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Como organizar manutenções preventivas de TI?

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manutenções preventivas de TI
27/01/2017

Como gestor de TI, você é a pessoa responsável por manter a estrutura computacional da empresa funcionando. Também é a primeira pessoa a receber reclamações, quando essa estrutura não opera de maneira estável ou satisfatória. E essas reclamações chegam depressa. A tecnologia ocupa um papel central para o funcionamento de qualquer empresa e, portanto, vários setores tornam-se dependentes dela para trabalhar. Dependentes da sua capacidade de manter a TI em ordem. Para isso, as manutenções preventivas de TI são a estratégia mais eficiente. Entenda melhor como essas manutenções podem ser organizadas, acompanhando o nosso post de hoje.

Quais são as vantagens das manutenções preventivas de TI?

Existem dois tipos de manutenção de TI: as preventivas e as corretivas. Porém, o primeiro tipo é o mais vantajoso. A prevenção garante que os possíveis problemas sejam detectados antes de realmente acontecer qualquer dano aos equipamentos e sistemas.

Já o segundo tipo, focado em reparos, é a correção feita depois que os danos já apareceram. Por essa diferença, investindo nas manutenções preventivas, você consegue manter a estrutura de TI da sua empresa sempre funcionando.

Outro fator a ser considerado é o custo. Como gestor de TI, você precisa gerenciar o orçamento gasto tanto nas ações de prevenção quanto nas ações de reparo realizadas no seu setor. Isso inclui avaliar qual das duas tem melhor custo-benefício.

Pode parecer, à primeira vista, que a manutenção de prevenção envolve um ônus financeiro maior. Afinal, ela envolve um trabalho regular periódico – ao contrário das manutenções corretivas, que são feitas apenas quando há um problema.

No entanto, comparado ao custo da produtividade e faturamento, que são perdidos quando as equipes não podem trabalhar devido a algum problema de TI, as manutenções preventivas são financeiramente mais viáveis para o negócio.

É em cima deste ponto que você deve argumentar, para defender a implementação destas manutenções no seu setor.

Como devem ser feitas as manutenções preventivas?

As prevenções buscam manter os equipamentos e sistemas funcionando corretamente, minimizando desgaste e falhas e evitando riscos. A manutenção preventiva vai ajudar a garantir que você não precise das corretivas, nem do plano de contingência (embora, mesmo assim, seja indispensável ter um).

Para isso, é feita a atualização do sistema operacional e de softwares para a versão mais recente, atualização e verificação de antivírus, limpeza e desfragmentação de disco, backups, entre outros procedimentos.

Não vamos entrar nos detalhes técnicos, que você certamente conhece muito bem. Mas vale a pena ressaltar alguns aspectos da organização deste procedimento.

Em primeiro lugar, você não precisa destacar colaboradores para executar as manutenções preventivas. A alternativa mais prática é terceirizar este trabalho. Assim, sua equipe de TI pode se dedicar a atividades mais estratégicas e prioritárias.

Algumas atividades da manutenção preventiva são rápidas e podem ser realizadas na própria empresa, enquanto outras vão exigir mais tempo e talvez seu equipamento precise ser temporariamente retirado.

Além de realizar procedimentos técnicos, a equipe terceirizada de manutenção preventiva também pode observar as práticas da sua empresa e colaborar com sugestões importantes sobre como usar as máquinas no dia a dia, para conservá-las da melhor maneira. Porém, esse serviço está mais relacionado a uma consultoria de TI.

Como já mencionamos, as manutenções preventivas de TI devem ser realizadas periodicamente. Para isso, é preciso que seja criado um calendário otimizado. Dependendo do perfil da sua empresa, a frequência necessária e as melhores datas para realizar a manutenção vão variar.

É importante que a equipe contratada para esse trabalho faça uma boa avaliação antes de estabelecer o cronograma para os serviços. Do contrário, você pode acabar pagando por visitas a mais do que o necessário – ou, ainda pior, não receber visitas o suficiente para manter sua estrutura de TI bem cuidada.

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Como escolher uma equipe para realizar as manutenções?

Como pode perceber, a manutenção preventiva é um serviço prestado de longo prazo. Por isso, ao contratar uma equipe para este trabalho, você deve estar atento aos custos envolvidos, principalmente de mão de obra e materiais necessários.

Lembre-se também de que, se você precisar de um reparo de emergência, isso provavelmente não será considerado parte do serviço de prevenção. Portanto, esse atendimento certamente será cobrado à parte, como manutenção corretiva.

É preciso estar muito atento aos problemas de TI que surgem depois de contratar uma equipe para as manutenções preventivas.

Se, mesmo com esse serviço, a necessidade de reparos não for próxima de zero, fica óbvio que o seu investimento não está trazendo resultados. Na verdade, este é um caso em que está havendo prejuízo – já que você acabará pagando pela prevenção e também pela correção.

Se isso acontecer, procure identificar a causa do problema. As manutenções preventivas não foram realizadas corretamente ou está havendo mau uso dos equipamentos ou sistemas pela sua própria equipe?

Além de avaliar os custos, você também precisa ter critérios firmes de qualidade para escolher a equipe que fará as manutenções preventivas. Ela deve ter experiência, conhecimento técnico e trabalhar de maneira transparente e objetiva. Procure profissionais que tenham boas referências de outros clientes.

Você, gestor de TI, pode acompanhar pessoalmente o trabalho da equipe de manutenção de perto. Se a sua agenda de trabalho não permite, delegue esse acompanhamento a alguém da sua equipe.

De maneira alguma pare de monitorar a realização das manutenções. É essencial garantir que elas estão sendo feitas de acordo com o calendário e os parâmetros definidos na contratação do serviço.

Quem precisa de manutenções preventivas de TI?

Não importa qual seja o porte da empresa em que você trabalha, todas precisam de manutenções preventivas.

Mesmo micro e pequenas empresas precisam deste serviço. Quanto menor o porte da empresa, menor também é sua condição de contornar, sem prejuízo, um problema na estrutura de TI.

Por exemplo, uma empresa que não possui muitos recursos, caso um computador pare de funcionar, é provável que não tenha outra máquina para substituição. Assim, o trabalho ficará parado até o problema ser resolvido.

As grandes empresas também precisam das manutenções preventivas. Embora elas tenham condições de substituir equipamentos e pagar pela recuperação de sistemas, esse tipo de procedimento apresenta um custo bem mais alto do que a prevenção dos problemas.

Assim, para essas empresas, fazer a prevenção é uma forma de reduzir os custos de TI. Como gestor de TI, cabe a você uma importante missão: conscientizar a empresa sobre as vantagens da manutenção preventiva.

Além disso, deve liderar o planejamento para sua implementação e manter o acompanhamento consistente da execução. O funcionamento de todos os outros setores depende do seu engajamento nesta atividade.

Queremos saber a sua opinião. Você já realiza manutenções preventivas de TI? Quais são os problemas que essa prática ajuda a evitar? Conte para nós, deixando um comentário neste post.

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