Nos últimos anos, setores responsáveis pela gestão da informação dentro das empresas receberam um reforço substancial de novas ferramentas de comunicação interna.
Com promessas de pulverizar as informações de forma igualitária, promover a integração de setores ou filiais e controlar a produtividade dos colaboradores, essas ferramentas logo foram incorporadas pelos gestores sem critérios de escolha e, por consequência, conhecimento de todo o seu potencial.
Por este motivo, trazemos no post de hoje uma análise de como as ferramentas de comunicação interna podem facilitar a gestão à distância e esclarecer suas funcionalidades, que muitas vezes são subutilizadas nas empresas. Acompanhe:
As principais ferramentas de comunicação interna
Existem diversas tecnologias que podem ser incorporadas para gerenciar a comunicação dentro das empresas, desde ferramentas de uso público até softwares e serviços licenciados:
Aplicativos de mensagem instantânea
WhatsApp, Facebook Messenger e Telegram são amplamente utilizados no ambiente corporativo e, apesar de em alguns casos não serem veículos oficiais, estes canais merecem atenção dos gestores por conta da sua agilidade e praticidade.
Contudo, é preciso ponderar quais comunicados serão veiculados por estes canais e qual a frequência de uso para que a praticidade não acabe virando distração.
Videoconferência
Ferramentas de transmissão online como Skype e Hangout possuem duas grandes vantagens: promovem a interação em tempo real entre colaboradores fisicamente distantes e permitem que o vídeo seja gravado e utilizado em outros momentos e para instruções futuras.
TV Corporativa
Menos instantânea mas mais agregadora do que os dois primeiros itens da lista, a TV Corporativa permite a criação de uma programação exclusiva de acordo com as demandas e campanhas internas, obedecendo os padrões e se utilizando de diversos tipos de mídia para fazer a comunicação da empresa com seus colaboradores.
Além do maior impacto, a TV Corporativa facilita e a gestão de informações e agiliza o processo de comunicação com atualização em tempo real e segmentação dos dados de acordo com os diversos públicos internos.
Intranet
Em um ambiente onde a maioria dos colaboradores tem acesso a computadores ou smartphones, a intranet torna-se uma ferramenta robusta para gerir comunicados e informações de interesses gerais. Companhias com diversas filiais ou colaboradores em home office tem a gestão da comunicação interna facilitada pela centralização dos comunicados em um portal único e planejado.
O planejamento da comunicação interna da empresa
Com tantas ferramentas disponíveis no mercado, uma empresa deve planejar sua comunicação interna considerando alguns critérios e necessidades.
O porte da organização, o número de filiais, funcionários e representantes alocados fora da sede, a logística do trabalho de cada funcionário, as dificuldades de comunicação atual, o tempo útil das ferramentas de comunicação interna escolhida para a gestão e muito mais.
Um investimento na área deve ser justificado pelos benefícios que ele trará a empresa. Considerando que o conhecimento e o engajamento dos funcionários têm grande efeito na produtividade da empresa, esta escolha é ainda mais estratégica.
As vantagens de uma comunicação interna eficiente
Depois de analisar as particularidades da empresa e de planejar como a comunicação interna vai ser gerida, é preciso compreender quais outras vantagens que as ferramentas de comunicação podem trazer.
Estes benefícios também podem nortear a escolha das ferramentas de comunicação interna ou a priorização das atualmente utilizadas pela empresa. Entre elas, podemos citar:
Redução de custos
Em empresas com diversas filiais ou com uma planta com muitos pontos de informações, como murais ou quadros de avisos, por exemplo, a dinâmica de distribuição dos comunicados pode ser comprometida e se tornar cara e custosa e, com isso, o processo de comunicação se torna oneroso e sem credibilidade.
As ferramentas de comunicação interna que abordamos acima dão maior dinâmica e agilidade ao dia a dia, tornando o processo de comunicação mais rápido e preciso, e elevam a comunicação interna ao patamar que ela deve ter, e, muitas vezes, com o mesmo investimento (ou menos) de materiais impressos e canais pouco eficientes.
Versatilidade e mobilidade
Uma comunicação interna versátil melhora a absorção das informações que a empresa precisa repassar aos seus colaboradores. Além disso, um processo de comunicação rápido e eficiente minimiza possíveis murmurinhos e geram mais credibilidade e confiança aos colaboradores.
Diversos formatos podem ser adotados, como vídeos, animações, textos e imagens. Cada um deles atinge o público interno de uma maneira diferente, o que torna a comunicação interna mais assertiva. Além disso, essas plataformas também favorecem a mobilidade, pois são facilmente acessáveis e utilizam dispositivos comuns do dia a dia.
Gestão à vista
Disponibilizar dados e informações relevantes sobre a evolução de projetos, indicadores das áreas e da empresa, percentual de metas atingido, entre outros, fazem os colaboradores se sentirem, ainda mais, parte da empresa.
As práticas de gestão à vista, além de minimizarem retrabalhos e prejuízos, motivam e engajam ainda mais os colaboradores nas causa e campanhas da empresa, o que gera um ganho direto praticamente imensurável mas altamente perceptível.
Reforço dos valores corporativos
O fortalecimento dos valores da organização é um dos grandes efeitos e principais vantagens da utilização das ferramentas de comunicação interna.
Mais uma vez, é importante ressaltar que a escolha delas, por si só, já é um indicativo de seus valores e perfil empresarial. Empresas inovadoras e competitivas devem adotar ferramentas compatíveis com seus objetivos.
Motivação e engajamento dos funcionários
Além dos exemplos de bons funcionários, estas ferramentas de comunicação interna também podem divulgar os benefícios que a empresa oferece, os objetivos que pretende alcançar no mercado e as boas práticas de negócio.
Calendários de treinamentos livres, eventos e até sugestões para os momentos de lazer motivam e engajam os funcionários a buscar melhores resultados e qualidade de vida.
Integração e melhoria dos processos
Quando bem planejada, a comunicação também pode favorecer a integração dos funcionários e, por consequência, a melhoria dos processos, representando um ganho de produtividade considerável.
Não é incomum que os funcionários fechem suas visões apenas para as atividades que desempenham, mas tais ferramentas podem contribuir para que eles enxerguem todo o processo produtivo e consigam criar soluções para a melhoria dos processos.
As ferramentas de comunicação interna são tão fundamentais como sistemas de gestão de clientes e softwares são para gestão das finanças, pois entre outras funcionalidades possuem a importante missão de extrair o melhor desempenho dos recursos humanos de uma empresa.
Como você classifica a comunicação interna da sua empresa hoje? Acha que as melhorias desta área deveriam fazer parte do planejamento estratégico para este ano na sua empresa? Deixe sua opinião aqui nos comentários!
