Si quieres seguir siendo competitivo en el mercado, mejorar continuamente los procesos es fundamental, y justamente en eso puede ayudar el Business Process Improvement.
Esta práctica es capaz de disminuir el ruido en la comunicación, reducir costos y aportar una serie de otros beneficios. Sigue leyendo.
¿Qué es el Business Process Improvement?
El Business Process Improvement (BPI), también conocido como Mejora de Procesos, es una práctica operacional de reparación incremental de los procesos de una organización.
Con el BPI se utilizan diferentes métodos para garantizar que la operación cumpla con las expectativas del negocio y de los clientes.
De este modo, para alcanzar los resultados esperados, la práctica busca analizar, rediseñar, implementar y probar los procesos continuamente.
Esta alineación ocurre de punta a punta para que tanto los clientes como los gestores perciban el valor del negocio.
Por lo tanto, el Business Process Improvement es una iniciativa de mejora continua del desempeño de los procesos, alineándolos con las estrategias organizacionales y las expectativas del cliente.
Para que esto suceda, se combinan varias metodologías como Six Sigma, la Gestión Ágil y Lean Manufacturing.
Estas estrategias ayudan a reducir inconsistencias, identificar desperdicios o incluso mejorar la flexibilidad de los procesos.
¿Cuáles son los objetivos y beneficios del BPI?
Los principales objetivos del Business Process Improvement son:
- Reducción del tiempo de finalización de los procesos;
- Mejora en la calidad de los resultados;
- Identificación de desperdicios;
- Disminución de las inconsistencias;
- Cumplimiento de la normativa vigente.
Es decir, es una forma de analizar los procesos para identificar lo que se puede mejorar y generar más valor.
Así, es posible identificar cuellos de botella e imperfecciones, además de hacer que los procesos sean más productivos, eficientes y organizados.
De este modo, el Business Process Improvement puede:
Reducir errores
Con la identificación de puntos a mejorar, es posible eliminar diversos errores que entorpecen el funcionamiento de los procesos.
Es posible ajustar permisos de datos, automatizar formularios, evitar errores de tipeo y mucho más.
Automatizar la producción
Con la automatización de formularios y otros procesos inherentes a la producción, es posible aprovechar mejor las integraciones.
De esta forma, al reducir las transferencias manuales de datos, los equipos ganan más autonomía y tiempo.
Agilizar las tareas
En consecuencia, es posible agilizar las tareas eliminando actividades redundantes que no agregan valor al negocio.
Además, es posible agregar pasos condicionales que mejoran el tiempo de respuesta a las solicitudes de servicio.
Las 4 etapas del Business Process Improvement
Para que el Business Process Improvement se lleve a cabo correctamente, existen 4 etapas básicas, que deben constituir un ciclo recurrente.
Por lo tanto, la premisa es que todo lo que se puede medir, se puede mejorar. Comprende mejor cada etapa:
Analizar
Esta es una etapa esencial para proponer cualquier mejora, ya que es necesario comprender las necesidades del negocio.
En este sentido, la organización debe realizar un levantamiento de todos los procesos o incluso recuperar estandarizaciones anteriores.
Asimismo, este es el momento de reconocer las métricas importantes e identificar las etapas con mayor riesgo de cuellos de botella para encontrar formas de mejorarlas.
De este modo, es necesario reflexionar sobre el porqué de la existencia de los procesos y para quién entregan valor.
Otro punto es entender qué productos y servicios se están entregando, con qué calidad y cómo están las metas e indicadores.
Solo así es posible priorizar los procesos más estratégicos y preparar el camino para la siguiente etapa.
Rediseñar
Tras la primera fase, ahora es el momento de entender cómo mejorar los procesos.
Para ello, hay que identificar las mejoras en los procesos analizados y luego ajustar el flujo de trabajo, además de buscar un BPM que realmente satisfaga tus necesidades.
En esta etapa, es necesario definir dicho flujo para que las actividades se realicen de forma optimizada.
Asimismo, es preciso definir la responsabilidad de cada profesional involucrado para luego rediseñar el proceso.
De esta manera será posible identificar lo que se puede mejorar antes de implementar realmente los cambios.
Haciéndolo de este modo, hay mayor seguridad al comprender cómo se desarrollarán los procesos y aportarán resultados sin comprometer el funcionamiento de las actividades.
Implementar
Es el momento en que el Business Process Improvement suele encontrar algunos desafíos a superar internamente.
Esto se debe a que es muy común que existan inseguridades o resistencia a la implementación de un nuevo modelo de proceso.
Por ello, es necesario informar a todas las partes interesadas sobre el cambio, teniendo en cuenta la posibilidad de realizar capacitaciones.
En esta etapa es necesario monitorear de cerca los elementos y seguir recopilando datos sobre las métricas principales.
La anticipación es una estrategia importante aquí, especialmente para preparar el entorno y a las personas ante los cambios.
La capacitación y el soporte deben ser una prioridad antes y después de la implementación, conocido como operación asistida.
Esto ocurre con el objetivo de minimizar los impactos de los cambios implementados en el día a día de los colaboradores.
Por lo tanto, es necesario dar seguimiento a los indicadores y monitorear el avance del proyecto para que la mejora sea, de hecho, continua. Es decir, asegurarse de que la implementación esté alineada con las expectativas y se desarrolle de manera saludable.
Probar
Finalmente, para que el Business Process Improvement sea efectivo, también es necesario probar las propuestas.
Ya sean aquellas ya puestas en práctica o las que aún no se han implementado, hay que verificar cómo afectan a los elementos en tiempo real.
Para ello, es necesario ejecutar actualizaciones o integraciones siempre que sea necesario para no comprometer la salud de los procesos.
Esta práctica garantiza que los cambios produzcan resultados de manera efectiva y también indica cómo las actividades pueden mejorar aún más.
Los desafíos de la mejora de procesos
Por supuesto, el Business Process Improvement también trae algunos desafíos para las organizaciones, como algunos de los que ya hemos comentado.
Además de la resistencia del equipo, que puede contrarrestarse creando una cultura organizacional eficiente y ofreciendo capacitaciones sólidas, existe el desafío de la medición.
Muchas empresas aún no logran implementar un BPI de calidad porque no saben cómo identificar anomalías en los procesos.
Asimismo, puede haber una falta de claridad respecto a las responsabilidades y atribuciones de cada proceso, lo que genera retrasos e inconsistencias en las entregas.
Otro punto es la falta de una comunicación asertiva que conecte todos los extremos del negocio, lo que dificulta la estandarización y el control de las tareas.
Sin embargo, el BPI puede ayudar a resolver todos estos problemas si se aborda como una práctica continua que requiere tiempo, atención y colaboración.
Para que realmente exista una mejora, es necesario que todos los profesionales involucrados estén al tanto de los objetivos estratégicos y conozcan el mejor camino a seguir conjuntamente.
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