A comunicação interna de uma empresa é parte fundamental da estratégia para alcance dos resultados. As ações de comunicação são tão importantes quanto as ações para captar e reter clientes, aumentar o marketshare, reduzir custos ou maximizar ganhos. E assim como nessas demais áreas, é preciso lançar mão de planejamento, estratégias e boas lições de comunicação interna para alcançar as metas desejadas.

Neste post, listamos para você pontos importantes que devem estar presentes na sua estratégia de comunicação interna. Eles podem ser de grande auxílio para que sua empresa consiga melhores resultados na otimização das práticas de comunicação.

1. Estabeleça uma cultura de participação

Comunicação interna, como o próprio nome indica, engloba a esfera interna das pessoas que trabalham em sua empresa e contribuem para o alcance dos resultados, sejam estes colaboradores diretos ou terceirizados.

Sendo assim, é necessário que a comunicação interna aconteça através deles, por eles e para eles. Se eles não estão envolvidos no processo, seja como emissores ou como receptores da informação, a assertividade da comunicação fica comprometida.

2. Prepare os líderes para serem bons comunicadores

Nem sempre a alta administração da empresa fará todas as comunicações para todos os colaboradores de todos os níveis. Entretanto, isso não deve ser um empecilho para que a informação chegue aos níveis hierárquicos mais inferiores.

Todos os colaboradores possuem líderes que gerenciam sua área, acompanham seu desenvolvimento, e medem seus resultados. Sua empresa deve se certificar de que estes líderes tenham ou sejam capazes de desenvolver a habilidade de comunicar.

Em grande parte dos casos, esses líderes serão os principais intermediários na transmissão da mensagem, e eles precisam estar preparados para suprir esta necessidade.

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3. Adeque a linguagem e o conteúdo

Há quatro partes importantes no processo de comunicação interna, além da própria mensagem: o emissor, que libera a mensagem; o receptor, que recebe a mensagem; o canal, que é o meio através do qual a mensagem é transmitida; e o código, que é a maneira como se organiza a mensagem.

Se houver problema no alinhamento da mensagem com algum destes elementos, o processo de comunicação fica comprometido.

Muitas empresas pecam no cuidado com estes detalhes. Elas esquecem que, por exemplo, se o receptor for incapaz de entender o código da mensagem, ou se a mensagem for enviada através de um canal que não é relevante para o receptor, a mensagem não terá sido realmente entregue. Consequentemente, o processo de comunicação não terá atingido o objetivo principal, que é comunicar.

Portanto, é imprescindível que o emissor da mensagem, que, na maioria da vezes, é a própria empresa, certifique-se de que a linguagem e o conteúdo da mensagem estão compatíveis com as habilidades do receptor de decifrar e compreender o conteúdo da mensagem, de forma que o processo de comunicação, de fato, aconteça.

4. Priorize o público interno se a informação for compartilhada externamente

Em alguns casos, a empresa tem informações que serão compartilhadas tanto com o público interno como também com o público externo (mercado, clientes, fornecedores).

Nestes casos, é preciso priorizar “os de casa”. Seus colaboradores deixam suas famílias em casa todos os dias, e, muitas vezes, submetem-se a situações que colocam em risco sua saúde e segurança, para contribuir com o alcance das metas e objetivos que sua empresa determinou em planejamento estratégico.

Nos momentos em que informações precisarem ser compartilhadas com pessoas e instituições externas à empresa, seus colaboradores devem ser os primeiros a receberem a mensagem. Isso reforça o quanto sua empresa reconhece e valoriza o esforço deles em manter os bons resultados no dia-a-dia.

Fazer com que o colaborador se sinta parte importante do processo é essencial para contribuir com a construção de um ambiente de trabalho favorável, melhorar o clima organizacional, aumentar a colaboração mútua e, consequentemente, a produtividade, e fortalecer o comprometimento das equipes.

5. Lembre-se que a comunicação interna bem planejada inspira confiança e transparência

Quando a empresa planeja o processo de comunicação interna, garantindo que a informação certa chegue no momento certo às pessoas certas da forma certa, a credibilidade aumenta.

Imagine um noticiário que constantemente corrige as informações que foram noticiadas no dia anterior, ou um site que sempre posta as notícias em sua página na internet depois que todos os seus concorrentes já o fizeram; ou, ainda, um documentário que foi classificado como livre para todas as idades, mas que contém cenas de violência contraindicadas para crianças.

Existe alguma chance de que algum deles consiga despertar ou manter interesse de seus respectivos públicos? Muito pouco provável!

Se sua empresa planeja bem todo o processo de comunicação interna, de forma a evitar desvios e ruídos, seus colaboradores depositarão mais confiança e se sentirão mais à vontade para contribuir e se envolver com o processo.

6. Saiba que lições de comunicação interna bem aplicadas melhoram a imagem da empresa no mercado

Vamos fazer a conta: sua empresa faz todo o planejamento do processo de comunicação interna, tomando o cuidado de adequar a linguagem e o conteúdo da mensagem ao público receptor, enviando a mensagem pelo canal que proporciona maior assertividade na entrega da informação.

Seguindo o fluxo acima e tendo sucesso no processo de comunicação, a empresa estabelece e passa a nutrir uma relação de transparência e credibilidade com todo o seu público interno.

Seus colaboradores interagem todos os dias com pessoas externas à empresa (familiares, amigos, colegas de classe, clientes, fornecedores) e estendem essa relação de transparência e credibilidade para fora do ambiente organizacional.

O que acontece? Sua empresa passa a ser muito bem vista também pelo público externo e pelo mercado, de forma geral. Os resultados das boas práticas de comunicação interna que sua empresa adota transcendem as fronteiras da sua organização.

Existem diversas outras lições de comunicação interna que poderíamos compartilhar, mas o importante é que você consiga entender a dimensão da importância que ela tem dentro de uma empresa e saber de que forma você pode contribuir para a melhoria do processo.

Agora é sua vez de compartilhar as lições que você já aprendeu. Como sua empresa encara o processo de comunicação interna? Quais são os maiores desafios? E quais práticas têm trazido os melhores resultados? Conte pra gente nos comentários!