Uma política de comunicação é essencial dentro do planejamento estratégico de qualquer organização. Por meio dela, é possível estabelecer posturas de relacionamento e diálogo com os diversos públicos de interesse de uma empresa.
Isso também vale para a comunicação interna, que deve ser planejada e sistematizada. Só assim podemos orientar todos os setores do negócio a fim de gerar bons frutos nas atividades cotidianas.
Se sua organização precisa de uma política de comunicação interna eficiente, este conteúdo foi feito para você. Siga em frente e acompanhe nosso passo a passo – mas lembre-se de que essas etapas devem ser adaptadas à sua realidade!
1. Estabeleça os objetivos da política de comunicação interna
A política de comunicação interna deve ser baseada nos valores da corporação, que darão base a um conjunto sistematizado de posturas e diretrizes estabelecidas.
O objetivo deve ser de orientar o relacionamento da empresa ou instituição com seus públicos de interesse, conhecidos no meio como stakeholders (nesse caso, tratamos do público interno). O ideal é que todos os colaboradores conheçam, pelo menos, as diretivas básicas da política de comunicação. Já os responsáveis pelo setor, obviamente, devem entender de maneira aprofundada os processos que colocarão as ações em prática.
2. Execute o monitoramento
Uma política de comunicação eficiente não é isenta de erros e efeitos insatisfatórios, simplesmente porque isso é impossível de ser alcançado. Na verdade, o essencial é que ela preveja ações de monitoramento de desempenho de cada área da instituição.
Essa etapa é importante para o controle e a manutenção do planejamento de comunicação. Somente assim conseguimos estabelecer prioridades e revisar as estratégias empregadas.
3. Faça o diagnóstico da situação atual da organização
A política de comunicação interna deve levar em conta o público para o qual a instituição se dirige. É necessário levantar informações como características gerais dos funcionários e dados como estrutura de funções e responsabilidades, além de como o conhecimento é repassado aos colaboradores em cada nível hierárquico.
Por meio desse diagnóstico, é possível identificar a melhor maneira de transmitir informações e comunicados para os diferentes grupos dentro da empresa.
Deve-se considerar, também, a cultura organizacional atual e quais as mudanças desejadas nessa estrutura. É nessa etapa que os funcionários precisam ser ouvidos, para que o resultado reflita o clima do ambiente de trabalho.
4. Determine os canais e ferramentas de comunicação
A política de comunicação interna deve utilizar canais e ferramentas que estejam de acordo com o perfil da empresa. Veja, abaixo, algumas alternativas:
- Intranet: esse sistema permite divulgar informações a qualquer pessoa que esteja conectada à internet em um computador ou dispositivo móvel. Vale destacar que ele se limita a quem possua acesso liberado a esses terminais (no caso, encarregados, gerentes, líderes).
- Rede social corporativa: esses ambientes virtuais já fazem parte do cotidiano de quase todos nós. Aproveitar essa ferramenta na comunicação interna pode se revelar uma estratégia interessante para a transmissão de informativos e para a integração de funcionários.
- E-mail: apesar da popularidade dos aplicativos de mensagens instantâneas, ele ainda é um ótimo recurso a ser utilizado. Com programas específicos de gerenciamento, é possível analisar estatísticas de abertura e segmentar a base de contatos.
- Jornal digital: os impressos são uma realidade dentro de muitas organizações. No entanto, por contenção de gastos (e, também, para modernizar-se), a comunicação interna pode usufruir de jornais e revistas online para engajar funcionários.
- TV corporativa: ela funciona como um mural digital. Sua principal vantagem é atingir todo o público, desde os colaboradores em posições mais baixas até gerentes e diretores. Uma boa gestão dessa ferramenta passa, entre outros fatores, pela escolha do que será exibido: informativos, memorandos e conteúdos que atraiam a atenção das pessoas.
5. Monte um plano de ação
Depois de estabelecida a política de comunicação interna e os meios utilizados para fazer circular as informações dentro da empresa, é hora de partir para o plano de ação.
A ideia é que todos os funcionários conheçam as diretrizes da política de comunicação, por meio de treinamentos, por exemplo. Os responsáveis pelo setor devem garantir que a mensagem chegue de forma eficaz a todas as áreas do negócio.
A política de comunicação interna é o primeiro passo a ser dado em qualquer organização que pretenda alcançar o sucesso. Dialogar de maneira eficiente com os próprios funcionários permite posicionar melhor a instituição no mercado. Uma boa imagem pública precisa partir da percepção interna para transmitir excelência e aumentar a competitividade do negócio.
O que você achou deste conteúdo? Como sua empresa se comunica com os colaboradores? Comente abaixo e compartilhe suas observações conosco e com outros leitores!
