Tener una comunicación integrada, en la cual se exprese el mismo estándar de información (interna y/o externa) en todos los ámbitos de la empresa, es el objetivo de gran parte de los gestores. Principalmente, si tomamos en cuenta aquellas corporaciones con unidades repartidas en varios puntos.
Pero, al fin y al cabo, ¿cuál es el secreto de una comunicación de punta a punta? En muchas organizaciones, las actividades de difusión están sectorizadas, lo que resulta en lenguajes y acciones diferentes.
Podemos decir que, para alcanzar el éxito, la comunicación integrada pasa por la adopción de estrategias de mercado puntuales y actualizadas. Estas, a su vez, generan ahorro de tiempo y seguridad en los resultados esperados.
¿Quiere saber más? En este material, separamos las mejores prácticas para una comunicación empresarial integrada y efectiva. Eche un vistazo:
Sumario
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1. Integre a los equipos
Cuando hablamos de comunicación integrada, es importante recalcar que todas las áreas relacionadas con el tema deben estar involucradas. Como ejemplo, podemos mencionar el posicionamiento de la empresa respecto al código de ética. En este caso, los sectores de Marketing o Comunicación, RR. HH. y Gestión de Personas deben estar comprometidos para que todas las unidades conozcan las normas.
Otro ejemplo es el lanzamiento de un determinado producto, en el que todos los colaboradores deben conocerlo y estar al tanto del esfuerzo necesario para el éxito del negocio. Aquí entran en juego, además de las estrategias de marketing, el trabajo de producción, ventas y administrativo para dar a conocer la novedad.
Contar con la participación de personas en diferentes niveles gerenciales también contribuye a todo el proceso. Dependiendo del grado de importancia del asunto que se va a comunicar, es necesario pensar desde la cúpula —es decir, la presidencia— hasta los cargos menos decisivos, pero que también son esenciales para compartir la información.
La cuestión es que, dentro del desarrollo de la comunicación integrada, todos deben trabajar juntos. De lo contrario, esto puede resultar en frustración, como problemas en las entregas o expectativas no alcanzadas.
La falta de organización puede generar pérdidas
La falta de integración entre los equipos acarrea grandes perjuicios a una empresa. Solo para dar una idea de cuánto interfiere, la ineficiencia en la comunicación le cuesta a las marcas cerca de 958 millones de dólares al año debido a la generación de datos ineficaces.
Para desarrollar una experiencia exitosa, debe centrarse en:
Saber quién forma parte del proceso, segmentando al público;
Conocer los canales que más llegan a su persona;
Desarrollar mensajes uniformes, utilizando el lenguaje, los recursos visuales y el diseño para unificar la campaña.
Leer más: ¿Cómo integrar la comunicación interna y externa de la empresa?
La tecnología contribuye a la integración
Hablamos, en el tema anterior, sobre lo importante que es reunir a las personas en pro de un objetivo común. Sin embargo, surge una pregunta: ¿cómo integrar a un equipo, especialmente cuando hay miembros en diferentes ubicaciones? La respuesta está en el uso de la tecnología.
Las herramientas tecnológicas pueden contribuir a que los profesionales involucrados sigan una misma estrategia de comunicación. Los recursos son capaces incluso de mejorar el contacto y dinamizar los procesos, sin ruidos y en tiempo real, ya que todos conocerán los objetivos de la empresa con mayor facilidad.
2. Ponga a su público objetivo en primer lugar
Para cada difusión, hay un público objetivo como destino. En la comunicación empresarial integrada, no es diferente. Es necesario transmitir el mismo mensaje para que este llegue de forma uniforme al público destinatario.
Sin embargo, para que el mensaje llegue correctamente a su destino, es fundamental saber quién es y qué canales deben utilizarse para alcanzarlo. En el caso de la comunicación interna, RR. HH. puede trazar el perfil a partir de la propia información que consta en el registro de los colaboradores. En cuanto al público externo, cuando la empresa no cuenta con todos los datos sobre los clientes potenciales, es importante identificar las personas.
