A Importância Da Comunicação Para Evitar Trabalho Supérfluo – “Gold Plating”

O trabalho supérfluo ou goldplating é conhecido dentro da engenharia de software em adicionar características a um sistema que não foram requisitados pelo cliente (mais funcionalidades, mais qualidade, melhor desempenho, etc. do que foi combinado). Normalmente isso ocorre, porque o desenvolvedor acredita que as novas funcionalidades estarão agregando mais valor ao sistema, o que pode não ser a perspectiva do cliente.

O resultado do trabalho supérfluo muitas vezes será o desperdício de tempo pela perda de foco dos desenvolvedores, além de carregar consigo o risco de tornar-se um ponto adicional de falhas no sistema. Caso não seja combatido pode levar a aumento de custos e atrasos significativos no projeto.

O Guia PMBOK® apresenta a disciplina de Gerenciamento de Escopo para definir qual trabalho é necessário e garantir que todo esse trabalho, e apenas esse trabalho, seja realizado. O escopo deve ser definido, esclarecido e aprovado formalmente antes do início do trabalho. O controle dessa disciplina é fundamental para que o trabalho supérfluo seja evitado. Como exemplos, temos a reunião de kick-off do projeto (final do planejamento, início da execução)para checar o escopo do projeto juntamente com os stakeholders. Outro exemplo, é a especificação de pacotes de trabalhos (uma atividade do gerenciamento de escopo) que precisa ser elaborada de forma clara e objetiva para que seja entendida corretamente e sem dúbia interpretação.

Os dois exemplos envolvem comunicação e em grande maioria dos estudos, as comunicações são o problema mais frequente no gerenciamento de projetos. A disciplina de Gerenciamento de Comunicação também é definida no Guia PMBOK®, pois a comunicação em projetos é complexa e exige um efetivo planejamento. Saber o que divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e o meio de comunicação são componentes básicos de um plano de comunicação, cuja elaboração, atualização e monitoração é responsabilidade do gerente do projeto.

Deve se tentar usar vários canais de comunicação como a comunicação visual, que é a utilização de desenhos, símbolos e gráficos, pela facilidade de entendimento e memorização. Um exemplo típico é o cronograma, que deve ser atualizado com a maior frequência possível e ser disponibilizado a todos participantes do projeto, para que todos saibam o que deve ser feito e quando. Ademais, é uma forma de se obter compromisso dos responsáveis e participantes pelas atividades.

Ainda vale lembrar que o óbvio sempre deve ser dito. Ou seja, comunicar o que é e o que não é a  abrangência do escopo do projeto. Um bom plano de comunicação pode ser chave para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso.