El sistema WILL (Generación automatizada de contratos legales) está disponible en la intranet de Souza Cruz, en la página del Departamento Jurídico, permitiendo que los usuarios accedan a la información a través de cualquier estación de trabajo conectada a la red de la empresa.
Basado en el concepto de GED (Gestión Electrónica de Documentos), a través del Sistema WILL es posible crear documentos (contratos, adendas, poderes, etc.), y estos documentos pasan por un flujo de aprobación determinado hasta su resolución final e impresión.
El departamento jurídico crea minutas (plantillas de documentos) que son utilizadas por todos los usuarios creadores de contratos de la corporación. Todos los documentos se almacenan electrónicamente.
El objetivo es presentar una solución integrada para la elaboración y aprobación de documentos. Se desarrollaron procesos para la creación de documentos estándar (plantillas) previamente definidos por el área jurídica, los cuales serán utilizados posteriormente por el usuario final. El usuario crea su documento y lo envía al flujo de aprobación, el cual será evaluado por las personas autorizadas hasta su aprobación final e impresión.
El Sistema trajo varios beneficios para la empresa como:
- Agilizar la aprobación de contratos;
- Descentralizar el mantenimiento de los documentos;
- Mayor agilidad en la elaboración de los contratos;
- Control electrónico del 100% de los documentos y archivos adjuntos;
- Permitir la gestión de todo el ciclo de vida del contrato.
Visión de Teclógica
Vilson Camargo do Rosário, Director de Nuevos Negocios en Teclógica, comenta sobre su participación en el Proyecto.
Mire el video o lea el reportaje a continuación:
1) ¿Cómo fue participar en el proyecto? ¿Se cumplieron sus expectativas para este trabajo desde el momento en que comenzó en él?
R: Participé en la segunda etapa del proyecto, donde realizamos una reestructuración de la tecnología involucrada, haciendo que el sistema fuera más robusto y confiable, mejorando el rendimiento y actualizando la arquitectura del sistema. Nuestras expectativas se cumplieron plenamente, ya que logramos entregar el sistema a tiempo, garantizando la satisfacción del cliente. Se realizaron algunos cambios en el sistema, como la actualización del servidor de aplicaciones, actualización del servidor de base de datos, actualización de la estación de trabajo (cliente), actualización de la arquitectura del sistema y garantía de enlace.
2) ¿Cómo fue la convivencia con el cliente? ¿Este contacto ayudó a alcanzar los objetivos trazados para el proyecto?
R: Durante todo el ciclo del proyecto, tuvimos una gran participación del cliente, que siempre estuvo disponible y contribuyendo con sugerencias para mejorar el sistema, lo que favoreció mucho para que lográramos alcanzar los objetivos definidos para el proyecto.
3) ¿Cómo fue gestionar el sistema durante tantos años?
R: Después de entregar el proyecto, realizamos el seguimiento necesario y posteriormente el handover al soporte, que quedó responsable de atender las dudas y necesidades de los usuarios. La gestión del sistema se volvió muy fácil, ya que el conocimiento acumulado en el desarrollo del sistema permitió la toma de decisiones asertivas y de forma más ágil. El contacto directo con los key-users también fue un facilitador para la conducción de los servicios de forma transparente y con la calidad esperada por el cliente.