Aquí se deben plantear diversas preguntas:
- ¿Quién es mi público objetivo?
- ¿A través de qué medios le gusta establecer una relación?
- ¿Qué recursos o canales de comunicación le interesan más?
- ¿Cuál es su aceptación de las redes sociales?
Tener una respuesta clara a estas preguntas contribuye (y mucho) a la construcción de un plan efectivo de comunicación integrada.
En el día a día, innumerables mensajes se malinterpretan, se ignoran o incluso no llegan como se deseaba. Por esta razón, es fundamental comprender los comportamientos, las emociones y los intereses del público objetivo, así como garantizar la precisión y relevancia de cualquier información.
Un proceso de comunicación exitoso es aquel en el que el mensaje transmitido es bien comprendido por los receptores, ya sean colaboradores o clientes.
Los mejores recursos para comunicarse
Cuando elegimos los medios equivocados para difundir información, el tiempo para alcanzar los objetivos es mayor. Por lo tanto, reflexione sobre qué estrategias y herramientas utilizar para entregar la comunicación de manera rápida y sin obstáculos.
Recuerde que un mensaje mal transmitido puede afectar negativamente no solo al lugar de trabajo, sino también a la imagen de la empresa en su conjunto. Asegúrese de que la información llegue de la mejor manera posible al otro lado. Para ello, es necesario apostar por tendencias de comunicación.
Por último, también vale la pena apostar por formas creativas de fomentar una buena relación. Las acciones internas, el reconocimiento de la empresa por las metas alcanzadas y el trabajo de asesoría contribuyen a un resultado más positivo.
3. Mantenga una estrategia única y actualizada
Mantener una estrategia única y actualizada es uno de los obstáculos que se encuentran en el proceso de comunicación integrada, tanto interna como externa.
La planificación puede ser elaborada por varias mentes y distribuida a través de diversos medios. Sin embargo, el discurso debe ser uno solo. De lo contrario, puede confundir a quien recibe la información.
Para reforzar la comunicación interna, convoque reuniones frecuentes con cada tipo de área involucrada, unificando el mensaje. En cuanto al aspecto externo, es necesario contar con estrategias bien definidas para la promoción de productos, servicios o incluso de la marca. Todo esto teniendo siempre en cuenta las nuevas tecnologías para la captación de clientes.
Mapeo de debilidades y oportunidades
Hacer un mapeo constante de los puntos débiles y fuertes del negocio, lo que permite identificar qué se puede mejorar, es uno de los pasos. Además, también es necesario que exista un objetivo general de integración claro, con responsabilidades bien definidas y un plan de comunicación empresarial.
Desafortunadamente, es común ver organizaciones que aíslan la comunicación de datos. Pero las empresas que unifican el discurso para los empleados y los clientes tienden a destacar y tener más éxito.
De nada sirve invertir en contenidos informales cuando el proceso interno es burocrático y poco amigable, por ejemplo. Es necesario cumplir lo que se dice. De lo contrario, la desconfianza del público puede ser el único resultado de tanto esfuerzo.
Ah, ¡no olvide que la estrategia debe estar siempre actualizada! Por lo tanto, mantenga los procesos en constante mejora.
4. Invierta en una identidad visual estandarizada
Así como el discurso debe ser único, la identidad visual de la empresa debe seguir una línea exclusiva.
La imagen fue, es y siempre será el primer contacto del público con la marca. Desde la era de la Revolución Industrial, las empresas utilizaban recursos visuales para destacar sus productos. Con el tiempo, la comunicación interna también comenzó a recibir los mismos conceptos destinados a la comunicación externa.
En el caso de la comunicación empresarial integrada, es necesario seguir estándares y principios que permitan el reconocimiento de la marca en diferentes lugares. El logotipo, los colores y el diseño deben ser los mismos en todos los materiales. Así, tanto el equipo de la oficina del norte como el del sur, por ejemplo, identificarán visualmente lo que pertenece a la empresa.
