que iniciou nele, foram atendidas?
R: Participei da segunda etapa do projeto, onde fizemos uma reestruturação da tecnologia envolvida, tornando o sistema mais robusto e confiável, melhorando a performance e atualizando a arquitetura do sistema. Nossas expectativas foram totalmente atendidas, pois conseguimos entregar o sistema no prazo, garantindo a satisfação do cliente. Algumas alterações foram realizadas no sistema como a atualização do servidor de aplicações, atualização do servidor de banco de dados; atualização da estação de trabalho (cliente), atualização da arquitetura do sistema e a garantia de link.
2) Como foi a convivência com o cliente? Esse contato ajudou na concretização dos objetivos traçados para o projeto?
R: Em todo o ciclo do projeto, tivemos uma grande participação do cliente, que esteve sempre disponível e contribuindo com sugestões para melhoria do sistema, o que favoreceu muito para que conseguíssemos atingir os objetivos definidos para o projeto.
3) Como foi gerenciar o sistema por tantos anos?
R: Após entregarmos o projeto, fizemos o acompanhamento necessário e posteriormente o handover para o suporte, que ficou responsável pelo atendimento às dúvidas e necessidades dos usuários. A gerência do sistema tonou-se muito fácil, pois o conhecimento agregado no desenvolvimento do sistema permitiu a tomada de decisões assertivas e de forma mais ágil. O contato direto com os key-users também foi um facilitador para a condução dos serviços de forma transparente e com a qualidade esperada pelo cliente.
