La externalización de proyectos en el segmento de tecnología de la información (TI) permite el desarrollo y la aplicación de soluciones altamente especializadas, mediante el uso de mano de obra externa.
Como solución que ofrece un alto nivel de rendimiento, eficiencia y potencial de escalabilidad, el outsourcing de TI debe aplicarse correctamente para que los resultados se ajusten a las expectativas del contratante y se encuentren dentro del ámbito de actuación del contratado.
Comprenda en este artículo cómo actuar para invertir en la externalización de proyectos de manera acertada. ¡Vea cómo la solución, cuando se aplica bien, puede ofrecer excelentes resultados, con un alto nivel de calidad y un valor agregado satisfactorio para su empresa!
1. Defina el proyecto de manera clara
Las inversiones en TI deberían alcanzar los 3,7 billones de dólares. Para seguir el ritmo, una apuesta puede ser la externalización de proyectos. ¡El primer paso para ello radica en la estructuración del acuerdo entre las partes! Es fundamental que ambas conozcan sus deberes y obligaciones, así como el objetivo del servicio que se prestará.
Para evitar cualquier tipo de problema, se deben incluir todas las cuestiones relevantes en el contrato del servicio a externalizar. La alineación de un SLA, por ejemplo, define directrices importantes. El documento debe reflejar todos los aspectos del servicio que se va a prestar, desde la calidad hasta los plazos.
2. Establezca métricas para realizar el seguimiento
Con el proyecto registrado en el contrato, es necesario elegir qué métricas o datos se utilizarán para evaluar la evolución. En esta fase, es fundamental indicar cuáles son las métricas de rendimiento esperadas, así como los objetivos que se deben alcanzar tras un determinado periodo de tiempo.
Estas métricas deben ser capaces de indicar la calidad de los servicios prestados, así como los plazos contractuales. En el caso de TI, algunos Key Performance Indicators (KPI) que se deben seguir son:
- costes;
- calidad de los servicios;
- progreso de los proyectos.
Los datos deben estar alineados con las mejoras o las entregas esperadas con la contratación de la empresa externa, lo que permite un análisis crítico de la efectividad del proyecto.
3. Indique los plazos y las herramientas necesarias
Conocer los plazos que se van a utilizar, así como los recursos necesarios, permite prepararse mejor para la aplicación práctica del proyecto. Al fin y al cabo, es posible que se requieran inversiones que vayan más allá de lo previsto.
Eliminar las barreras entre TI y los negocios y apostar firmemente por las herramientas de gestión ayuda en la implementación práctica del proyecto, así como en su seguimiento.
4. Acompañe el trabajo del socio estratégico
Utilice herramientas que permitan realizar un seguimiento de la evolución del trabajo realizado en la externalización de proyectos. Para poder tomar decisiones en el momento oportuno, es importante estar al tanto del desarrollo del trabajo, vigilando siempre las métricas y lo contratado, para no crear obstáculos de manera innecesaria.
5. Cuente con planes de contingencia
Al estructurar un plan para la externalización de proyectos, recuerde incluir alternativas que se puedan utilizar en caso de que los indicadores de rendimiento no sean los esperados. Al registrar el contrato de outsourcing de gestión de proyectos, recuerde incluir una segunda posibilidad (un plan B) para la solución del problema en cuestión.
Observar y supervisar la implementación en la externalización de proyectos es una parte importante del proceso de gestión de outsourcing. Así como seguir una serie de protocolos o precauciones para que se produzca el resultado esperado.
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