Ante tanta competitividad en el mercado, toda organización necesita conocer bien sus procesos. Con el BPM es posible no solo conocerlos, sino tener una gestión eficiente sobre ellos.
¿Qué es el BPM?
La sigla BPM proviene del inglés Business Process Management, que en español significa Gestión de Procesos de Negocio.
Es un enfoque de gestión centrado en la mejora continua de los procesos. Por lo tanto, es adaptable y facilita la gestión de la organización y de la producción en su conjunto.
A través de un conjunto de prácticas, el BPM busca sistematizar los aspectos organizacionales complejos, sincronizando las estrategias del negocio con las expectativas y necesidades de los clientes.
Con esto pretende identificar posibles mejoras en la gestión, haciendo que la información sea clara y objetiva.
La principal referencia en gestión operacional, la Association of Business Process Management Professionals (ABPMP), entiende el tema como una disciplina gerencial.
Por lo tanto, no se trata de una metodología, herramientas tecnológicas o incluso de una estructura de negocio.
Al ser una disciplina, cuenta a su vez con una serie de conocimientos sobre los principios y prácticas de la gestión de procesos.
Por esta razón, el BPM se considera una capacidad básica del negocio.
¿Por qué es importante el BPM?
Con el BPM, un negocio puede mejorar continuamente sus procesos, generando mayor eficiencia, asertividad y adaptabilidad.
Es una manera de alcanzar los objetivos del negocio mediante la gestión, mejoras y un conjunto de enfoques para analizar, modelar, publicar, optimizar y gestionar la producción.
Para ello, cuenta con una serie de requisitos como recursos humanos y documentos, que promueven su diferencial competitivo.
Beneficios de su aplicación
Una empresa organizada, con una buena gestión y aprovechando al máximo sus capacidades obtendrá diversos beneficios del BPM, tales como:
Transparencia
El BPM aportará claridad en todas las acciones del negocio, proporcionando una comunicación eficiente que mejora la cultura organizacional e integra mejor a los equipos.
Productividad
Con el BPM, la empresa contará con un equipo más cualificado, estandarización de actividades y las mejores prácticas, evitando el retrabajo y garantizando la calidad de las entregas.
Control
La administración tendrá un mayor control sobre los indicadores y, con la ayuda de la tecnología, una visión más amplia del negocio.
Reducción de costos
Al haber menos retrabajos y cuellos de botella en los procesos, en consecuencia se reducen los costos de producción y el tiempo dedicado a las actividades.
Valor
Todos estos puntos aportan valor al cliente, ya que la entrega pasa a ser cada vez más cualificada, garantizando la satisfacción de todos.
Diferencias entre BPMN y BPMS
Dado que el BPM no es una metodología, sino un conjunto de prácticas y principios sobre la gestión de una organización, existen otros términos que pueden parecerse pero no son lo mismo, por lo que es importante no confundirlos.
BPMN
Es una sigla más moderna que establece un conjunto de símbolos para garantizar la notación en el modelado de procesos.
Cada uno de ellos tiene su propia regla de comportamiento e indica una reacción diferente. Estos son: gateways, swimlanes, artefactos, actividades y eventos.
BPMS
Esta es la sigla en inglés para Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management Systems).
Es decir, se refiere a las tecnologías que permitirán mejorar la gestión de la producción mediante su automatización y facilitando el modelado.
Los puntos clave del BPM
Para lograr la tan ansiada operación perfecta, el BPM cuenta con algunos puntos cruciales para alcanzar una visión completa del negocio. Estos son:
Mapeo
Lo primero que se debe hacer es descubrir cuáles son los procesos y detalles fundamentales que envuelven las actividades.
A partir de ahí, el foco es documentar toda esta información de manera organizada, clara y accesible para todos.
Solo con este conocimiento es posible profundizar en los costos y cuellos de botella de la producción, el uso de recursos y la distribución de funciones.
Con esto obtendrás una mayor perspectiva y podrás refinar tus estrategias de gestión, alcanzando el escenario ideal para el funcionamiento de la producción.
Estandarización
Una vez realizado un buen mapeo de todos los procesos, es el momento de estandarizarlos, formalizando y organizando las directrices que funcionarán para todos.
Es importante tener en cuenta que un modelo único y rígido para el trabajo de todos no es lo ideal en el BPM, por lo que es necesario comprender las expectativas de cada quien. Mediante la estandarización, todas las tareas mapeadas pueden ganar continuidad hasta que se perciba la necesidad de reajustar dicho estándar.
Además, será posible madurar las estrategias y evitar que surjan inconsistencias en el camino, garantizando una entrega completa.
Mejora
Con dicha maduración, es posible optimizar todas las actividades, ya que al estar mapeadas y estandarizadas logran seguir un flujo óptimo.
La mejora se realizará mediante ajustes en la organización, con el objetivo de sincronizar las expectativas tanto del negocio como de los clientes. Así, los resultados provendrán del análisis de posibles mejoras y del diseño del flujo de trabajo para garantizar el valor entregado.
Por lo tanto, es necesario identificar los procesos, priorizarlos, rediseñarlos, preparar las mejoras e implementarlas.
¿Qué aspectos aborda el BPM en la industria?
Ante los conocimientos que aporta el BPM para mejorar la visión y la gestión en las organizaciones, presentamos los aspectos que aborda en la industria.
Estrategias
Para mejorar la visión del negocio, es necesario que exista alineación con la planificación estratégica.
La organización debe mirar sus estrategias y actuar conforme a su plan de acción, ya sea mejorando o reajustando las actividades.
Objetivos
Sin una visión clara de los procesos, los objetivos seguramente también serán inciertos.
Una parte importante de la entrega de valor es contar con objetivos concretos. Para ello, es necesario definirlos y gestionarlos de la mejor manera.
Cultura
Tenga en cuenta que los cambios generan impactos en la cultura, por lo que es importante identificarlos e implementar las mejores prácticas de BPM.
Estructura organizacional
Si su estructura es compleja y cuenta con diversidad de sectores, procure tratar los procesos de punta a punta.
Para alcanzar buenos resultados, es necesario promover la integración y la colaboración en toda la estructura de la organización.
Roles
Es común que muchas personas participen en un mismo flujo de trabajo. Por ello, se deben tener los roles bien definidos, garantizando el flujo correcto.
Políticas
Con el BPM es necesario establecer directrices, normas y políticas que guíen la producción, garantizando una seguridad y conducta alineadas.
Método
También es necesario definir qué métodos facilitarán la gestión y la mejor forma de aplicarlos, garantizando la uniformidad.
Tecnologías
Por último, el BPM se ve facilitado por el uso de tecnologías que mejoran la gestión, como el sistema MES.
Con él es posible cubrir las brechas entre los sistemas de planificación de la producción y los gestores, optimizando los recursos de infraestructura.
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