Hoy en día, las empresas cuentan con un sector de TI competente, con el fin de gestionar toda clase de datos e información que sus empleados y software utilizan habitualmente. Como estamos conectados a la tecnología a diario, debemos protegernos de las amenazas y de la pérdida de datos precisamente para evitar sufrir consecuencias o daños a nuestra credibilidad en el mercado.
Sin embargo, lo que se observa es que la gestión de TI puede desarrollarse deficientemente en algunas empresas debido a errores clásicos o por falta de atención. Es sumamente importante que no haya margen para fallas en este tipo de actividad, ya que puede afectar a toda la organización, desde los cargos de menor jerarquía hasta la dirección.
En el artículo de hoy conocerá los principales errores comunes en la gestión de TI y cómo superarlos.
1. Falta de renovación tecnológica
Uno de los errores más frecuentes es acomodarse ante la tecnología y no realizar su sustitución o mantenimiento de forma regular. Como las empresas suelen utilizar muchos equipos y programas costosos, el proceso de rotación hacia modelos y versiones superiores se vuelve aún más lento y complejo.
No obstante, al no hacer esto, es muy común que la seguridad se vea afectada o que la organización sufra para mantener su ritmo de productividad debido al uso de equipos o software obsoletos.
Es responsabilidad del gestor de TI lograr que el departamento presupueste nuevos equipos y muestre a los administradores de la empresa las ventajas de adquirir herramientas que ejecuten mejor un programa nuevo, un antivirus de mayor calidad o que sean compatibles con tecnología aún más moderna.
Esto no solo incrementará la productividad de los empleados, sino que también cumplirá un rol más importante en la empresa, protegiéndola contra hackers y haciendo que todo el servicio sea más eficiente y, sobre todo, seguro.
Evidentemente, este primer error es común debido a que la estructura de una empresa incluye diversos tipos de elementos tecnológicos, por lo que alguno puede quedar fuera de control. Una alternativa para facilitar este seguimiento completo es instalar dispositivos que avisen sobre su vida útil, por ejemplo.
Y, si no lo sabía, una gestión de TI eficiente logra disminuir los costos generales de la empresa —así como reducir los costos del propio equipo de TI— porque la tecnología implementada puede aumentar la productividad y evitar errores humanos propios de los sistemas manuales.
Por lo tanto, el ROI se incrementa, lo cual puede ser utilizado como argumento por el departamento de TI al momento de solicitar la compra de equipos.
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2. Monopolizar el conocimiento tecnológico en la empresa
Es habitual observar la existencia de cierto monopolio cuando se trata de tecnología. El sector de TI tiende a retener todo lo relacionado con la tecnología dentro de su propio equipo, en lugar de compartir conocimientos enseñando al resto de los empleados cómo funciona cada dispositivo ante un error y cómo prevenir cada incidencia.
La ausencia de información democratizada suele ser casi una característica de la gestión de TI. Es un error común que debe corregirse. Alumno, imagine cuántos problemas de seguridad pueden ser causados por el simple hecho de que un empleado desconozca los protocolos de seguridad y actuación.
A partir del momento en que se retiene el conocimiento sobre la tecnología, la dependencia que tiene la empresa de un solo sector es mayor. Es necesario que exista total transparencia en la operación de los dispositivos o incluso una guía para que la empresa reconozca cuáles son los procedimientos estándar ante errores más básicos, los cuales no requieren la intervención directa del equipo de TI.
Además, no es solo el sector de TI el que debe contar con la mejor tecnología en cuanto a equipos. Por el contrario, toda la empresa debe ser reformulada para que las diferentes áreas se unan en pos de un objetivo común: aumentar la productividad y la eficiencia en el entorno de trabajo. En resumen: ¡trabajo en equipo!
Lo que ocurre muchas veces en estos casos es la contratación de servicios tercerizados de equipos de TI para que realicen las operaciones necesarias y estén presentes en el día a día de la organización. Es el llamado outsourcing de TI, capaz de incrementar la productividad de los profesionales de tecnología.
3. Contratar profesionales de manera incorrecta
Otro error frecuente en la gestión de TI ocurre al momento de contratar nuevos agentes operativos. Hoy en día, muchas empresas se enfocan demasiado en el currículum, buscando aspectos que definan si el candidato es apto o no para incorporarse a la organización. Lo que sucede es que la información que se busca no siempre está plasmada en el currículum.
Y cuando se habla de Tecnologías de la Información, la mejor forma de comprobar si un candidato es eficiente es mediante pruebas prácticas o formulando preguntas orientadas a comprender lo que realmente conoce o desconoce.
El problema es que los gestores de TI pueden no estar preparados para seleccionar candidatos con conocimientos específicos para resolver los problemas de la empresa, por lo que podrían dejar pasar a aquellos profesionales con la experiencia exacta para cubrir las necesidades de la organización.
4. Dejar las necesidades de los usuarios desatendidas
Cuando se habla de gestión de TI, quienes más necesitan a estos profesionales son los propios usuarios, quienes requieren conocer los comandos principales u operaciones básicas para comprender más sobre seguridad y usabilidad. Sin embargo, puede ocurrir que esta necesidad no esté siendo atendida por los profesionales de TI, ya sea por cuestiones jerárquicas o debido a la monopolización del conocimiento, como se mencionó anteriormente.
Es común que una empresa ponga a disposición de los cargos más altos un equipo listo para ayudar a instalar un nuevo equipo en cualquier momento. El inconveniente surge cuando un empleado de otro nivel jerárquico necesita ayuda urgente porque un problema está obstaculizando sus funciones en la empresa.
En primer lugar, la necesidad del usuario no debe ser subestimada por ningún nivel jerárquico, sino priorizada según su urgencia, ya que la productividad está en juego. Es necesario saber qué necesitan los usuarios, y el gestor de TI debe estar presente para resolver sus dudas, ya sean las mismas de siempre o las más complejas e insolubles.
No ignore ninguna llamada, porque una duda no resuelta puede costarle todo un servicio o comprometer la seguridad de la empresa, por ejemplo. Además, si no sabe cómo optimizar el tiempo de su equipo de TI, es importante informarse al respecto.
La gestión de TI puede implementarse con gran éxito si existe una intervención y una política eficientes que eviten estos errores y conviertan a los usuarios en los primeros clientes satisfechos.
Dado que los profesionales de TI poseen conocimientos sobre una tecnología que puede ser compleja, es su responsabilidad aclarar y asegurar que la empresa no tendrá problemas de seguridad, especialmente por falta de intercambio de información o negligencia del sector.
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