Hoje em dia, as empresas têm um setor de TI competente, a fim de lidar com toda a sorte de dados e de informações que são rotineiramente utilizados por seus funcionários e softwares. Como estamos conectados à tecnologia diariamente, precisamos nos precaver de ameaças e da perda de dados justamente para que não soframos com as consequências ou soframos danos de credibilidade no mercado.
Entretanto, o que se vê é que a gestão de TI pode ser mal desenvolvida em algumas empresas por erros clássicos ou por desatenção. É de suma importância que não haja brecha para falhas nesse tipo de atividade, uma vez que pode afetar toda a organização, desde os patamares de cargos menos elevados até a diretoria.
O que você vai conhecer no post de hoje são os principais erros comuns na gestão de TI e como fazer para superá-los.
1. Falta de renovação de tecnologias
Um dos erros mais comuns é se acomodar diante de tecnologia e não fazer a sua troca ou a sua manutenção regularmente. Como as empresas tendem a fazer uso de muitos equipamentos e programas que custam caro, a probabilidade de fazer a rotatividade para modelos e versões superiores é ainda mais demorada e complexa.
Só que, ao não fazer isso, é muito comum que a segurança seja afetada ou a organização ainda sofra para manter sua produtividade no mesmo ritmo, a partir de equipamentos ou softwares ultrapassados.
É responsabilidade do gestor de TI fazer com que o departamento faça o orçamento de novos equipamentos e mostre aos administradores da empresa as vantagens de adquirir instrumentos que vão rodar melhor um programa novo, um antivírus da melhor qualidade, ou que seja compatível com uma tecnologia ainda mais moderna.
Isso não só vai aumentar a produtividade dos funcionários, como também exercerá uma função maior na empresa, protegendo-a de hackers e tornando todo o serviço mais eficiente e, sobretudo, seguro.
Evidentemente, esse primeiro erro é comum, pelo fato de a estrutura de uma empresa incluir diversos tipos de elementos tecnológicos, logo, algum pode ficar de fora do controle. Uma alternativa para ajudar nesse acompanhamento completo é fazer a instalação de dispositivos que avisem de sua vida útil, por exemplo.
E, se você não sabia, uma gestão de TI eficiente consegue diminuir os custos da empresa, como um todo — bem como reduzir custos da própria equipe de TI — porque a tecnologia implantada pode aumentar a produtividade e evitar os erros humanos de sistemas manuais.
Portanto, o ROI é elevado, o que pode ser utilizado como argumento pelo setor de TI no momento de pedir a compra de equipamentos.
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2. Monopolizar o conhecimento de tecnologia na empresa
É comum observar que existe certo monopólio quando o assunto é a tecnologia. O setor de TI tende a reter tudo o que se refere à tecnologia com sua própria equipe, em vez de compartilhar conhecimentos, ensinando aos demais funcionários como funciona cada dispositivo em caso de erro — e como prevenir cada ocorrência.
A ausência de informação democratizada, em geral, é quase uma característica da gestão de TI. É um erro comum que necessita ser corrigido. Afinal, imagine quantos problemas de segurança podem ser causados pelo simples fato de um funcionário desconhecer os protocolos de segurança e de ação?
A partir do momento que você retém o conhecimento sobre a tecnologia, a dependência da empresa de um só setor é maior. É preciso que haja completa transparência na operação dos dispositivos ou até um guia para que a empresa reconheça quais são os procedimentos de praxe em erros mais básicos, que não necessitam da intervenção direta do time de TI.
Aliás, não é apenas o setor de TI que deve ter a melhor tecnologia em relação a equipamentos. Pelo contrário: toda a empresa deve ser reformulada para que as diferentes áreas se unam por um objetivo em comum: aumentar sua produtividade e sua eficiência no ambiente de trabalho. Em suma: trabalho em equipe!
O que acontece, muitas vezes, nesse caso é a contratação de serviços terceirizados de equipes de TI para que realizem as operações necessárias e que estejam presentes no dia a dia da organização. É o chamado outsourcing de TI que é capaz de aumentar a produtividade dos profissionais de TI.
3. Contratar profissionais de maneira errada
Outro erro comum na gestão de TI ocorre na hora da contratação de novos agentes operacionais. Hoje em dia, muitas empresas acabam atentando muito ao currículo, buscando por pontos que farão decidir se o candidato é apto ou não a aderir à organização. O que acontece é que nem sempre a informação que você procura está no currículo.
E, quando se fala em Tecnologia de Informação, a melhor forma de observar se o candidato é eficiente é em meio a testes práticos ou realizando perguntas que visarão a compreender o que conhece ou não de fato.
O que acontece é que os gestores de TI podem não estar preparados para selecionar candidatos com conhecimentos específicos para os problemas da empresa, e, por isso, podem deixar passar aqueles profissionais com a expertise exata para suprir lacunas da empresa.
4. Deixar as necessidades dos usuários não atendidas
Quando se fala em gestão de TI, os que mais precisam desses profissionais são os próprios usuários, que necessitam saber os principais comandos ou as principais operações básicas para compreender mais sobre segurança e usabilidade. Entretanto, pode ser que a necessidade não esteja sendo atendida pelos profissionais de TI, seja por conta da hierarquia ou por causa da monopolização do conhecimento, como já dito.
O que é comum é uma empresa disponibilizar apenas para os cargos mais altos uma equipe pronta para ajudar a instalar um novo equipamento na hora que quiser. O problema é quando um funcionário, de outro nível hierárquico está necessitando de uma ajuda mais urgente porque está atrapalhando a sua função na empresa.
Em primeiro lugar, a necessidade do usuário não deve ser subjugada em nenhum nível hierárquico e sim de urgência, uma vez que a produtividade está em jogo. É preciso saber o que os usuários estão precisando e o gestor de TI necessita estar presente para sanar as dúvidas, mesmo que sejam iguais as mesmas de todos ou até as mais complexas e insolúveis.
Não ignore qualquer chamada porque a dúvida pode custar todo um serviço ou comprometer a segurança da empresa, por exemplo. Aliás, caso você não saiba como otimizar sua equipe de TI, é importante se informar a respeito.
A gestão de TI pode ser muito bem implementada se houver uma intervenção e uma política eficientes que evitem esses erros e façam dos usuários os primeiros clientes satisfeitos.
Como os profissionais de TI são detentores de conhecimento sobre uma tecnologia que pode ser complexa, é de sua responsabilidade esclarecer e assegurar que a empresa não terá problemas em relação à segurança — sobretudo, por falta de compartilhamento de informações ou negligência do setor.
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