Muchos gerentes se han encontrado, en algún momento, con una situación en la que el progreso de un proyecto no sale como se esperaba. Ya sea por un error en la planificación o en la ejecución de una estrategia, dicho desalineamiento genera más horas de trabajo, elevando los costos y comprometiendo los plazos.
El término scope creep fue creado precisamente para definir estos cambios que pueden aparecer durante el desarrollo de un proyecto. A medida que se añaden nuevas ideas al proyecto, este crece en tamaño y complejidad, alejándose del plan original.
Sin embargo, este incremento casi nunca viene acompañado de un presupuesto mayor o de plazos extendidos, lo que puede resultar en un trabajo que se sale del cronograma o genera pérdidas para la empresa.
En el post de hoy, verás qué es el scope creep y cómo evitarlo en tu empresa:
Qué es el scope creep
Cuando el alcance de un proyecto crece en tamaño y complejidad en relación con la propuesta original, recibiendo modificaciones como la implementación de otras funcionalidades que no fueron solicitadas por el cliente al inicio, podemos decir que se trata de un caso de scope creep.
Estas funcionalidades, que no formaban parte del alcance original del proyecto, pueden hacer que un software sea más grande o diferente de lo planeado y, en consecuencia, vulnerable a errores e imprecisiones debido a elementos no proyectados.
Tales alteraciones pueden generar grandes impactos, ya que un proyecto puede salirse totalmente del cronograma y sufrir retrasos significativos, generando posibles aumentos en el presupuesto y en los plazos de entrega. Por lo tanto, es fundamental estar atento para evitar estos acontecimientos.
Acciones prácticas para evitar el scope creep
1. Entiende los objetivos del proyecto
El gerente debe realizar un diagnóstico preciso de los objetivos del proyecto y buscar toda la información necesaria para entregarlo de acuerdo con todos los ítems propuestos por los involucrados.
De este modo, podrá cumplir las metas de la forma más eficiente posible, reduciendo considerablemente las posibilidades de tener que rediseñar el proyecto o añadir nuevos elementos en el futuro.
2. Sé realista al diseñar el alcance del proyecto
El alcance de un proyecto debe diseñarse con mucho criterio, teniendo siempre el cuidado de representar la realidad del negocio en el que se insertará, así como los socios que participarán y las disponibilidades técnicas.
Lo ideal es invertir en técnicas y soluciones que puedan ofrecer resultados eficaces, pero sin resultar en un proyecto costoso y prolongado. Para ello, es necesario que el gerente y su equipo estén bien alineados al momento de elaborar el alcance.
3. Define y documenta el proyecto con claridad
Una vez acordados todos los detalles del proyecto, es fundamental que todos los términos y pasos se definan y documenten con un alto nivel de detalle. Así, ante cualquier duda, será más sencillo consultar y comprobar qué se incluye realmente en el alcance.
4. Utiliza sistemas para gestionar cambios
Incluso con una planificación cuidadosa, los cambios ocurren, pero pueden generar un scope creep si no se administran adecuadamente. En este contexto, la tecnología es un gran facilitador para los profesionales de TI.
Con la ayuda de sistemas de gestión, es posible controlar continuamente las modificaciones y formalizar procesos. De esta manera, el gerente se anticipa a los cambios y riesgos para crear un plan de acción eficiente que minimice los impactos.
Las estrategias adoptadas para evitar el scope creep también contribuyen a que las empresas busquen mantener un alto estándar de calidad, haciendo que los procesos sean más eficientes y reduciendo costos.
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