Una comunicación empresarial eficiente es aquella que integra a los colaboradores y agrega valor a la marca, pero no solo eso.
Con la popularización de internet y de las redes sociales, las empresas comenzaron a buscar nuevas formas de relacionarse con sus públicos — motivando a sus empleados y manteniendo un buen diálogo con sus clientes.
Las compañías que consiguen encontrar las mejores maneras de comunicarse suelen obtener óptimos resultados, tanto en el campo de la imagen pública como en la parte financiera, aumentando las ventas.
Las herramientas utilizadas en este trabajo pueden ser muchas: Tvs corporativas, boletines informativos (newsletters), entre otras. El uso de cada una de ellas dependerá de la estrategia y de los objetivos trazados en la planificación.
Hemos hecho un resumen de todo lo que es importante saber sobre este asunto. ¡Sigue adelante y descúbrelo!
1. Qué es la comunicación empresarial
2. ¿Cuáles son los desafíos para la comunicación empresarial?
3. Cómo hacer que la comunicación empresarial sea efectiva
4. Cómo poner la comunicación empresarial en práctica
5. Canales y herramientas de comunicación empresarial
6. Oportunidades de la comunicación empresarial
Qué es la comunicación empresarial
La comunicación empresarial es uno de los temas más esenciales del plan táctico de una institución; es la forma en que una organización favorece su imagen y dialoga con sus públicos (interno y externo).
Esta actividad es compleja porque exige que los diversos canales de comunicación (que mencionaremos más adelante) estén interconectados para relacionarse. Cuando esto sucede, los mensajes se vuelven comprensibles y eficaces para cada una de las audiencias.
La comunicación empresarial está relacionada con la misión, la visión y los valores del negocio. Estos rasgos darán origen a la política de comunicación corporativa. Sin ella, no es posible mantener una buena relación con el público, sea cual sea.
Es precisamente por este motivo que seguir una planificación estratégica es tan importante: porque garantiza que la comunicación funcione correctamente durante todas las etapas, permitiendo la mejora de los resultados y las ventas.
La importancia de la comunicación integrada
La comunicación integrada no es más que transformar la comunicación empresarial en una sola: dirigida tanto a los colaboradores como a los clientes y a la prensa, por ejemplo.
Si las personas que trabajan en la empresa tienen la misma visión sobre la organización que aquellas que están fuera, entonces la comunicación integrada está siendo efectiva.
Una de las ventajas de centralizar la comunicación es tener mayor poder de decisión. Esto se debe a que la práctica facilita el trabajo de los colaboradores del área al ofrecer acceso total a los medios necesarios para estructurar la información, que también es importante para el público externo.
¿Cuáles son los desafíos para la comunicación empresarial?
La transformación digital está cambiando la forma de comunicarse, dentro y fuera de una organización. Los medios que orientaban los procesos offline a menudo ya no se aplican ni son eficaces cuando se trata de desempeño, alcance y mejores resultados.
A través del envío de un mensaje por el celular (mediante aplicaciones), un gerente puede integrar a todo un equipo de trabajo en cuestión de segundos, por ejemplo. Del mismo modo, una publicación en una red social puede alcanzar a miles de millones de usuarios en poco tiempo.
Sin embargo, con todo el avance y la popularización de internet a partir de los años 2000, ¿acaso no podemos observar ya efectos secundarios? ¡Sí, sin duda! Y es exactamente a esto a lo que se refieren los desafíos de la comunicación empresarial en la actualidad.
Veamos algunos ejemplos de estos desafíos:
Móvil
En la práctica, muchas personas prefieren escribir mensajes de texto en lugar de hablar por teléfono. ¿Qué nos indica esto? Que un buen servicio de atención al público está relacionado con poner la información en la «palma de la mano», con imágenes y textos, y no solo con la voz.
En este caso, el desafío es saber cómo utilizar los smartphones y las plataformas móviles (tablets, por ejemplo) para establecer un contacto directo, objetivo y eficaz con los consumidores.
Una investigación señaló que el 51% de los brasileños recibe SMS todos los días o casi todos los días, mientras que solo el 24% de los encuestados envía SMS todos los días o casi todos los días. Estos datos muestran que el SMS se ha convertido en un canal para recibir notificaciones, mucho más unidireccional que bidireccional.
¿Está tu empresa preparada para esto? Planificar estrategias de comunicación empresarial centradas en el móvil y en el uso de aplicaciones de mensajería es fundamental.
