Estimar a duração de um projeto é um dos primeiros desafios do gerente do projetos e sua equipe. Por ser complexa, falhas nessa primeira fase podem comprometer o sucesso da empreitada em questão. Afinal, a prática da técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique), combinada ao método CPM, é fundamental para o gerenciamento do calendário do projeto, coordenando custos e resultados.
Este artigo abordará o conceito do método PERT, utilizado para elaborar estimativas mais assertivas e gerenciar melhor os projetos, antecipando uma série de fatores complexos, como estimativas de gastos e tempo.
O que é o PERT em projetos?
Criada em 1958 nos Estados Unidos, pela NASA, a técnica PERT consiste em descobrir a duração de uma atividade baseando-se em três estimativas possíveis para a atividade: estimativa Otimista (O), Pessimista (P) e Mais Provável (MP).
Trata-se de uma forma de reduzir as chances de falhas na implementação dos novos projetos, por meio de estimativas que demonstram os riscos inerentes de cada etapa. Para chegar a uma estimativa correta, é preciso contar com a experiência de especialistas.
A combinação dessas três possibilidades é o grande diferencial do método PERT, pois ele pondera as incertezas e riscos envolvidos na atividade.
Em primeiro lugar, é preciso obter com os especialistas as estimativas Otimista, Pessimista e Mais Provável para atividade. Considere que:
- otimista: é o cenário perfeito, onde tudo dá certo;
- pessimista: é o pior cenário, onde tudo vai dar errado;
- mais provável: é um cenário razoável, onde tudo ficará dentro da normalidade, sem grandes surpresas (nem boas nem ruins).
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Além disso, o projeto deve ser segmentado em uma série de tarefas, que determinam como será realizado o calendário em questão. Entre as etapas estão:
- designação das lideranças ou gerências que participarão do projeto;
- fases que estruturam a implementação do projeto;
- estimativa de duração do projeto, em cada uma de suas etapas;
- responsável por acompanhar o projeto.
Com tais informações, é possível partir para a rede PERT — composta por três pontos essenciais, também chamado de Método do Caminho Crítico (CPM/PERT). Entenda a seguir.
Método CPM
Considerado uma parte, ou uma extensão da técnica PERT, o Critical Path Method (CPM) é utilizado no gerenciamento de projetos mais complexos e extensos. No entanto, pode ser aplicado até mesmo em projetos simples — trazendo uma série de benefícios.
O método foi idealizado também por volta de 1958. O objetivo era otimizar a cadeia produtiva e reduzir as pausas para manutenção.
A partir do modelo são organizadas tarefas, ou atividades, de forma gráfica. Na forma de diagrama, permite mostrar a ligação entre cada uma das etapas e suas respectivas dependências. Entenda os símbolos utilizados:
- setas: tarefas que serão utilizadas no projeto, organizadas também por tempo de execução (a partir da indicação numérica) — lembrando que algumas tarefas ou atividades podem ser realizadas simultaneamente, ou podem ter relação de interdependência;
- setas pontilhadas: mostram tarefas que dependem da realização de outras tarefas, ou mesmo adequações na programação, algumas vezes chamadas de atividades fantasma — no caso da visualização de novas possibilidades ou momentos críticos na programação;
- círculos: marcam a transição entre tarefas, ligando as setas, também chamados de nós ou eventos.
Dessa forma, o caminho crítico do método CPM mostra as tarefas, ou etapas, que devem ser superadas para a realização total de um projeto. Por meio dos diagramas é possível estimar duração de cada evento (o que deve ser indicado), assim como podem ser visualizadas folgas entre tarefas ou possibilidades para a otimização da rotina produtiva.
Da mesma forma, a técnica auxilia na identificação de gargalos, recursos, mão de obra necessária e possíveis problemas no projeto. Também aponta momentos de pausa, onde podem ser realizadas manutenções ou trocas de turno no sistema produtivo.
Os benefícios do método CPM:
- identificação de tarefas prioritárias;
- classificação da duração de tarefas;
- avaliação de possíveis tarefas modificáveis, para melhor fluxo produtivo;
- estimativa de fluxo de tarefas e gasto de tempo para execução;
- comparação entre planejamento e execução, por meio do diagrama.
Combinar o método PERT ao CPM possibilita uma visão mais ampla da sequência lógica do planejamento. Descubra agora como é realizado o cálculo da técnica PERT:
Fórmula do cálculo PERT
A fórmula PERT aplica um peso maior para a estimativa Mais Provável, mas não deixa de considerar as estimativas Pessimista e Otimista.
PERT = (Pessimista + 4 x Mais provável + Otimista)/6
É possível, inclusive, alterar os pesos entre as estimativas de acordo com a realidade do seu projeto, sendo que os pesos não podem ultrapassar a soma total de 6.
Vamos então a um exemplo:
- estimativa Otimista = 20 dias;
- estimativa Pessimista = 35 dias;
- estimativa Mais Provável = 25 dias;
PERT = (35 + 4 x 25 + 20) / 6 = 25,83 dias
Ou seja, a estimativa PERT apontada para a atividade é de 25,83 dias.
Desvio Padrão: Pessimista – Otimista / 6
O desvio padrão indica o quanto a duração calculada na fórmula PERT ainda poderá variar, para mais e para menos.
Seguindo o exemplo, o desvio padrão da atividade será:
Desvio Padrão = 35 – 20 / 6 = 2,5 dias
Ou seja, a atividade será executada entre 23,33 dias (25,83 – 2,50) e 28,33 dias (25,83 + 2,50), que é o mesmo que dizer que a duração estimada para a atividade A é de 25,83 +/- 2,50 dias.
Quanto maior for o desvio padrão, mais incerta é a sua estimativa para a atividade, pois a variação entre os cenários otimista e pessimista é muito significativa.
Variância: (Pessimista – Otimista)² / 6
Após encontrar a estimativa PERT das atividades, e estabelecer a sequência e dependência entre elas, se torna possível chegar à duração do Projeto.
Desvios no projeto
Para descobrir qual é o desvio padrão do projeto, ou seja, o quanto o projeto pode variar para mais ou para menos, não é possível simplesmente somar os Desvios Padrão de cada atividade. Em vez disso, deve ser calculada a Variância de cada atividade, Ou seja, some e tire a raiz quadrada do resultado para encontrar o Desvio Padrão do Projeto.
Exemplo de cálculo da variância da atividade:
Variância: (2,50) ² = 6,25
Benefícios do método PERT
Agora que você já sabe como aplicar a técnica PERT, descubra como a ferramenta pode melhorar os resultados dos seus projetos e facilitar a tomada de decisão:
- permite a análise preditiva de um projeto;
- aponta na forma de diagrama as incertezas do projeto;
- auxilia na redução de custos e otimização dos recursos;
- permite uma análise ampla da possível duração da atividade;
- combinado ao método CPM, melhora a comunicação entre as áreas da empresa.
A técnica pode ser utilizada tanto em projetos, quanto para outras as atividades. Em alguns casos, pode ser aplicada somente nos momentos de maior risco, quando não há estimativa correta e a variação entre o pior e o melhor cenário é significativa.
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