La comunicación empresarial es un área sensible y extremadamente importante para la planificación estratégica de cualquier organización. Por lo tanto, un plan de comunicación debe abarcar tanto al público interno como al externo.
Un buen plan de comunicación es aquel que logra promover un diagnóstico de la imagen de la empresa, haciendo que colaboradores y consumidores se comprometan con las acciones comunicacionales y comprendan su contenido. El objetivo final es alcanzar una buena reputación ante los empleados, la sociedad y el mercado – lo que también permite aumentar la competitividad.
En este texto, hablaremos sobre cómo armar un plan de comunicación empresarial para llegar al público externo de la organización (que posee intereses en común con ella): consumidores, socios de negocio e incluso competidores. ¡Continúa leyendo y revisa nuestros consejos!
Plan de comunicación empresarial externa: paso a paso
Recuerda que, al armar tu plan, debes adaptar estos pasos a la realidad de tu empresa:
1. Define los propósitos del plan de comunicación
El primer paso en el proceso de elaboración de un plan de comunicación empresarial es la definición de metas a corto, mediano y largo plazo. Para ello, es fundamental contar con el análisis FODA (también conocido como SWOT), una metodología muy común en las áreas de gestión y planificación estratégica. La técnica consiste en identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en torno a la actuación de la organización en el mercado.
Esta evaluación debe servir de base para el plan de comunicación. Las acciones pensadas deben estar alineadas con lo diagnosticado.
2. Planifica las acciones estratégicamente
Los planes de acción deben seguir la planificación estratégica trazada para el área de comunicación empresarial. En esta etapa, se deben definir los recursos, así como los responsables de las actividades y los medios necesarios para realizar el trabajo de manera eficiente. Todo esto con un presupuesto y un cronograma de ejecución de las tareas planificados.
3. Determina los mensajes y los contenidos
¿Qué debe divulgar la empresa para cada público que desea alcanzar? ¿Qué tipo de contenido es capaz de generar más interacción o compromiso en pro de los objetivos trazados? Estos puntos deben quedar muy bien establecidos en el plan de comunicación. Recuerda que las estrategias bien alineadas son más fáciles de ejecutar.
4. Mapea los medios de comunicación
Para saber a través de qué medio conectarse con cada audiencia externa, es fundamental mapear dónde se encuentra. Puede ser que encuentres una parte en las redes sociales y que otra esté en los correos electrónicos. Esta investigación debe identificar a cada uno de los públicos y el canal en el que se sienten más «cómodos» a la hora de recibir un mensaje.
La televisión corporativa, por ejemplo, es un medio eficaz en el punto de venta (PDV) y en franquicias, donde el consumidor tiene contacto directo con los productos y puede ver en la pantalla sus funcionalidades y otros detalles. Además, el recurso ayuda a captar la atención de los consumidores.
En este caso, la vitrina digital ayuda a transmitir el concepto del negocio a los clientes. La TV indoor, por otro lado, es un canal para entretener e informar a las personas que se encuentran en lugares de espera.
Lo que debes entender es que, en la mayoría de los casos, es necesario utilizar diversos canales para transmitir los mensajes de la institución al público externo.
5. Establece indicadores de resultado
Los indicadores de resultado sirven para evaluar la eficacia del plan de acción. A través de ellos, es posible saber si las actividades se están realizando de forma correcta y dentro del tiempo programado.
Algunos ejemplos de estos indicadores son: satisfacción del cliente, percepción de marca entre los consumidores, índice de errores y retrabajos, audiencia, entre otros. Medir los resultados es fundamental para implementar cambios y mejoras incluso durante el proceso.
Conclusión
El plan de comunicación es una de las estrategias más importantes dentro de una organización. Para que sus efectos sean positivos y satisfactorios, es necesario la participación completa de todo el equipo responsable. La motivación y el compromiso de este equipo son esenciales para el éxito.
¿Has pasado alguna vez por una experiencia interesante relacionada con el plan de comunicación en tu empresa? ¡Compártela con nosotros a través de los comentarios!
