¿Alguna vez has oído hablar de Shadow IT? Incluso si aún no estás familiarizado con el tema, tu empresa puede estar perdiendo dinero y eficiencia operativa debido a esta práctica.
También conocida como TI invisible, la Shadow IT está relacionada con el uso de herramientas, softwares y sistemas para la productividad en la empresa sin una regulación, planificación de uso o siquiera conocimiento del departamento de TI.
Si quieres entender mejor qué significa esto y cómo tu trabajo puede estar viéndose afectado, ¡consulta este post!
La práctica de Shadow IT
Este fenómeno surgió en grandes y medianas empresas. En Brasil, un estudio señala que la TI invisible ya representa el 32% del gasto en TI, frente al 25% de la media internacional. La práctica surge de dos formas principales:
- En grandes empresas: suele ocurrir en departamentos que adquieren soluciones tecnológicas para sus demandas sin informar a TI al respecto;
- En negocios de otros tamaños: principalmente en aquellos que adoptan BYOD, ocurre mucho debido a la interacción (a menudo no intencional) entre aplicaciones de terceros instaladas en el dispositivo personal y las aplicaciones que se utilizan para acceder al sistema de la empresa.
¿Cómo puede afectar a la organización?
En Brasil, la Shadow IT ya es un problema para el 88% de los CIOs y puede representar casi un tercio del gasto en TI. Por lo tanto, combatirla es un asunto que debe resolverse cuanto antes.
Las razones de esta urgencia se encuentran en los impactos que este tipo de gestión descontrolada puede causar en una empresa. Revisa los principales a continuación.
Gastos innecesarios
Un problema grave, aunque silencioso, de la Shadow IT —principalmente en empresas más grandes— son las adquisiciones de soluciones tecnológicas sin el control adecuado.
Como dijimos, es común que otros sectores de la empresa contraten un software sin la aprobación de TI, la cual podría planificar e implementar una solución ya existente en la organización. Este tipo de gasto puede salirse fácilmente del control presupuestario.
Reducción de la productividad
Las herramientas no probadas y no monitoreadas pueden incluso perjudicar la productividad, sobrecargando la infraestructura de TI con una demanda desproporcionada de recursos o simplemente con el uso de un software que no fue optimizado para su sistema.
Costos de mantenimiento
Este uso incorrecto de recursos puede generar pérdidas reales para el sistema, resultando en:
- Mayores costos de mantenimiento;
- Pérdida de tiempo de los profesionales de TI, que podrían estar trabajando en funciones más estratégicas;
- Posibilidad de tiempos de inactividad (downtimes) más frecuentes y prolongados.
Dificultad para el seguimiento de métricas
Sin el control de la productividad, la TI también pierde el dominio de sus indicadores de rendimiento, los cuales no se pueden recopilar en aplicaciones, softwares y herramientas que no están monitoreados.
Y sin una visión completa de toda la operación, ya no se puede confiar en estas métricas dentro de los informes que se utilizarían para tomar decisiones estratégicas.
Seguridad
Dejamos el mayor impacto de la Shadow IT para el final. Con la transformación digital y la migración completa de las empresas a la nube, la seguridad de la información tiene en el control de acceso uno de sus principales escudos.
Cuando estos agentes invisibles logran interactuar con la red de dispositivos internos, se vuelve muy difícil monitorear el acceso a la información. Cuanto mayor sea la importancia de esta información para las decisiones de negocio, más grave se vuelve esta falla.
¿Cómo evitar la Shadow IT?
Para evitar que todos estos riesgos impacten negativamente en tu trabajo y en el éxito de todo el negocio, es necesario combatir la Shadow IT constantemente.
¿Cómo? El gestor debe invertir en mejores herramientas de control de acceso, crear normas más eficientes para el BYOD e invertir en comunicación y cumplimiento (compliance).
Cuando existe un canal abierto de diálogo entre TI y otros departamentos, tu área puede funcionar como debe para impulsar a las empresas en el futuro, con un enfoque en el uso estratégico de tecnologías y la aplicación de soluciones para gestionar de manera eficiente toda la productividad de los colaboradores.
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