Es evidente que la tecnología es muy bienvenida y necesaria en las organizaciones para optimizar procesos y garantizar la facilidad en la realización de tareas. Sin embargo, no siempre se alcanza la productividad en TI, ya sea por falta de tiempo o de soporte.
Cabe destacar que, a partir del momento en que su equipo de TI agiliza procesos, automatiza tareas y entrega un servicio de calidad, su empresa gana credibilidad ante el cliente y el mercado. Esta ya es una excelente ventaja para prestar atención a la elevación de la productividad en TI, ¿verdad?
La empresa que aún no se ha atenta a estos beneficios está desfasada, principalmente debido a la ausencia o al retraso tecnológico de su proyecto. Por lo tanto, la productividad en TI solo tiene para aportar.
Incluso si tiene un presupuesto limitado para este sector, vale la pena invertir en tecnologías modernas, sistemas innovadores y comunicación eficiente que garanticen facilidad de gestión.
Y si tiene dificultades para implementar acciones para aumentar la productividad, seleccionamos 5 pasos seguros para ayudarle en esta práctica. ¿Vamos?
1. Optimización de procesos
Optimizar significa proporcionar una comprensión más clara de lo que debe hacerse, cuál es el plazo principal y cómo hacer un servicio de calidad. No se equivoque al pensar que la optimización tiene que ver solo con la agilidad, ya que es necesario alinearse siempre con las metas del proyecto y no solo preocuparse por la velocidad de resolución de una demanda.
Lo mismo vale para la implementación de nuevas tecnologías dentro de una organización. ¿De qué sirve sustituir operaciones manuales por softwares y programas si los usuarios no saben cómo utilizarlos? Piense en esto: la optimización genera organización y planificación eficaz.
2. Suministro de una excelente infraestructura
Una de las principales reclamaciones en el sector de TI es la falta de infraestructura para gestionar proyectos y garantizar que todos en la empresa resuelvan sus dudas. No es de hoy que vemos cuánto el presupuesto tiende a ser muy limitado para esta área, y esta reclamación no es del todo errónea.
Una buena infraestructura requiere inversiones altas al principio, con la adopción de nuevas tecnologías y la sustitución de aparatos y equipos para complementar con softwares más modernos.
Incluso si al principio esta opción puede no ser muy interesante para el flujo de caja, el retorno es mucho mayor en la productividad. Después de todo, se estará adaptando al futuro, haciendo que su equipo esté más motivado y preparado para resolver cualquier cuestión referente a la nueva tecnología y a los procesos internos de su empresa.
Por eso, antes de decir “no” de inmediato, evalúe la situación y escuche a su sector. ¡El costo-beneficio a largo plazo puede ser muy gratificante!
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3. Definición de metas inteligentes
Si desea que la productividad en TI sea realmente eficiente, es necesario establecer metas inteligentes y mantener los pies en la tierra.
Las reuniones diarias y la evaluación constante de los resultados son importantes para que los puntos débiles se entiendan y eliminen, y las metas estén alineadas de acuerdo con las posibilidades de la empresa.
Lo mismo vale para los plazos: cuando se centra en una meta tangible, el trabajo se vuelve más organizado, sin obsesiones ni retrasos. Así, establezca metas reales para datos reales y mantenga una comunicación eficiente entre todos los involucrados en el proyecto.
Y, hablando de eso, es en esta etapa donde también debe entrar en acción una comunicación ágil, sinérgica y totalmente honesta. El supervisor y el gestor del área son los responsables de transmitir información precisa sobre el desempeño y los resultados alcanzados. Por lo tanto, deben tener conocimientos y discursos muy bien alineados con todo el equipo.
4. Monitoreo de la productividad en TI
El monitoreo de las acciones, de las tareas y de los resultados del sector y de cada miembro del equipo también es fundamental para mantener la productividad en TI. Cuando la organización no es consciente de lo que se está entregando o de las constantes reclamaciones de otros sectores sobre la tecnología, por ejemplo, termina retrasando y rompiendo la comunicación interna. Esto puede llevar a la desmotivación, al estrés y a la improductividad del grupo.
Un punto clave: monitorear no significa controlar. Es importante que se otorgue autonomía a cada sector y, al mismo tiempo, medir los resultados para evitar la aparición o repetición de fallas. De esta manera, se cometerán menos errores y existirá un mayor compromiso de todos los involucrados.
El monitoreo también es una manera de gestionar riesgos. El registro de todo el proceso, así como de los problemas que surgen en el camino, ayuda a mantener una noción evidente de lo que está por venir y, así, prever posibles riesgos que puedan impactar negativamente en los resultados.
5. Alineación de las acciones con las expectativas del grupo
Para una buena productividad en TI, el feedback en tiempo real marca toda la diferencia. Después de todo, cuando el equipo de TI sabe lo que el cliente, el gestor y el colaborador esperan de su trabajo, se concentra más e intenta cumplir con las expectativas. Y, por otro lado, los gestores también pueden entender de inmediato las dudas y demandas de los colaboradores.
Por lo tanto, el feedback es esencial para aumentar la productividad en TI, porque es a partir de él que el equipo sabrá no solo lo que está haciendo correctamente, sino que también tendrá una clara noción de los errores, evitando la falta de comunicación o excusas innecesarias entre las partes.
Dicho esto, tampoco se puede tomar todo de manera personal. No siempre la improductividad está relacionada con el trabajo en sí, sino, más bien, porque a alguien no le gustó escuchar una crítica y se siente incomprendeido dentro de la organización.
Por lo tanto, se recomienda que proporcione un espacio para que los empleados del sector se sientan libres de dar sus opiniones y aclarar cualquier malentendido profesional. Una sola palabra puede ayudar a resolver toda la situación y mejorar, casi de inmediato, el desempeño del empleado.
La productividad en TI puede perfeccionarse —¡y mucho!— con estos pasos simples y eficaces. ¿Qué tal empezar a aplicarlos hoy mismo?
¿Y usted? ¿Qué le han parecido estos consejos? ¡Deje su comentario y aproveche para compartir otras ideas sobre cómo mejorar la productividad en TI!
