Gracias al avance tecnológico y a la necesidad de evolución constante de las empresas para mantener su competitividad en el mercado, surgen nuevos proyectos, ya sean de tecnología de la información, automatización, entre otros. Todo proyecto tiene sus incertidumbres y riesgos, que presentan amenazas y oportunidades, y a menudo se asocian erróneamente solo con aspectos negativos.
La base del proyecto debe estar bien estructurada; es decir, el alcance, el tiempo y el costo deben definirse y monitorearse con precaución. Una buena planificación, combinada con una alineación asertiva de todas las etapas, ayuda a mitigar muchos riesgos y garantiza el éxito del proyecto.
Siga algunos pasos para realizar la gestión de riesgos en un proyecto de TI:
Expectativas
El primer paso de cualquier proyecto es entender lo que el cliente desea obtener al final, siendo una actividad sencilla pero a menudo pasada por alto. Antes de armar un cronograma, definir el equipo y otras actividades de planificación, es necesario comprender lo que el cliente espera obtener con la entrega.
Comprender esta expectativa significa entender cómo será la entrega y cuáles son los resultados y beneficios esperados, así como las metodologías utilizadas para la medición y las perspectivas de impacto en la empresa. Estas aclaraciones son necesarias para realizar un diagnóstico del grado de claridad, evitando posibles cambios en el alcance.
Planificación
Durante la fase de planificación, definimos el equipo de trabajo; es decir, las personas adecuadas para las actividades correctas. En este punto, es importante elegir a las personas para las actividades según sus habilidades, minimizando los riesgos de retrabajo y, en consecuencia, retrasos o gastos innecesarios.
En este contexto, el gestor de proyectos debe tener la capacidad de involucrar al equipo, presentar la propuesta del proyecto y motivar al grupo para que todos contribuyan, ya que la participación activa de las partes interesadas es fundamental para el éxito.
Durante la fase de planificación, en la actividad de gestión de riesgos se pueden utilizar numerosas técnicas para enumerar los agentes internos y externos que puedan actuar como oportunidades o amenazas.
La técnica de brainstorming (lluvia de ideas) se puede utilizar en varias rondas, como se muestra en el siguiente ejemplo:
- Interno (amenaza): ¿Qué puede impedir que nuestro equipo entregue el proyecto?
- Interno (oportunidades): ¿Qué factores diferenciales tenemos que podamos usar en este proyecto?
- Externo (amenazas): ¿Qué puede ocurrir que pueda perturbar nuestro proyecto y que no podamos prever ni controlar? (ej.: nuevas leyes, cambio del usuario que solicitó el proyecto, eventos naturales, entre otros)
- Externo (Oportunidades): ¿Qué puede ocurrir que esté fuera de nuestro control y que, de producirse, pueda impulsar positivamente nuestro proyecto?
Gestor eficiente
El gestor del proyecto desempeña un papel fundamental en los procesos y, de hecho, debe priorizar la comunicación y la calidad de la información procesada dentro del equipo. A él le corresponde organizar la información, realizar las comunicaciones y cerrar los acuerdos. El gestor de proyectos, además de conocer prácticas como PMP, Agile o Prince2, debe poseer grandes habilidades relacionales y saber comprender las expectativas de su equipo y de su cliente.
Corresponde al gerente de proyectos realizar un seguimiento y monitorear los resultados obtenidos en cada macrofase del proyecto, asegurando que las fallas ocurridas se solucionen y sirvan de aprendizaje para las siguientes.
Productividad: reuniones y comunicaciones
Las reuniones improductivas y el exceso de correos electrónicos pueden llevar el proyecto al fracaso; por lo tanto, es importante definir agendas y garantizar que la información sea relevante para todos.
Las reuniones deben tener:
- Una agenda definida y presentada antes de la reunión para permitir que las partes interesadas estén preparadas para discutir el tema. De este modo se evita el discurso de «tendré que recopilar la información».
- Cuando un asunto deba ser revisado y requiera una respuesta, dejar en claro de quién es la responsabilidad de recopilar la información y acordar una fecha para su devolución, así como a quién debe dirigirse.
- Registro en acta para futuras consultas.
La comunicación excesiva se convierte en SPAM. A menudo, tanto el cliente como el gerente de proyectos reenvían correos electrónicos durante el día, pero no siempre el cliente estará disponible. Por lo tanto, los asuntos urgentes deben tratarse por otros medios, como el teléfono o los servicios de mensajería.
Configuración de hardware que satisfaga la demanda
Utilizar el hardware mínimo en un proyecto es una de las principales fallas en la gestión de riesgos; es decir, algunos proveedores optan por utilizar la configuración mínima de hardware para mantener bajo el costo del proyecto. Sin embargo, lo ideal es que la configuración de hardware satisfaga la demanda de los colaboradores sin perjudicar el presupuesto del proyecto.
Se deben realizar pruebas y un hardware eficiente es fundamental en este proceso. De este modo, será posible satisfacer a los usuarios y establecer la relación costo-beneficio esperada.
Realización de pruebas
Las pruebas son esenciales para el éxito del proyecto. Por lo tanto, dejarlas en un segundo plano puede llevar su proyecto al fracaso. Las pruebas permiten que las fallas se detecten y solucionen a tiempo, es decir, sin retrasos que puedan generar costos inesperados.
Por lo tanto, cree un plan de pruebas. Con él, tendrá un cronograma que acompañará las fases del proyecto y le proporcionará el resultado esperado, ya que será posible realizar pruebas directamente en el sistema o en componentes específicos, como una interfaz determinada.
Otra forma de reducir los riesgos es desarrollar pruebas automatizadas. Estas ayudan a garantizar que las demás entregas del proyecto no afecten negativamente lo que ya se ha desarrollado.
¿Qué te parecieron nuestros consejos? ¿Entendiste cómo realizar la gestión de riesgos en un proyecto de TI? ¡Comparte tu opinión con nosotros en los comentarios!
