La comunicación interna desempeña un papel destacado para el éxito de las empresas. Además de mantener la cohesión y el alineamiento del equipo, favorece la satisfacción y la motivación de los empleados. Por lo tanto, para obtener resultados tan positivos, es necesario que aplique las mejores prácticas y también las mejores herramientas de comunicación interna.
Las prácticas ya las hemos debatido algunas veces en otros posts. Por eso, hoy nuestro foco será presentarle las 6 principales herramientas de comunicación interna, cómo funcionan y cuáles son sus ventajas.
1. Correo electrónico
El correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación interna más utilizadas dentro de una empresa. De tan consolidado que se ha vuelto, se ve como algo común en las empresas: muchos empleados ya lo manejan diariamente:
Según una investigación, cerca del 92,5% de las empresas utilizan el correo electrónico entre las herramientas de comunicación interna.
Ventajas
Practicidad: no exige mucho esfuerzo y permite comunicarse con prácticamente cualquier empleado.
Accesibilidad: es posible consultarlo desde casa o en la calle por medio del smartphone. Por este motivo, el correo electrónico es especialmente útil para los profesionales que trabajan de forma remota.
Desventajas
Favorece la improductividad: ¿cuántas veces ha perdido horas limpiando su bandeja de entrada? Por otro lado, si no lo hace, pronto será imposible localizar un mensaje específico.
No es completamente seguro: muchas personas tienen el hábito de mantener información importante registrada únicamente en el correo electrónico. Además, puede perderse frente a otras demandas y prioridades.
2. Intranet entre las herramientas de comunicación interna
Este sistema permite la divulgación de información referente a la empresa con acceso restringido, vía web, a los usuarios registrados. Cuando se aplica correctamente, la intranet permite centralizar la información que se divulgaría a través de otras herramientas de comunicación interna, como carteleras o boletines.
Ventajas
Centralización: resulta mucho más fácil localizar y recuperar información en cualquier momento. Asimismo, es posible integrar varios sectores de diferentes ubicaciones.
Desventajas
Complejidad técnica: puede existir cierta dificultad para integrar la intranet con otros sistemas que utiliza la empresa.
Compromiso: especialmente al principio, se necesita mucha motivación para que los colaboradores desarrollen el hábito de acceder a la intranet diariamente.
Bono: ¿Cómo potenciar la comunicación interna con la Televisión Corporativa?
3. Cartelera
Probablemente, la cartelera es una de las herramientas de comunicación interna más antiguas de esta lista. Y, a pesar de todas las tecnologías que surgieron después, todavía se utiliza mucho. No hay secreto aquí: los comunicados y noticias importantes se imprimen y se colocan en lugares de circulación, como los pasillos o el comedor de la empresa.
Ventajas
Costo: dependiendo del volumen de información, el costo de mantenimiento de la cartelera es bajo, lo que proporciona una comunicación económica con toda la empresa. Además, la cartelera es versátil y, por lo tanto, se puede colocar prácticamente en todos los ambientes de la organización.
Desventajas
Simplicidad visual: la cartelera es muy simple, poco dinámica y atractiva. Por lo general, no es eficiente para la comunicación interna, ya que a menudo los empleados la ignoran o queda desactualizada rápidamente.
Mantenimiento: el proceso de mantenimiento de la cartelera puede volverse costoso en escenarios medianos y grandes. Debido a su falta de dinamismo, exige que los comunicados se coloquen uno por uno, lo que en algunos casos inviabiliza su uso cuando existen diferentes ubicaciones.
4. Red Social Corporativa
Las redes sociales provocaron un impacto tan grande en la forma en que las personas se comunican que incluso se incorporaron al ámbito corporativo. Así surgió la RSC (Red Social Corporativa) entre las herramientas de comunicación interna.
Favorece una comunicación más horizontal, acercando las diferentes áreas de la empresa. El acceso a estas redes es exclusivamente interno, por lo que no debe confundirse con el uso de las redes sociales para la comunicación externa y el marketing.
