La ejecución de cualquier proyecto implica riesgos. Sin embargo, para evitar divergencias en los resultados esperados, es preciso controlarlos mediante la gestión de riesgos. Los problemas pueden presentarse en forma de amenazas u oportunidades, siendo necesario tomar la actitud adecuada en cada caso.
Todo gestor experimentado sabe que es necesario solucionar los problemas rápidamente para que la empresa no tenga pérdidas. Generalmente, los impactos negativos de errores y fallas están relacionados con 3 puntos bastante específicos, pero muy importantes:
- Presupuesto
- Calidad del producto
- Plazo final.
Considerando estos aspectos, destacamos aquí 4 errores que se deben evitar en su gestión de riesgos. Vea cuáles son:
1. Falta de planificación
Esta etapa es importante para definir responsabilidades, actividades y atribuciones de cada miembro del equipo, siendo importante evitar utilizar una planificación anterior que no se ajuste al proyecto actual. Cada actividad es única y sus particularidades deben ser respetadas.
En caso de que la planificación sea inadecuada, el resultado será retrabajo y la necesidad de nuevos alineamientos con los involucrados. Por ello, es importante atender al alcance y crear siempre una planificación personalizada, de acuerdo con las necesidades del proyecto.
2. Modificaciones de alcance
En la gestión de riesgos, las modificaciones del alcance ocasionan problemas de plazos, presupuesto e incluso calidad. El cuidado que se debe tener es saber controlar estos cambios y evitar que impacten en otros elementos.
Así, siempre que haya solicitudes, es fundamental analizar la necesidad y los problemas que puedan ocasionarse. Ante este hecho, es esencial contar con socios especializados, que puedan apoyar con los conocimientos necesarios para evitar este tipo de error.
3. No realizar la gestión de riesgos
La gestión de riesgos asegura al gestor el control de gran parte de los problemas que puedan llegar a ocurrir en la ejecución de un proyecto, realizando previsiones cercanas a la realidad y disminuyendo las incertidumbres. De este modo, es sumamente importante realizar la gestión de riesgos.
Para realizar este trabajo, es posible utilizar métodos y procesos que ayudan a identificar amenazas u oportunidades que puedan ocurrir. Esto evita interrupciones del proyecto y garantiza que se realice un monitoreo eficiente desde la elaboración del alcance.
4. Falta de comunicación
La comunicación es importante en cualquier área, y en la gestión de riesgos en un proyecto esto no es diferente. Por lo tanto, le corresponde al gestor determinar cuál es la responsabilidad de cada miembro del equipo e indicar cómo debe realizarse la comunicación entre ellos.
Así como delegar tareas, el gestor debe ir más allá y también saber escuchar, hablar y negociar. Escuchar lo que los integrantes del proyecto tienen que decir y considerar las sugerencias que ofrecen es fundamental para que el resultado sea el éxito. Por lo tanto, las responsabilidades deben ser delegadas, pero el gestor debe actuar como un apoyo para el equipo.
El trabajo de forma integrada, que busca siempre la solución de problemas para transformarlos en oportunidades, es la gran meta de todo gestor. Para ello, la gestión de riesgos en proyectos es una acción que debe permear toda la ejecución de las acciones, asegurando siempre que se alcancen los mejores resultados.
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