El sistema de workflow define y gestiona el flujo de trabajo organizacional por medio de un software, cuya automatización está relacionada con la comunicación y el intercambio de datos entre los diferentes sectores de la empresa.
Garantiza que las actividades de este proceso sigan una jerarquía predefinida. Esto hace que las tareas se ejecuten de forma coordinada y que cada colaborador involucrado sea informado, en tiempo real, de que existe una actividad por realizar.
De este modo, es posible controlar el tiempo de ejecución de las tareas, gestionar la secuencia de diversas actividades, simplificar el flujo de información, analizar de forma más integral los documentos de la empresa y tomar decisiones más ágiles y asertivas.
El objetivo de este post es mostrar cómo el sistema de workflow es esencial para la gestión de un equipo y cómo se puede implementar en 4 pasos. ¡Compruébelo!
Características del sistema de workflow
El sistema de workflow se puede subdividir en:
AD HOC
Consiste en un proceso manual simple mediante el cual los ítems pueden ser movidos o alterados en cuanto a reglas y procedimientos, de forma integrada, según las necesidades durante la operación.
Administrativo
Abarca procesos más burocráticos que coordinan las demás tareas y pueden simplificarse a través del sistema de workflow, ya que posibilita la organización de la información.
Productivo
Procesos en los que puede haber o no intervención humana. Son más repetitivos, de elevada complejidad, exigen altos niveles de cualificación y acceso a múltiples sistemas de información.
Colaborativo
Son los procedimientos que involucran trabajo cooperativo, realizado por diferentes departamentos con objetivos comunes.
Por ser más dependiente, un flujo de trabajo colaborativo no ofrece tanta agilidad, ya que puede demandar repeticiones de un mismo proceso hasta alcanzar el objetivo final.
A pesar de ello, es un proceso más completo, pues involucra equipos multidisciplinarios que aportan habilidades de forma colaborativa.
Transaccional
Son procesos de trabajo en los que las tareas se realizan de forma conjunta, pero en unidades diferentes, para garantizar la confiabilidad y la exactitud de su aplicación.
Etapas para la implementación del sistema de workflow
1. Identifique los procesos que se adaptarán y reduzca la aparición de errores
Las empresas que cuentan con un sistema de workflow ejecutan sus procesos de manera más asertiva, verifican las actividades de forma más eficiente y generan resultados más concisos.
Este hecho permite que la empresa ofrezca un producto o servicio de alta calidad y estandarizado.
2. Delimite las actividades, los participantes y los objetivos para lograr agilidad en los procesos
Con una planificación bien ejecutada también se produce una reducción del tiempo de proceso, así como la verificación y aprobación de tareas con la eliminación del exceso de documentos y burocracia. Esto ocurre principalmente en procedimientos que demandan la atención de diversos sectores.
De esta forma, la información está más organizada y el flujo de trabajo es automático. La integración de datos permite rellenar formularios, buscar documentos, enviar y acceder a solicitudes o contratos con proveedores de forma más rápida.
3. Elimine obstáculos, reduzca costos, tasas de desperdicio y retrabajo
Con la demanda de un menor volumen de materiales y mano de obra, se reducen los costos operativos, garantizando la eficacia de la gestión.
Con la eficiencia en la ejecución de las tareas, disminuyen las tasas de errores y retrabajo. Al combinarse con procesos más ágiles, organizados y con resultados de calidad garantizada, permite que los colaboradores desempeñen funciones más estratégicas, relacionadas con el core business de la empresa, para el crecimiento organizacional.
4. Obtenga mayor seguridad en los procesos de forma automatizada
La información se vuelve más segura en la medida en que los datos correctos se transmiten a quien realmente le compete su visualización. Esto permite que las actividades imprescindibles no se pierdan y evita el acceso inadecuado de otros colaboradores a tareas que no les conciernen.
La garantía de que, con el sistema de workflow, los procesos de la empresa estarán automatizados permite un mayor control y estandarización de las operaciones, lo que mejora sustancialmente la eficiencia de la empresa y sus resultados.
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