En los últimos años, los sectores responsables de la gestión de la información dentro de las empresas han recibido un refuerzo sustancial de nuevas herramientas de comunicación interna.
Con la promesa de pulverizar la información de forma igualitaria, promover la integración de sectores o sucursales y controlar la productividad de los colaboradores, estas herramientas pronto fueron incorporadas por los gestores sin criterios de selección y, en consecuencia, sin conocer todo su potencial.
Por este motivo, traemos en el post de hoy un análisis de cómo las herramientas de comunicación interna pueden facilitar la gestión a distancia y esclarecer sus funcionalidades, que a menudo están subutilizadas en las empresas. ¡Acompáñenos:
Las principales herramientas de comunicación interna
Existen diversas tecnologías que se pueden incorporar para gestionar la comunicación dentro de las empresas, desde herramientas de uso público hasta software y servicios licenciados:
Aplicaciones de mensajería instantánea
WhatsApp, Facebook Messenger y Telegram son ampliamente utilizados en el ámbito corporativo y, aunque en algunos casos no sean vehículos oficiales, estos canales merecen la atención de los gestores debido a su agilidad y practicidad.
Sin embargo, es necesario ponderar qué comunicados se transmitirán a través de estos canales y cuál será la frecuencia de uso para que la practicidad no termine convirtiéndose en una distracción.
Videoconferencia
Las herramientas de transmisión online como Skype y Hangout tienen dos grandes ventajas: promueven la interacción en tiempo real entre colaboradores físicamente distantes y permiten que el vídeo sea grabado y utilizado en otros momentos y para futuras instrucciones.
Televisión Corporativa
Menos instantánea pero más integradora que los dos primeros elementos de la lista, la Televisión Corporativa permite la creación de una programación exclusiva según las demandas y campañas internas, cumpliendo con los estándares y utilizando diversos tipos de medios para realizar la comunicación de la empresa con sus colaboradores.
Además de un mayor impacto, la Televisión Corporativa facilita la gestión de información y agiliza el proceso de comunicación con actualización en tiempo real y segmentación de los datos según los diversos públicos internos.
Intranet
En un entorno donde la mayoría de los colaboradores tiene acceso a ordenadores o smartphones, la intranet se convierte en una herramienta robusta para gestionar comunicados e información de interés general. Las compañías con diversas sucursales o colaboradores en régimen de teletrabajo (home office) ven facilitada la gestión de su comunicación interna gracias a la centralización de los comunicados en un portal único y planificado.
La planificación de la comunicación interna de la empresa
Con tantas herramientas disponibles en el mercado, una empresa debe planificar su comunicación interna considerando ciertos criterios y necesidades.
El tamaño de la organización, el número de sucursales, empleados y representantes ubicados fuera de la sede, la logística de trabajo de cada empleado, las dificultades de comunicación actuales, la vida útil de las herramientas de comunicación interna elegidas para la gestión y mucho más.
Una inversión en esta área debe estar justificada por los beneficios que aportará a la empresa. Teniendo en cuenta que el conocimiento y el compromiso de los empleados tienen un gran efecto en la productividad de la empresa, esta elección es aún más estratégica.
Las ventajas de una comunicación interna eficiente
Después de analizar las particularidades de la empresa y planificar cómo se gestionará la comunicación interna, es necesario comprender qué otras ventajas pueden aportar las herramientas de comunicación.
Estos beneficios también pueden orientar la selección de las herramientas de comunicación interna o la priorización de las que la empresa utiliza actualmente. Entre ellas, podemos mencionar:
Reducción de costos
En empresas con múltiples sucursales o con una planta que cuenta con muchos puntos de información, como paneles o tablones de anuncios, por ejemplo, la dinámica de distribución de los comunicados puede verse comprometida y volverse costosa y compleja; con ello, el proceso de comunicación se vuelve oneroso y pierde credibilidad.
Las herramientas de comunicación interna que hemos mencionado anteriormente aportan mayor dinamismo y agilidad al día a día, haciendo que el proceso de comunicación sea más rápido y preciso, y elevan la comunicación interna al nivel que debe tener, muchas veces con la misma inversión (o menor) en comparación con los materiales impresos y los canales poco eficientes.
Versatilidad y movilidad
Una comunicación interna versátil mejora la absorción de la información que la empresa necesita transmitir a sus colaboradores. Además, un proceso de comunicación rápido y eficiente minimiza los posibles rumores y genera mayor credibilidad y confianza entre los colaboradores.
Se pueden adoptar diversos formatos, como vídeos, animaciones, textos e imágenes. Cada uno de ellos llega al público interno de una manera diferente, lo que hace que la comunicación interna sea más asertiva. Asimismo, estas plataformas también favorecen la movilidad, ya que son fácilmente accesibles y utilizan los dispositivos habituales del día a día.
Gestión visual (Gestão à vista)
Poner a disposición datos e información relevante sobre la evolución de los proyectos, los indicadores de las áreas y de la empresa, el porcentaje de cumplimiento de metas, entre otros, hace que los colaboradores se sientan aún más parte de la empresa.
Las prácticas de gestión visual, además de minimizar el trabajo duplicado y las pérdidas, motivan e involucran aún más a los colaboradores en las causas y campañas de la empresa, lo que genera un beneficio directo prácticamente immeasurable pero altamente perceptible.
Refuerzo de los valores corporativos
El fortalecimiento de los valores de la organización es uno de los grandes efectos y principales ventajas del uso de herramientas de comunicación interna.
Una vez más, es importante destacar que la elección de estas herramientas, por sí sola, ya es un indicador de sus valores y perfil empresarial. Las empresas innovadoras y competitivas deben adoptar herramientas compatibles con sus objetivos.
Motivación y compromiso de los empleados
Además de destacar los buenos ejemplos de los empleados, estas herramientas de comunicación interna también pueden difundir los beneficios que ofrece la empresa, los objetivos que pretende alcanzar en el mercado y las buenas prácticas comerciales.
Los calendarios de formación libre, eventos y hasta sugerencias para los momentos de ocio motivan e involucran a los empleados para buscar mejores resultados y calidad de vida.
Integración y mejora de procesos
Cuando está bien planificada, la comunicación también puede favorecer la integración de los empleados y, en consecuencia, la mejora de los procesos, lo que representa un aumento considerable de la productividad.
No es inusual que los empleados limiten su visión únicamente a las actividades que desempeñan, pero dichas herramientas pueden contribuir para que visualicen todo el proceso productivo y logren crear soluciones para la mejora de los procesos.
Las herramientas de comunicación interna son tan fundamentales como los sistemas de gestión de clientes y el software para la gestión financiera, ya que, entre otras funcionalidades, tienen la importante misión de extraer el mejor desempeño de los recursos humanos de una empresa.
¿Cómo califica la comunicación interna de su empresa hoy en día? ¿Cree que las mejoras en esta área deberían formar parte de la planificación estratégica para este año en su empresa? ¡Deje su opinión aquí en los comentarios!