Software especializado
Muchas empresas aún muestran resistencia a adoptar software para agilizar los procesos de trabajo. Desde la atención al cliente hasta el control de la producción y de las ventas, todo puede gestionarse a través de programas especializados en cada área.
La eficiencia obtenida con estas herramientas digitales mejora los resultados del negocio y aumenta la productividad. Las plataformas permiten el seguimiento de diversos equipos y también proporcionan indicadores a través de los cuales es posible medir si se están alcanzando los resultados deseados.
La tecnología está ahí, lista para ser utilizada. Pero saber cómo hacerlo correctamente sigue siendo un gran desafío.
Cómo hacer que la comunicación empresarial sea efectiva
Actualmente, uno de los mayores problemas que enfrentan las compañías es la gestión de toda la comunicación. Y no nos referimos solo a la que trata directamente con los empleados y proveedores de servicios.
Lamentablemente, en muchas ocasiones, las empresas no encuentran herramientas estratégicas de negocio para dialogar con su propio equipo. De este modo, pierden la oportunidad de mejorar la productividad y de evitar una serie de errores al transmitir información, lo que termina afectando las ventas.
Para que la comunicación sea verdaderamente efectiva, la institución debe ir más allá de las prácticas cotidianas y tradicionales.
Olvida la simple idea de limitarte a anunciar una nueva meta o celebrar una fecha especial. Eso es importante, por supuesto, pero recuerda que la forma de comunicarse ha cambiado. Ahora, es necesario enfocar los esfuerzos en acciones que realmente tengan sentido.
Público interno
La comunicación efectiva con el público interno pasa por acciones que tengan objetivos claros, tales como:
- Divulgación clara de las metas a corto, mediano y largo plazo;
- Explicación de los procesos internos;
- Información sobre la cultura de la corporación;
- Reconocimiento de equipos y profesionales exitosos;
- Celebración de los frutos positivos;
- Exposición de los valores éticos.
Sobre este último punto, hoy en día el debate en torno a las cuestiones éticas que envuelven la actuación de las empresas tiene un gran destaque en el mercado debido a la repercusión de los casos de corrupción en el país. Los programas de compliance —que buscan establecer reglas para hacer cumplir las normas legales y reglamentarias, además de detectar y tratar las desviaciones— son cada vez más solicitados a los profesionales del área por las grandes corporaciones.
Datos de un estudio de la Asociación Brasileña de Comunicación Empresarial (Aberje) muestran que el 39% de los gerentes de las organizaciones evaluadas cree que el programa de compliance aportó buenos resultados financieros al negocio tras su implementación. Otro 23% afirma que la medida mejoró la imagen y la reputación.
Público externo
Los beneficios mencionados en el punto anterior se relacionan directamente con los esfuerzos de comunicación empresarial externa. Si existe una preocupación ética respecto a la actuación de la compañía en el mercado, ¿por qué no divulgarla y aclararla a través de las diversas herramientas disponibles hoy en día?
Por supuesto, esta comunicación externa solo tiene sentido cuando el objeto que se desea destacar es un hecho concreto. Es decir, si la preocupación ética y las acciones vinculadas a ella existen realmente.
¡Elige el canal ideal para tu empresa! Puede ser tradicional —como periódicos, revistas, televisión y radio— o digital —como blogs, redes sociales e incluso una TV corporativa.
¿Te acuerdas de los programas especializados que mencionamos? Son excelentes para analizar y gestionar información en tiempo real. Son canales inteligentes que dialogan desde adentro hacia afuera, llegando a todos los públicos.
Es a partir de estas elecciones que una empresa logra acompañar los avances de la tecnología y mejorar sus resultados.
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Cómo poner la comunicación empresarial en práctica
Es necesario que exista una buena relación entre gerentes y empleados, así como entre el negocio y los consumidores. Si algo no va bien, los resultados tienden a quedar por debajo de lo esperado. Ahora bien, la cuestión es: ¿cómo poner la comunicación empresarial en práctica?
De nada sirve conocer el problema si no tenemos las condiciones para encontrar las soluciones. Existen muchas maneras de aplicar incentivos a la comunicación para optimizarla. Todo comienza siempre con una buena planificación, sin olvidar la gran ayuda que la tecnología puede aportar en este sentido.
La tecnología es importante para generar resultados. Para demostrarlo, hemos dividido el tema en dos puntos:
- Sistemas de gestión: hoy en día, pueden adaptarse por completo a la realidad de la empresa y trabajar con información útil para ofrecer una buena experiencia a los usuarios;
- Automatización: aquí hablamos de excelencia profesional, ya que la automatización puede reducir las pérdidas y los gastos innecesarios al permitir un control eficiente y en tiempo real de los recursos, equipos y etapas de trabajo.