Ventajas
Compromiso: debido a la familiaridad que las personas tienen con las redes sociales tradicionales y también gracias al atractivo visual de esta herramienta, se requiere menos esfuerzo para lograr la adopción total del equipo.
Versatilidad: permite publicar updates de proyectos, incorporar diferentes tipos de medios (fotos, videos, archivos), además de ofrecer la posibilidad de realizar chats y permitir interacciones entre los miembros de la empresa.
Desventajas
Mayor necesidad de control: como la RSC se encuentra en el límite entre la comunicación formal e informal, puede ser necesario monitorear y controlar su uso, principalmente para garantizar que ningún empleado utilice este recurso de forma inapropiada.
5. Periódico Impreso o Digital
El periódico, ya sea impreso o digital, es una vía interesante dentro de las herramientas de comunicación interna para difundir información importante de la empresa a todo el equipo. Un aspecto interesante del periódico es que se pueden crear diferentes secciones con temas variados.
Puede haber una sección para analizar los resultados de la empresa, otra para hablar sobre un evento o capacitación, otra para publicar textos de los propios empleados…
Ventajas
Facilidad de producción: una vez que la plantilla del periódico está lista, prácticamente cualquier persona puede utilizar el archivo editable para crear las próximas ediciones.
La distribución también es muy fácil: el archivo impreso se puede entregar individualmente a los empleados (¡no olvide imprimir una copia para cada uno!), mientras que el digital se puede enviar por correo electrónico.
Desventajas
Costo: en el caso del periódico impreso, con el tiempo, el costo de su producción puede alcanzar un valor considerable. Este ni siquiera es el mayor problema; sin embargo, sabemos que después de un tiempo este material termina siendo descartado. Esto representa un gran desperdicio de recursos para la empresa.
Lentitud: considerando la comunicación como una “vía de doble sentido”, en la que también es necesario escuchar al público interno, el periódico resulta ser una opción bastante lenta. Si un empleado envía una pregunta o solicitud a través del periódico, puede tardar un mes o más en ser atendida. Las noticias pueden llegar desactualizadas.
Limitación de espacio: el periódico es probablemente la herramienta más limitada de esta lista. Por lo general, tiene entre cuatro y ocho páginas como máximo. En estas páginas hay una cantidad máxima de información que se puede divulgar. La siguiente edición, por cuestiones de viabilidad, puede tardar semanas en salir. Es decir, es necesario seleccionar muy bien lo que se difundirá a través del periódico.
6. Televisión Corporativa
La Televisión Corporativa es la herramienta de comunicación más joven e innovadora de esta lista de herramientas de comunicación interna. A pesar de ello, esta herramienta posee un gran potencial para eliminar las dificultades comunes de la comunicación interna, como el compromiso, la escalabilidad, la versatilidad y la agilidad, entre otras.
Ventajas
Es una forma de comunicación activa: la Televisión Corporativa lleva la información al empleado en lugar de esperar a que este la busque.
Es atractiva: especialmente si se compara con los medios impresos, la Televisión Corporativa es mucho más atractiva visualmente. Puede utilizarla para difundir contenido en forma de imágenes, videos y audio en cualquier lugar, incluso con varias filiales. La comunicación interna se puede centralizar, garantizando información actualizada.
No tiene límites: puede llegar a todos sus empleados con una sola Televisión Corporativa. O, si lo prefiere, puede crear un sistema con varios aparatos. Independientemente de la cantidad, el verdadero secreto es la ubicación del equipo.
Baja complejidad técnica: si se compara con la intranet y las redes sociales corporativas, la implementación y el mantenimiento de la Televisión Corporativa son mucho más simples. Por lo tanto, no requiere un equipo de TI interno.
Desventajas
Exige infraestructura: es necesario contar con las condiciones para conectar los aparatos en las posiciones donde planea colocarlos. Para implementar la televisión corporativa, se requiere infraestructura eléctrica, soportes para pantallas y, según el caso, algún tipo de protección para el equipo.
De las 6 herramientas de comunicación interna que hemos listado, ¿cuál utiliza más su empresa actualmente? ¿Y cuál de ellas cree que aporta los mejores resultados? ¡Deje su opinión en los comentarios de este post!
