Cuando los gestores de tecnologías de la información se encuentran ante proyectos que exigen nuevos recursos, deben elegir entre dos caminos diferentes: esperar la disponibilidad de presupuesto y mano de obra o contratar un servicio de outsourcing.
La segunda alternativa, que consiste en externalizar tareas con empresas especializadas, viene siendo frecuentemente adoptada por las empresas que quieren mantener el foco en los procesos principales de negocio.
Pero, al igual que cualquier otra decisión empresarial, el outsourcing tiene sus pros y contras, los cuales no pueden olvidarse a la hora de realizar una evaluación minuciosa.
Determinados factores pueden volverse desafiantes y, para garantizar el éxito al contratar un servicio de externalización de TI, continúe leyendo este artículo.
3 ventajas del outsourcing de TI
Para que comprenda mejor el tema, explicaremos primero algunas de las principales ventajas del outsourcing:
1. Expertise
En la mayoría de los casos, contratar un outsourcing de TI significa que su empresa podrá contar con un equipo especializado en resolver problemas y tendrá acceso a tecnología de punta.
De esta manera, en lugar de sobrecargar a un equipo y requerir inversión constante en la renovación de hardware y software, usted tendrá un socio que acompaña la evolución del mercado y que ya sabe muy bien cómo proveer soluciones de TI.
2. Ahorro
Al compararlo con el costo de un equipo e infraestructura dedicada, la contratación de un socio especializado aporta una gran ventaja en la reducción de gastos de implementación y mantenimiento.
Para entenderlo mejor, basta imaginar los costos necesarios para crear y mantener un equipo de TI. Todos los gastos de reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, salarios, beneficios, espacio de oficina, entre otros costos.
Además, a medida que el mercado tecnológico se transforma, el equipo también necesita estar constantemente actualizado sobre las novedades. Cuando se cuenta con la ayuda de una empresa de outsourcing, dichos gastos y responsabilidades recaen sobre el proveedor.
3. Flexibilidad
Ya sea en tiempos de economía en auge o en crisis, las empresas sufren continuamente con las fluctuaciones en la demanda por parte de los consumidores.
Por eso, otra ventaja asociada al outsourcing de TI es la flexibilidad: el cliente gana tranquilidad para adaptar las soluciones y sistemas al volumen de negocio, respondiendo más rápido a las demandas del mercado y sin necesidad de gastar demasiado en ello.
Algunos desafíos que pueden convertirse en desventajas
Ahora que ya conoce las principales ventajas, también es necesario comprender que al contar con un socio externalizado, ciertos procesos funcionan de manera diferente a cuando se realizan internamente.
Esto puede traer consigo algunos desafíos que, si no se gestionan de forma efectiva, se convierten en desventajas para la empresa. Entiéndalo:
1. Integración
Cuando su empresa opta por el outsourcing, es natural que los sistemas, prácticas y métodos adoptados por cada una de las partes deban alinearse en un momento inicial.
En algunos casos, el propio cliente necesita adaptarse a un estándar de mercado. En otros, el proveedor de la solución realiza modificaciones para satisfacer las demandas del consumidor.
2. Comprensión del negocio
Aunque tengan experiencia en el área tecnológica, algunos proveedores de TI no conocen a fondo el funcionamiento del negocio de sus clientes.
Esto puede generar problemas a la hora de planificar y ejecutar proyectos – especialmente en los sistemas que atienden directamente al negocio – generando gastos innecesarios, retrabajos y retrasos. Por esta razón, es importante alinear expectativas y transmitir directrices claras al proveedor contratado.
3. Seguridad
Otro desafío del outsourcing es la necesidad de otorgar a terceros acceso o incluso control sobre información confidencial del negocio. Después de todo, en algunos casos, el proveedor del servicio ni siquiera se encuentra en su ciudad, estado o país.
Sin embargo, al recordar que mantener una infraestructura propia de hardware y software tampoco es garantía de seguridad contra ataques, esta desventaja pierde un poco de peso.
Asimismo, se debe contar con una política de privacidad bien estructurada, además de transmitir estas directrices al proveedor y estipular estos puntos de seguridad en el contrato. Dado que esta también es una buena práctica de las normativas de protección de datos como la LGPD.
Pero, ¿cómo tener éxito al apostar por el outsourcing?
Como ha visto, algunos factores pueden ser desafiantes al momento de externalizar la TI. Para evitar que se conviertan en problemas y garantizar el éxito del proyecto, es necesario prestar atención a ciertos puntos al elegir un proveedor.
Esto es de suma importancia. Según una encuesta de Deloitte, el 42% de los encuestados dedica más tiempo al proceso de selección de los prestadores de servicios.
En primer lugar, es necesario contar con socios que estén abiertos a escuchar sus necesidades y adaptar soluciones, integrando herramientas que atiendan mejor las demandas de su empresa.
La fábrica de software debe estar alineada con sus directrices y cultura organizacional, además de conocer muy bien los procesos de la compañía. En cuanto a la protección, se requiere la adopción de mejores prácticas de seguridad de la información y el alineamiento con la normativa vigente.
Por ello, es fundamental desarrollar una buena relación con el proveedor del servicio. Así, su empresa podrá minimizar los riesgos y aprovechar lo mejor que el outsourcing tiene para ofrecer.
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