En los últimos años, los gestores y analistas de TI han presenciado una transformación profunda en el papel de la tecnología de la información en las empresas. Antes mucho más operacional, el área ha pasado a ser muy importante para alcanzar los objetivos estratégicos de las organizaciones.
Sin embargo, la presión de los CEOs por la innovación permanente suele venir acompañada de exigencias de reducción de costos en el área de TI. Esto obliga a los profesionales del sector a tener siempre a mano informes y gráficos que comprueben el aumento de la productividad y la viabilidad financiera de las inversiones en el área.
Pero en un segmento donde parte de los beneficios aportados a las organizaciones son intangibles, ¿cómo convencer a los directivos de que los impactos de la tecnología son profundos e insustituibles en relación con la obtención de ventaja competitiva, la ampliación de los niveles de eficiencia operacional, confiabilidad, seguridad, etc.? Vamos a responder a esta cuestión explicando cómo aplicar y calcular el ROI en TI. Síguelo con nosotros:
¿Cómo llevar el ROI a tus reuniones de rendimiento?
No hay de otra. Los CEOs y demás gestores del área estratégica están obsesionados con los números, datos estadísticos, hojas de cálculo evolutivas de rendimiento y reducción de costos, gráficos y más gráficos.
Sin embargo, quien es del área sabe que la TI aporta al negocio un océano de beneficios intangibles, como la optimización de la productividad (mediante una mayor velocidad en el acceso a los datos), la reducción de costos (por una menor cantidad de fallas en los sistemas operativos), mayor celeridad en la toma de decisiones (lo que puede hacer que la empresa gane más espacio en el mercado al «pensar» antes que la competencia); en fin, son muchos indicadores que evidencian el poder de la tecnología en el universo corporativo. Muy bien, pero aún necesitamos convertir todo esto en números.
Aunque el ROI (Retorno sobre la Inversión) sea un indicador importado de las Ciencias Contables, es posible, con alguna adaptación, utilizarlo para mostrar la viabilidad de los proyectos de TI en la empresa. Sin embargo, antes de pensar en los caminos para llegar al cálculo del ROI en TI, es necesario tener en mente las respuestas a preguntas preliminares sobre el área, tales como:
- ¿Cuál es el volumen de fallas en la infraestructura de TI ocurridas en el mes?
- ¿Cuál es el tiempo medio de inactividad debido a estas fallas en el mes?
Con estos datos podemos calcular la cantidad de horas globales de la empresa perdidas mensualmente en fallas de la infraestructura de TI donde los usuarios no pudieron realizar su trabajo y se convirtieron en horas pagadas y no convertidas en trabajo, por fallas en la infraestructura de TI.
Midiendo el ROI en TI
Listo, a partir de estos números ya puedes tener indicadores para la elaboración del ROI en TI. Vamos a una situación práctica:
Calcula el costo de los empleados de la empresa afectados por problemas con la infraestructura de TI, sumando el salario, los costos laborales y tributarios. A continuación, divide estos costos por la cantidad de días del mes y luego por su carga horaria, con el fin de llegar al valor por hora de cada colaborador de forma individual.
Por último, se suman todos los valores por hora pagados a los empleados que dependen, directa o indirectamente, de los recursos de TI en la empresa. Supongamos que la empresa tiene 20 empleados afectados por la TI y que en promedio cuestan un valor por hora de R$ 50,00. Entonces, tienes un valor total por hora de R$ 1.000,00. Es decir, cada hora la empresa paga R$ 1.000,00 para mantener a los empleados en plena productividad.
¡Listo, el primer paso ya está dado! Ahora puedes calcular la cantidad de horas promedio que los sistemas obsoletos «bloquean» a la empresa, impidiendo que los empleados de diversas áreas ejerzan sus funciones. Supongamos que tienes un total de 5 horas al mes, 5 largas horas mensuales en las que nadie trabaja debido a problemas en la infraestructura de TI.
Multiplicando los dos datos anteriores, ¡llegas entonces a R$ 5.000,00! Este es el valor que la empresa pierde mensualmente por falta de inversión en TI. No olvides repetir los cálculos y mostrar (comparar) el aumento de productividad que cambios como la compra de nuevos equipos y sistemas, el monitoreo y el soporte técnico adecuado pueden aportar a la empresa.
Lo mismo se puede hacer al comparar los costos de licencias de software con los costos del uso de virtualización, la adopción de tecnologías como SaaS (Software como Servicio), etc. El problema, especialmente en este caso, es que se deben introducir algunas variables adicionales en las cuentas, como los problemas iniciales con la implementación de los nuevos sistemas, la curva de aprendizaje y los costos de soporte.
Como se puede ver, es posible demostrar, a través del cálculo del ROI en TI, el potencial de reducción de costos y aumento de la eficiencia operacional que una empresa puede alcanzar, siempre y cuando, por supuesto, elija un socio que busque reducir los incidentes y aumentar la disponibilidad de la infraestructura de TI.
¿Y tú, ya sabes cómo presentar el retorno de la inversión en el área de TI para que tu empresa crezca? ¡Comparte tus dudas con nosotros y sigue acompañando el blog para estar al tanto de consejos y novedades sobre el tema!