La identidad debe tener en cuenta el equilibrio, la fácil asimilación y ser impactante. Aquí es fundamental la participación de un empleado del área para el desarrollo de la identidad. La premisa de que “menos es más” debe seguirse al pie de la letra.
Leer más: Por qué su empresa necesita un buen posicionamiento de marca
Una vez ejecutada esta parte, se debe observar otro punto: la creación de un manual de marca, con directrices precisas, para que se respete todo el conjunto desarrollado. Incluso de manera interna en presentaciones comerciales, comunicación interna y acciones de la empresa. Este documento es indispensable para que la organización tenga una identidad sólida frente a las distintas personas clasificadas.
5. Mida el éxito de la comunicación integrada
Un equipo integrado, un público objetivo definido y una identidad visual lista. El éxito de la comunicación integrada está garantizado, ¿verdad? Incorrecto.
Aún falta un elemento más en este proceso: la medición de las estrategias adoptadas. De lo contrario, existe la posibilidad de que esté invirtiendo sus recursos en el lugar equivocado.
Es más que necesario realizar un seguimiento de los resultados de cada acción y analizar si estos cumplen con las expectativas. Al fin y al cabo, si los índices de ventas, ingresos y costos se controlan de cerca, ¿por qué se iba a dejar de lado la comunicación?
A partir de las métricas, es posible anticipar crisis o percibir si la inversión aplicada está dando un buen retorno. Además, los números son una buena justificación para que los gestores defiendan sus proyectos.
Evalúe el ROI
La medición puede hacer más que mostrar buenos números: ¡le permite ver a tiempo si necesita cambiar de estrategia! Al fin y al cabo, ¡un error puede salir más caro que un acierto!
Evalúe constantemente el Retorno de la Inversión (ROI) de su empresa para saber qué acciones realmente valen la pena. Incluso cuando se trata de comunicación interna, donde este seguimiento es más complejo y hasta abstracto, es posible encontrar formas de identificarlo.
Leer más: ¿Cómo medir el ROI de la comunicación empresarial de mi negocio?
Las herramientas de gestión y análisis pueden aportar indicadores. Lo importante es recordar que tanto las métricas como los indicadores de rendimiento (Key Performance Indicators, o KPIs) están siempre vinculados a los objetivos estratégicos de la comunicación.
Conclusión
Adoptar las mejores prácticas para la comunicación integrada es el mejor camino en lo que respecta al logro de los resultados esperados. Esto significa que la empresa debe unir sus esfuerzos para poner la planificación en marcha. Y todo comienza con la integración de los equipos, contando con la participación de empleados de las más diversas áreas y jerarquías.
Además, es necesario definir cuál es el público objetivo, identificando cómo piensa, actúa y acepta la comunicación. En esta etapa, contar con herramientas tecnológicas es fundamental para que la información correcta llegue a quien la necesita.
Independientemente de cómo se produzca la comunicación, esta debe seguir una estrategia única y actualizada. La corporación necesita un discurso unificado, bajo el riesgo de tener que lidiar con el estrés generado por información contradictoria. El desgaste, sin duda, es mayor al llegar a este punto. ¡Por lo tanto, esta etapa nunca debe subestimarse!
Otro punto que merece especial atención es la identidad visual, ya que es con ella que el público tiene su primer contacto. Pensar en colores, formas y estandarización hace que el colaborador reconozca la marca, sin importar en qué unidad se encuentre.
Por último, no renuncie a medir el éxito de la comunicación integrada. Incluso porque, a veces, puede pensar que todo va bien, mientras que los números dicen lo contrario. Desde una acción para celebrar la antigüedad en la empresa hasta la implementación de un nuevo sistema, todo debe ser monitoreado. Y si se da cuenta de que va por el mal camino, hay tiempo para dar marcha atrás e invertir en otras tácticas.
Esté preparado(a) para cambiar cuando sea necesario. Aprenda de la experiencia e investigue constantemente las mejores soluciones. Pruebe todo lo necesario y mejore siempre. Lo más importante es que la comunicación debe ayudar a desarrollar relaciones sólidas con sus públicos. Por lo tanto, ¡construya los valores de su marca!
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