Elegir los canales adecuados para tu tipo de emprendimiento y, sobre todo, para el público al que deseas llegar es también de suma importancia. Lo más esencial es comprender que para cada audiencia existe una herramienta ideal, la cual puede generar óptimos resultados financieros, especialmente en ventas.
Canales y herramientas de comunicación empresarial
Por lo general, los medios de comunicación son instrumentos utilizados para apoyar toda transmisión de información. A lo largo de los años han evolucionado, desde el telégrafo hasta los mensajes instantáneos que intercambiamos a través de internet. En la actualidad, las alternativas son muy diversas.
Entonces, ¿cómo elegir el mejor canal o la mejor herramienta para utilizar en la comunicación empresarial? ¿Qué se debe considerar en el momento de tomar la decisión?
Son muchos los factores: la formalidad, la relevancia, la agilidad, la frecuencia, entre otros. Pero, principalmente, el público al que se desea llegar.
La experiencia y la práctica han demostrado que es importante analizar el tipo de comunicación y el contexto del negocio. Damos algunos ejemplos a continuación:
Canales para la comunicación empresarial interna
Para llegar a esta audiencia, se recomiendan reuniones periódicas y presenciales de equipo, informes, correos electrónicos, llamadas telefónicas y el uso de televisiones que funcionen como carteleras y paneles de avisos digitales.
Cabe destacar que estos canales deben utilizarse como instrumentos de gestión para transmitir información a los responsables de los procesos que ocurren dentro de la empresa.
Las buenas opciones son aquellas que mejoran el clima de la organización, motivan a los involucrados y evitan ruidos en la comunicación.
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Canales para la comunicación empresarial externa
Una de las novedades en este caso se encuentra en los escaparates digitales (hablaremos de ellos más adelante). También se pueden utilizar la producción de contenido de interés para el público objetivo y su difusión en blogs, sitios web y redes sociales, además de revistas, periódicos, radio y televisión.
Oportunidades de la comunicación empresarial
La comunicación empresarial es indispensable para todas las instituciones que deseen relacionarse bien con sus empleados y consumidores, así como con proveedores, prestadores de servicios y la sociedad en general.
Es posible, de hecho, incrementar las ventas cuando se cuenta con una comunicación más limpia, libre de ruidos. La confianza generada mediante la transmisión de mensajes importantes y atractivos es fundamental en la decisión de compra por parte de los clientes.
La marca, cuando se difunde y comunica adecuadamente (recuerda que la comunicación empresarial no es solo publicidad, también implica ofrecer contenido relevante para el consumidor), se consolida en el imaginario de los compradores y en el universo de mercado de su segmento. El resultado es la conquista de la preferencia del público.
Segmentación
Sin embargo, para lograr estas buenas cifras, las organizaciones deben contar con la presencia y el trabajo de profesionales calificados.
Observa que todo gira en torno a una estrategia corporativa y, dentro de ello, la comunicación va mucho más allá de elaborar un simple periódico interno o de invertir en anuncios de televisión.
Recuerda que debe organizarse y dirigirse a públicos distintos (interno y externo). Precisamente por esta razón existe una variedad tan amplia de herramientas disponibles.
Un gerente no debe apostar, por ejemplo, por una TV indoor si el objetivo es relacionarse con un cliente que se encuentra lejos de la sede del negocio. Por otro lado, este medio suele generar efectos positivos cuando se utiliza con la audiencia interna o en puntos de venta.
Se sabe que cerca del 70% de las decisiones de compra se toman en el punto de venta (PDV). Es decir, al utilizar una televisión para componer un escaparate, el éxito es altamente probable. ¿Y por qué esto permite obtener mejores resultados? Porque valora la experiencia del cliente al hacer que las campañas y la presentación de los productos sean más atractivas.
Elegir el canal correcto para el público correcto marca toda la diferencia. ¿Y cómo garantizar este resultado? Hay varias formas, pero lo ideal es comenzar con el análisis del retorno de inversión (ROI), midiendo aquello que sea necesario.
Esperamos que este contenido te haya ayudado a comprender mejor cómo la comunicación empresarial puede contribuir a obtener mejores resultados en tu negocio.
Si aún te queda alguna duda, ¡no dejes de ponerte en contacto con nosotros! El éxito de una institución se debe, en gran parte, al uso eficiente de la comunicación
Firmado por: Aloisio Arbegaus — Director Comercial de Teclógica
