Como gestor de TI, usted es la persona responsable de mantener funcionando la estructura computacional de la empresa. También es la primera persona en recibir quejas cuando dicha estructura no opera de manera estable o satisfactoria. Y esas quejas llegan rápido.
La tecnología ocupa un papel central para el funcionamiento de cualquier empresa y, por lo tanto, varios sectores se vuelven dependientes de ella para trabajar. Dependientes de su capacidad para mantener la TI en orden. Para ello, el mantenimiento preventivo de TI es la estrategia más eficiente. Entienda mejor cómo se puede organizar este mantenimiento acompañando nuestro artículo de hoy.
¿Cuáles son las ventajas del mantenimiento preventivo de TI?
Existen dos tipos de mantenimiento de TI: el preventivo y el correctivo. Sin embargo, el primer tipo es el más ventajoso. La prevención garantiza que los posibles problemas se detecten antes de que realmente ocurra cualquier daño en los equipos y sistemas.
Por otro lado, el segundo tipo, enfocado en reparaciones, es la corrección que se realiza después de que los daños ya han aparecido. Debido a esta diferencia, al invertir en el mantenimiento preventivo, usted logra mantener la estructura de TI de su empresa siempre funcionando.
Otro factor a considerar es el costo. Como gestor de TI, usted necesita gestionar el presupuesto gastado tanto en las acciones de prevención como en las acciones de reparación realizadas en su sector. Esto incluye evaluar cuál de las dos tiene mejor costo-beneficio.
Puede parecer, a primera vista, que el mantenimiento de prevención implica una mayor carga financiera. Al fin y al cabo, conlleva un trabajo regular y periódico, a diferencia del mantenimiento correctivo, que se realiza únicamente cuando surge un problema.
Sin embargo, comparado con el costo de la productividad y la facturación que se pierden cuando los equipos no pueden trabajar debido a algún problema de TI, el mantenimiento preventivo es financieramente más viable para el negocio.
Sobre este punto es donde usted debe argumentar para defender la implementación de este mantenimiento en su sector.
¿Cómo se debe realizar el mantenimiento preventivo?
La prevención busca mantener los equipos y sistemas funcionando correctamente, minimizando el desgaste y las fallas, y evitando riesgos. El mantenimiento preventivo ayudará a garantizar que no necesite los correctivos ni el plan de contingencia (aunque, aun así, sea indispensable contar con uno).
Para ello, se realizan actualizaciones del sistema operativo y de los software a la versión más reciente, actualización y verificación de antivirus, limpieza y desfragmentación de discos, respaldos (backups), entre otros procedimientos.
No entraremos en detalles técnicos, que usted seguramente conoce muy bien. Pero vale la pena resaltar algunos aspectos de la organización de este procedimiento.
En primer lugar, usted no necesita destinar colaboradores propios para ejecutar el mantenimiento preventivo. La alternativa más práctica es tercerizar este trabajo. Así, su equipo de TI puede dedicarse a actividades más estratégicas y prioritarias.
Algunas actividades del mantenimiento preventivo son rápidas y se pueden realizar en la propia empresa, mientras que otras exigirán más tiempo y tal vez su equipo deba ser retirado temporalmente.
Además de realizar procedimientos técnicos, el equipo tercerizado de mantenimiento preventivo también puede observar las prácticas de su empresa y colaborar con sugerencias importantes sobre cómo usar las máquinas en el día a día para conservarlas de la mejor manera. Sin embargo, este servicio está más relacionado con una consultoría de TI.
Como ya mencionamos, el mantenimiento preventivo de TI debe realizarse periódicamente. Para ello, es necesario crear un calendario optimizado. Dependiendo del perfil de su empresa, la frecuencia necesaria y las mejores fechas para realizar el mantenimiento van a variar.
Es importante que el equipo contratado para este trabajo haga una buena evaluación antes de establecer el cronograma de los servicios. De lo contrario, podría terminar pagando por visitas de más de las necesarias o, peor aún, no recibir las visitas suficientes para mantener su estructura de TI bien cuidada.
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¿Cómo elegir un equipo para realizar el mantenimiento?
Como puede ver, el mantenimiento preventivo es un servicio prestado a largo plazo. Por eso, al contratar un equipo para este trabajo, debe estar atento a los costos involucrados, principalmente de mano de obra y materiales necesarios.
Recuerde también que, si necesita una reparación de emergencia, probablemente esta no se considere parte del servicio de prevención. Por lo tanto, dicha atención seguramente se cobrará por separado, como mantenimiento correctivo.
Es necesario estar muy atento a los problemas de TI que surgen después de contratar un equipo para el mantenimiento preventivo.
Si, aun con este servicio, la necesidad de reparaciones no es cercana a cero, resulta obvio que su inversión no está dando resultados. De hecho, este es un caso en el que se está generando una pérdida, ya que terminará pagando por la prevención y también por la corrección.
Si esto ocurre, procure identificar la causa del problema. ¿El mantenimiento preventivo no se realizó correctamente o hay un mal uso de los equipos o sistemas por parte de su propio equipo?
Además de evaluar los costos, también necesita tener criterios firmes de calidad para elegir al equipo que hará el mantenimiento preventivo. Debe tener experiencia, conocimiento técnico y trabajar de manera transparente y objetiva. Busque profesionales que tengan buenas referencias de otros clientes.
Usted, gestor de TI, puede acompañar de cerca el trabajo del equipo de mantenimiento. Si su agenda de trabajo no se lo permite, delegue este seguimiento a alguien de su equipo.
No deje de monitorizar la realización del mantenimiento bajo ninguna circunstancia. Es fundamental garantizar que se esté llevando a cabo de acuerdo con el calendario y los parámetros definidos en la contratación del servicio.
¿Quién necesita mantenimiento preventivo de TI?
No importa el tamaño de la empresa en la que trabaje, todas necesitan mantenimiento preventivo.
Incluso las micro y pequeñas empresas necesitan este servicio. Cuanto menor sea el tamaño de la empresa, menor será también su capacidad para sortear un problema en la estructura de TI sin sufrir perjuicios.
Por ejemplo, en una empresa que no cuenta con muchos recursos, si una computadora deja de funcionar, es probable que no tenga otra máquina para reemplazarla. Así, el trabajo quedará paralizado hasta que se resuelva el problema.
Las grandes empresas también necesitan mantenimiento preventivo. Aunque tengan la capacidad de reemplazar equipos y pagar por la recuperación de sistemas, este tipo de procedimiento presenta un costo mucho más alto que la prevención de los problemas.
Por lo tanto, para estas empresas, hacer prevención es una forma de reducir costos de TI. Como gestor de TI, tiene una misión importante: concienciar a la empresa sobre las ventajas del mantenimiento preventivo.
Además, debe liderar la planificación para su implementación y mantener un seguimiento constante de la ejecución. El funcionamiento de todos los demás sectores depende de su compromiso con esta actividad.
Queremos saber su opinión. ¿Ya realiza mantenimiento preventivo de TI? ¿Cuáles son los problemas que esta práctica ayuda a evitar? Cuéntenos dejando un comentario en este artículo.
