Es fundamental estar preparados para saber cómo actuar en cualquier situación, incluso en las más caóticas e inesperadas, capaces de interrumpir las operaciones de las empresas en las que trabajamos o de los clientes a los que atendemos.
En casos así, todos desean lo mismo: una respuesta ágil y la rápida reanudación de las actividades. Este es el papel del Disaster Recovery Plan (DRP) junto con el Plan de Continuidad de Negocio (BCP). Lea este artículo para entender mejor cómo se pueden aplicar el BCP y el DRP en su empresa.
Qué es el BCP y el DRP
El papel del BCP es listar los procesos críticos y garantizar la continuidad de las actividades clave de una organización en los escenarios más desastrosos. La tecnología y las herramientas digitales ganan cada vez un papel más central dentro de las empresas, independientemente de su tamaño o sector de actividad.
Por esta razón, a menudo problemas como servidores dañados o un sitio web fuera de servicio pueden afectar directamente la rentabilidad y los negocios. Los desastres pueden ser causados por las más diversas razones, desde fallas de hardware hasta catástrofes naturales, como tormentas e inundaciones.
La variedad de causas también genera un gran abanico de consecuencias que pueden afectar en mayor o menor medida la operación de las empresas, dependiendo de cuáles sean las actividades clave de cada una.
Los planes de continuidad se elaboran de diferentes maneras según cada una de las posibles amenazas para los procesos operativos más relevantes y críticos, definiendo detalles operativos para cada una de las fallas de seguridad y las consecuencias posibles en un desastre.
Es necesario crear una planificación de acuerdo con el contexto y las necesidades de cada empresa. Primero hay que definir cuáles son las prioridades de su negocio en caso de emergencia. Y en el DRP, mediante un paso a paso, alinear un flujograma con todas las tareas que deben ejecutarse por orden de importancia para la continuidad de las actividades clave.
Priorice las mayores necesidades y programe en el Disaster Recovery Plan qué acciones son necesarias para garantizar su continuidad incluso en escenarios desastrosos. Estas son sus «funciones críticas para el negocio». Identifique también en qué tareas se asignarán los esfuerzos, ya sea internamente o para atender demandas de los clientes.
El DRP debe formarse como un paso a paso de lo que se debe hacer en escenarios de crisis, es decir, una guía de lo que hay que hacer y quién debe hacerlo. Liste las tareas según su importancia para la continuidad de las funciones críticas del negocio.
Sin embargo, todos comparten un mismo objetivo principal: garantizar la continuidad de la operación central, independientemente del contexto. Ese es el papel fundamental de un Plan de Continuidad de Negocio.
Todos los puntos frágiles y los posibles focos de crisis que puedan afectar la continuidad de las operaciones deben ser listados, incluso aquellos que parezcan menos probables de ocurrir.
Cuantas más amenazas a la continuidad de las operaciones usted y su equipo logren imaginar, más eficiente será el BCP. Liste las diferentes amenazas a la continuidad de las actividades clave de su empresa y cómo evitarlas según la prioridad.
Es importante que el Plan de Continuidad de Negocio contemple una previsión de diferentes soluciones para un mismo problema, incluso aquellas que parezcan más obvias o improbables. Debe lograr —o acercarse lo más posible a— prever todas las hipótesis y todas las consecuencias de un problema.
El papel del Plan de Continuidad de Negocio y del Disaster Recovery Plan
El enfoque de un BCP debe ser la no interrupción de las actividades clave. En el Disaster Recovery Plan, por su parte, el foco está en las soluciones que garantizan la continuidad y el restablecimiento de los servicios lo más rápido posible.
La total reanudación de los servicios y su normalización debe ser el enfoque en un segundo momento, cuando se aplique el Disaster Recovery Plan. Por supuesto, en un escenario ideal, la aplicación del BCP ya elimina la necesidad de activar un documento DRP, pero esto no siempre será posible.
La resolución total del problema, así como de sus consecuencias, debe contemplarse en el Disaster Recovery Plan.
¿Quién debe ser el responsable de aplicar el Disaster Recovery Plan?
La falla de comunicación puede ser más común de lo que nos gustaría imaginar en momentos de crisis y puede afectar —y mucho— la normalización de la operación.
Lo ideal es que todas las etapas tengan como punto focal un comité formado por colaboradores de diferentes especialidades seleccionados previamente para que sean responsables de aplicar el DRP en el momento de la actuación.
Una alternativa, en caso de que no sea posible formar un equipo, es crear un punto focal, donde un empleado sea la referencia para el resto del equipo. Es importante que exista centralización en la distribución de demandas y control de la operación, ya que esto evita que se desperdicien energía y tiempo en acciones poco eficientes o redundantes.
Mantener el foco y la productividad es aún más importante cuando hablamos de continuidad operativa; al fin y al cabo, a todos les interesa que las operaciones continúen y que la empresa no sufra pérdidas ni clientes/usuarios insatisfechos.
Qué procesos deben estar documentados en un Plan de Continuidad de Negocio
Un BCP bien estructurado debe contemplar los siguientes puntos:
- documentar cuáles son las prioridades y responsabilidades de la empresa;
- verificar cuáles son los principales y posibles riesgos para la continuidad operativa;
- definir quién forma parte del comité responsable de la gestión del Disaster Recovery Plan y a quién se debe contactar en caso de necesidad.
La idea de tener una planificación documentada es precisamente evitar que se tomen decisiones importantes por impulso o que se ignoren procedimientos clave. Planificar qué hacer ante crisis que aún no han ocurrido debe considerarse una medida preventiva y necesaria para el buen funcionamiento de una empresa.
Estar preparado para las situaciones más adversas es una de las cualidades diferenciales de un buen líder de TI. En medio de un escenario negativo, los niveles de estrés y ansiedad generados por los problemas a menudo no nos dejan ver las mejores soluciones.
Anticipar los posibles problemas y las principales soluciones es, por tanto, una forma de prevenirse y garantizar la agilidad y los niveles de entrega incluso en situaciones de desastre.
Esperamos que el papel de cada uno de estos planes le haya quedado claro. Con un mercado cada vez más competitivo y la tecnología asumiendo un papel central en los negocios, ninguna empresa puede darse el lujo de quedarse sin servicios de TI.
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