Graças ao avanço tecnológico e à necessidade de evolução constante das empresas, visando manter sua competitividade no mercado, surge a necessidade de novos projetos, sejam eles de tecnologia da informação, automatização, entre outros. Todo projeto tem suas incertezas e riscos, que apresentam ameaças e oportunidades, sendo muitas vezes erroneamente associadas apenas a aspectos negativos.

A base do projeto deve ser bem estruturada, ou seja, escopo, tempo e custo precisam ser definidos e monitorados com cautela. Um bom planejamento, aliado a um alinhamento assertivo de todas as etapas, ajuda a mitigar muitos riscos e garantir o sucesso do projeto.

Acompanhe alguns passos para fazer a gestão de riscos em um projeto de TI:

Expectativas

O primeiro passo de qualquer projeto é entender o que o cliente deseja obter no final, sendo uma atividade simples, porém, muitas vezes negligenciada. Antes de montar um cronograma, definir equipe e demais atividades do planejamento, é necessário entender o que o cliente espera obter com a entrega.

Entender essa expectativa é compreender como será a entrega e quais são os resultados e benefícios esperados, assim como metodologias utilizadas para medição e perspectivas de impacto na empresa. Esses esclarecimentos são necessários para realizar o diagnóstico do grau de clareza, evitando possíveis alterações no escopo.

Planejamento

Durante a fase de planejamento, definimos a equipe de trabalho, ou seja, as pessoas certas para as atividades certas. Nesse ponto, é importante escolher as pessoas para as atividades de acordo com as habilidades, minimizando riscos de retrabalho e, decorrente destes, atrasos ou gastos desnecessários.

Nesse contexto, o gestor de projetos deve ter a capacidade de envolver a equipe, apresentar a proposta do projeto e motivar o time para que todos contribuam, pois a participação ativa das partes envolvidas é fundamental para o sucesso.

Durante a fase de planejamento, na atividade de gestão de riscos podem ser utilizadas inúmeras técnicas para elencar os agentes internos e externos que possam atuar como oportunidades ou ameaças.

O brainstorm pode ser utilizado como técnica em várias rodadas, conforme exemplo abaixo:

• Interno (ameaça): o que pode impedir a nossa equipe entregar o projeto?
• Interno (oportunidades): o que temos de diferencial que podemos usar neste projeto?
• Externo (ameaças): o que pode ocorrer que possa atrapalhar o nosso projeto, que não temos como prever ou controlar? (ex: novas leis, troca do usuário que solicitou o projeto,eventos naturais entre outros)
• Externo (Oportunidades): o que pode ocorrer e que não temos controle e, ocorrendo, pode impulsionar positivamente o nosso projeto?

Gestor eficiente

O gestor do projeto tem papel fundamental nos processos e, de fato, deve priorizar a comunicação e a qualidade das informações trabalhadas dentro da equipe. Cabe a ele organizar as informações, realizar as comunicações e fechar os acordos. O gestor de projetos, além de conhecer as práticas como PMP, Ágil ou Prince2, deve usar muito de relacionamento, saber entender as expectativas do seu time e do seu cliente.

Cabe ao gerente de projetos acompanhar e monitorar os resultados obtidos em cada macrofase do projeto, garantindo que as falhas ocorridas sejam recuperadas e que sirvam de aprendizado para as próximas.

Produtividade: reuniões e comunicações

Reuniões improdutivas e excesso de e-mails podem conduzir o projeto ao fracasso, portanto, é importante definir pautas e garantir que as informações sejam relevantes para todos.

Reuniões devem ter:

• Pauta definida e apresentada antes da reunião para permitir às partes interessadas estarem preparadas para discutir sobre o tema. Evita-se assim o discurso “vou ter que levantar as informações”.
• Quando um assunto precisar ser revisto e ter um retorno, deixar claro de quem é a responsabilidade de levantar as informações e alinhar uma data para a devolução destas, assim como a quem devem ser endereçadas.
• Registro em ata para consultas futuras.

Comunicação em excesso vira SPAM. Muitas vezes, tanto cliente quanto o gerente de projetos encaminha e-mails durante o dia, contudo, nem sempre o cliente estará disponível. Assim, assuntos com urgência devem ser tratados por outros meios, como telefone ou serviços de mensagens.

Configuração de hardware que atenda à demanda

Usar o mínimo de hardware em um projeto é uma das principais falhas na gestão de riscos, ou seja, alguns fornecedores optam por usar a configuração mínima de hardware, assim é possível manter o baixo custo no projeto. No entanto, o ideal é que a configuração de hardware atenda à demanda dos colaboradores sem prejudicar o orçamento do projeto.

Testes devem ser realizados e um hardware eficiente é fundamental nesse processo. Dessa forma, será possível satisfazer os usuários e estabelecer o custo-benefício que você espera.

Realização de testes

Os testes são essenciais para o sucesso do projeto. Portanto, deixá-los em segundo plano pode levar seu projeto ao fracasso. Os testes possibilitam que as falhas sejam encontradas e solucionadas dentro do tempo adequado, ou seja, sem atrasos que podem gerar custos inesperados.

Portanto, crie um plano de testes. Com ele, você terá um cronograma que acompanhará as fases do projeto e trará o resultado que você espera, pois será possível realizar testes diretamente no sistema ou em componentes específicos, como determinada interface.

Outra forma de diminuir os riscos é desenvolver testes automatizados. Esses ajudam a garantir que as demais entregas do projeto não impactem negativamente o que já foi desenvolvido.

O que você achou das nossas dicas? Entendeu como fazer a gestão de riscos em um projeto de TI? Divida sua opinião conosco nos comentários!