Sigla para “Request for Proposal”, a RFP é um convite de apresentação de proposta comercial enviado pelas organizações aos seus potenciais fornecedores. Ou seja, é um documento no qual estão dispostas todas as necessidades e requisitos de negociação.
O uso de uma RFP é essencial em contratações de serviços de tecnologia, uma vez que o número de projetos na área não para de crescer — o que aumenta o desafio de alcançar boas negociações. Como o atendimento aos requisitos de segurança e governança são cada vez mais importantes, essa prática pode proteger as empresas contratantes e garantir o sucesso dos projetos.
Neste artigo, além de explicar a fundo como funciona uma RFP para a contratação de serviços de TI, também vamos mostrar como montá-la de maneira eficiente. Confira!
Qual é a importância de uma RFP inteligente ao contratar serviços de TI?
Veja, a seguir, como uma RFP pode ser útil tanto no pré-projeto de contratação de serviços e soluções personalizadas de TI quanto durante sua execução.
Seleção criteriosa de fornecedores
Como o mercado de tecnologia está em constante expansão, a prática de elaborar uma RFP é essencial para selecionar prestadores de serviços que atendam às necessidades da sua empresa.
Somente aqueles que realmente conseguem atender aos requisitos especificados é que vão submeter propostas, poupando, assim, o tempo dos gestores do projeto.
Aumento da viabilidade de negociação
A RFP também pode ser realizada com a finalidade de aumentar a concorrência e ajudar a melhorar o poder de compra em um projeto de tecnologia. Afinal, a partir dela, os fornecedores estarão pleiteando o contrato com outras empresas.
Identificação de divergências depois da contratação
A RFP também é fundamental nos momentos em que surgem divergências entre o contratante e seus contratados. Com ela, é possível identificar se determinado prestador de serviço está ou não cumprindo com o que foi acordado.
Nesse entendimento, também é correto afirmar que a RFP auxilia na auditoria de serviços de TI. É nela que os gestores vão se basear quando, por exemplo, detectarem que os fornecedores estão realizando entregas diferentes do requisitado.
Como montar uma boa RFP para contratar serviços de TI?
Confira abaixo algumas orientações para a montagem eficiente de uma RFP.
1. Defina os critérios de avaliação
Comece levantando todos os aspectos que são relevantes para a contratação.
Você pode delimitar, por exemplo, a infraestrutura necessária, o suporte esperado, as condições de sigilo do projeto, de que maneira quer obter relatórios etc. Tudo isso precisa estar bem estabelecido antes mesmo de começar a montar a RFP.
2. Envolva uma equipe multidisciplinar
Uma boa RFP de contratação de serviços de TI deve ser desenhada com o auxílio dos departamentos clientes.
Por exemplo, se o que se está buscando é o desenvolvimento de uma solução para a área de vendas, é importante que o gestor comercial ajude a construir a solicitação de propostas.
3. Avalie os fornecedores para além do preço
Coloque pesos nos critérios de avaliação e evite dar aos custos uma dimensão decisiva. Prefira considerar e dar mais ênfase em qualidade, experiência e capacidade do fornecedor. Isso, invariavelmente, leva ao sucesso do projeto.
Para a Gartner, linguagem de negócio, custos e comunicação transparente do ROI (Retorno sobre Investimento) são 3 pontos essenciais que demonstram o valor dos serviços de TI. Logo, é interessante considerá-los nas RFPs ao avaliar os fornecedores.
4. Verifique se os fornecedores estão prontos para a mitigação de riscos
Outro ponto fundamental ao criar uma RFP inteligente para a contratação de serviços de TI é garantir que os fornecedores que vão participar do processo estão preparados para mitigar os riscos do projeto.
Em outras palavras, é preciso que a empresa saiba a quais riscos o empreendimento está sujeito e, se possível, descrevê-los na RFP. Dessa forma, os fornecedores participantes devem descrever quais tratativas podem oferecer para evitar que esses riscos se transformem em problemas reais.
Conclusão
Com a RFP, é possível se antecipar aos riscos dos projetos e tornar os objetivos claros para todos os envolvidos. Além disso, essa ferramenta pode ser usada como um forte elemento de comunicação com as empresas contratadas. A avaliação é rigorosa e não deixa dúvidas de quais requisitos deverão ser atendidos — o que dá margem para cobrar efetividade nas entregas.
Como você sabe, a RFP é essencial nos processos de negociação. Afinal, ela pode definir o sucesso de uma contratação de serviços de TI, oferecendo uma visão mais estratégica de relacionamento com os potenciais fornecedores.
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