Sigla de “Request for Proposal”, la RFP es una invitación para presentar una propuesta comercial enviada por las organizaciones a sus proveedores potenciales. Es decir, es un documento en el que se disponen todas las necesidades y requisitos de negociación.
El uso de una RFP es esencial en la contratación de servicios tecnológicos, ya que el número de proyectos en el área no para de crecer —lo que aumenta el desafío de lograr buenas negociaciones. Como el cumplimiento de los requisitos de seguridad y gobernanza es cada vez más importante, esta práctica puede proteger a las empresas contratantes y garantizar el éxito de los proyectos.
En este artículo, además de explicar a fondo cómo funciona una RFP para la contratación de servicios de TI, también mostraremos cómo estructurarla de manera eficiente. ¡Eche un vistazo!
¿Cuál es la importancia de una RFP inteligente al contratar servicios de TI?
Vea a continuación cómo una RFP puede ser útil tanto en la fase previa al proyecto de contratación de servicios y soluciones personalizadas de TI como durante su ejecución.
Selección minuciosa de proveedores
Como el mercado tecnológico está en constante expansión, la práctica de elaborar una RFP es fundamental para seleccionar proveedores de servicios que satisfagan las necesidades de su empresa.
Solo aquellos que realmente logren cumplir con los requisitos especificados enviarán propuestas, ahorrando así el tiempo de los gestores del proyecto.
Aumento de la viabilidad de negociación
La RFP también se puede realizar con el fin de aumentar la competencia y ayudar a mejorar el poder de compra en un proyecto tecnológico. Después de todo, a partir de ella, los proveedores competirán por el contrato junto con otras empresas.
Identificación de divergencias después de la contratación
La RFP también es fundamental en los momentos en que surgen divergencias entre el contratante y sus contratados. Con ella, es posible identificar si un determinado proveedor de servicios está cumpliendo o no con lo acordado.
Bajo este entendimiento, también es correcto afirmar que la RFP ayuda en la auditoría de los servicios de TI. Es en ella en la que los gestores se basarán cuando, por ejemplo, detecten que los proveedores están realizando entregas diferentes a las solicitadas.
¿Cómo armar una buena RFP para contratar servicios de TI?
Consulte a continuación algunas pautas para el armado eficiente de una RFP.
1. Defina los criterios de evaluación
Comience recopilando todos los aspectos que son relevantes para la contratación.
Puede delimitar, por ejemplo, la infraestructura necesaria, el soporte esperado, las condiciones de confidencialidad del proyecto, de qué manera desea obtener informes, etc. Todo esto debe estar bien establecido incluso antes de comenzar a armar la RFP.
2. Involucre a un equipo multidisciplinario
Una buena RFP de contratación de servicios de TI debe diseñarse con la ayuda de los departamentos clientes.
Por ejemplo, si lo que se busca es el desarrollo de una solución para el área de ventas, es importante que el gerente comercial ayude a construir la solicitud de propuestas.
3. Evalúe a los proveedores más allá del precio
Asigne ponderaciones a los criterios de evaluación y evite darle a los costos una dimensión decisiva. Prefiera considerar y dar mayor énfasis a la calidad, la experiencia y la capacidad del proveedor. Esto conduce invariablemente al éxito del proyecto.
Para Gartner, el lenguaje de negocios, los costos y la comunicación transparente del ROI (Retorno de Inversión) son 3 puntos esenciales que demuestran el valor de los servicios de TI. Por lo tanto, es interesante considerarlos en las RFP al evaluar a los proveedores.
4. Verifique si los proveedores están preparados para la mitigación de riesgos
Otro punto fundamental al crear una RFP inteligente para la contratación de servicios de TI es garantizar que los proveedores que participen en el proceso estén preparados para mitigar los riesgos del proyecto.
En otras palabras, es necesario que la empresa sepa a qué riesgos está expuesta la iniciativa y, si es posible, describirlos en la RFP. De este modo, los proveedores participantes deben describir qué enfoques pueden ofrecer para evitar que dichos riesgos se conviertan en problemas reales.
Conclusión
Con la RFP, es posible anticiparse a los riesgos de los proyectos y dejar claros los objetivos para todos los involucrados. Además, esta herramienta puede utilizarse como un fuerte elemento de comunicación con las empresas contratadas. La evaluación es rigurosa y no deja dudas sobre qué requisitos deben cumplirse, lo que da margen para exigir eficacia en las entregas.
Como sabe, la RFP es esencial en los procesos de negociación. Después de todo, puede definir el éxito de una contratación de servicios de TI, ofreciendo una visión más estratégica de la relación con los proveedores potenciales.
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