Muitos gestores já se depararam, em algum momento, com uma situação na qual o andamento de um projeto não sai como o esperado. Seja por um erro no planejamento ou na execução de uma estratégia, tal desalinhamento gera mais horas de trabalho, elevando os custos e comprometendo os prazos.
O termo scope creep foi criado justamente para definir essas alterações que podem aparecer no decorrer de um projeto. A medida que novas ideias são adicionas ao projeto, ele vai crescendo de tamanho e complexidade, distanciando-se do plano original.
Entretanto, esse aumento quase nunca aparece acompanhado de um orçamento maior ou prazos estendidos, o que pode resultar em um trabalho que foge do cronograma ou gera prejuízo para a empresa.
No post de hoje, você vai conferir o que é scope creep e como evitá-lo na sua empresa:
O que é scope creep
Quando o escopo de um projeto cresce de tamanho e complexidade em relação à proposta original, ganhando alterações como implementação de outras funcionalidades que não foram solicitadas pelo cliente no início, podemos dizer que esse é um caso de scope creep.
Essas funcionalidades, que não faziam parte do escopo original do projeto, podem fazer com que um software fique maior ou diferente do planejado, consequentemente, vulnerável a erros e imprecisões por itens não projetados.
Tais alterações podem resultar em impactos grandes, pois um projeto pode ficar totalmente fora do cronograma e sofrer grandes atrasos, gerando possíveis aumentos no orçamento e prazos de entrega. Desta forma, é essencial estar atento para evitar estes acontecimentos.
Ações práticas para evitar o scope creep
1. Entenda os objetivos do projeto
O gestor deve fazer um diagnóstico preciso dos objetivos do projeto e buscar todas as informações necessárias para entregá-lo de acordo com todos os itens propostos pelos envolvidos.
Assim, ele poderá cumprir metas da forma mais eficiente possível, diminuindo consideravelmente as chances de ter que redesenhar o projeto ou adicionar novos elementos no futuro.
2. Seja realista ao desenhar o escopo do projeto
O escopo de um projeto deve ser desenhado com muito critério, sempre tendo cuidado de representar a realidade no negócio em que será inserido, bem como os parceiros que serão envolvidos e as disponibilidades técnicas.
O ideal é investir em técnicas e soluções que possam ter resultados eficazes, mas sem resultar em um projeto custoso e longo. Para isso, é preciso que o gestor e sua equipe estejam bem alinhados na hora da elaboração do escopo.
3. Defina e documente o projeto com clareza
Uma vez que todos os detalhes do projeto foram acordados, é essencial que todos os termos e passos sejam definidos e documentados com riqueza de detalhes. Assim, em um momento de dúvida, será mais simples consultar e conferir o que realmente está incluído no escopo.
4. Use sistemas para gerenciar mudanças
Mesmo com um planejamento cuidadoso, mudanças acontecem, mas elas podem gerar um scope creep se não forem bem administradas. Nesse contexto, a tecnologia é um grande facilitador para os profissionais de TI.
Com o auxílio de sistemas de gerenciamento, é possível controlar continuamente as alterações e formalizar processos. Assim, o gestor se antecipa a mudanças e riscos para criar um plano de ação eficiente, que minimize os impactos.
As estratégias adotadas para evitar o scope creep também contribuem para que empresas busquem manter um alto padrão de qualidade, tornando os processos mais eficientes e ainda reduzindo custos.
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