Estimar la duración de un proyecto es uno de los primeros desafíos del gerente de proyectos y su equipo. Al ser compleja, los fallos en esta primera fase pueden comprometer el éxito de la empresa en cuestión. A fin de cuentas, la práctica de la técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique), combinada con el método CPM, es fundamental para la gestión del calendario del proyecto, coordinando costos y resultados.
Este artículo abordará el concepto del método PERT, utilizado para elaborar estimaciones más asertivas y gestionar mejor los proyectos, anticipando una serie de factores complejos, como estimaciones de gastos y tiempo.
¿Qué es el PERT en proyectos?
Creada en 1958 en los Estados Unidos, por la NASA, la técnica PERT consiste en descubrir la duración de una actividad basándose en tres estimaciones posibles para la misma: estimación Optimista (O), Pesimista (P) y Más Probable (MP).
Se trata de una forma de reducir las posibilidades de fallos en la implementación de nuevos proyectos, por medio de estimaciones que demuestran los riesgos inherentes de cada etapa. Para llegar a una estimación correcta, es necesario contar con la experiencia de especialistas.
La combinación de estas tres posibilidades es el gran diferencial del método PERT, ya que pondera las incertidumbres y riesgos involucrados en la actividad.
En primer lugar, es necesario obtener de los especialistas las estimaciones Optimista, Pesimista y Más Probable para la actividad. Considere que:
- optimista: es el escenario perfecto, donde todo sale bien;
- pesimista: es el peor escenario, donde todo va a salir mal;
- más probable: es un escenario razonable, donde todo se mantendrá dentro de la normalidad, sin grandes sorpresas (ni buenas ni malas).
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Además, el proyecto debe segmentarse en una serie de tareas que determinan cómo se llevará a cabo el calendario en cuestión. Entre las etapas se encuentran:
- designación de los liderazgos o gerencias que participarán en el proyecto;
- fases que estructuran la implementación del proyecto;
- estimación de la duración del proyecto en cada una de sus etapas;
- responsable de supervisar el proyecto.
Con dicha información, es posible pasar a la red PERT —compuesta por tres puntos esenciales, también llamada Método de la Ruta Crítica (CPM/PERT). Entiéndala a continuación.
Método CPM
Considerado una parte o una extensión de la técnica PERT, el Critical Path Method (CPM) se utiliza en la gestión de proyectos más complejos y extensos. Sin embargo, puede aplicarse incluso en proyectos simples, aportando una serie de beneficios.
El método también fue ideado alrededor de 1958. El objetivo era optimizar la cadena productiva y reducir las paradas para mantenimiento.
A partir del modelo, las tareas o actividades se organizan de forma gráfica. En forma de diagrama, permite mostrar la conexión entre cada una de las etapas y sus respectivas dependencias. Conozca los símbolos utilizados:
- flechas: tareas que se utilizarán en el proyecto, organizadas también por tiempo de ejecución (a partir de la indicación numérica); cabe recordar que algunas tareas o actividades pueden realizarse simultáneamente o pueden tener una relación de interdependencia;
- flechas punteadas: muestran tareas que dependen de la realización de otras tareas, o incluso adaptaciones en la programación, a veces llamadas actividades fantasma, en el caso de la visualización de nuevas posibilidades o momentos críticos en la programación;
- círculos: marcan la transición entre tareas, conectando las flechas, también llamados nodos o eventos.
De este modo, la ruta crítica del método CPM muestra las tareas o etapas que deben superarse para la realización total de un proyecto. A través de los diagramas es posible estimar la duración de cada evento (lo cual debe indicarse), así como visualizar holguras entre tareas o posibilidades para la optimización de la rutina productiva.
Asimismo, la técnica ayuda a identificar cuellos de botella, recursos, la mano de obra necesaria y posibles problemas en el proyecto. También señala los momentos de pausa, donde se pueden realizar mantenimientos o cambios de turno en el sistema productivo.
Los beneficios del método CPM:
- identificación de tareas prioritarias;
- clasificación de la duración de las tareas;
- evaluación de posibles tareas modificables para un mejor flujo productivo;
- estimación del flujo de tareas y del tiempo de ejecución;
- comparación entre planificación y ejecución por medio del diagrama.
Combinar el método PERT con el CPM permite obtener una visión más amplia de la secuencia lógica de la planificación. Descubra ahora cómo se realiza el cálculo de la técnica PERT:
Fórmula del cálculo PERT
La fórmula PERT otorga un mayor peso a la estimación Más Probable, pero sin dejar de considerar las estimaciones Pesimista y Optimista.
PERT = (Pesimista + 4 x Más probable + Optimista)/6
Es posible, incluso, alterar los pesos entre las estimaciones de acuerdo con la realidad de su proyecto, teniendo en cuenta que los pesos no pueden superar la suma total de 6.
Vayamos entonces a un ejemplo:
- estimación Optimista = 20 días;
- estimación Pesimista = 35 días;
- estimación Más Probable = 25 días;
PERT = (35 + 4 x 25 + 20) / 6 = 25,83 días
Es decir, la estimación PERT señalada para la actividad es de 25,83 días.
Desviación Estándar: Pesimista – Optimista / 6
La desviación estándar indica cuánto podrá variar aún la duración calculada en la fórmula PERT, tanto al alza como a la baja.
Siguiendo el ejemplo, la desviación estándar de la actividad será:
Desviación Estándar = 35 – 20 / 6 = 2,5 días
Es decir, la actividad se ejecutará entre 23,33 días (25,83 – 2,50) y 28,33 días (25,83 + 2,50), lo que equivale a decir que la duración estimada para la actividad A es de 25,83 +/- 2,50 días.
Cuanto mayor sea la desviación estándar, más incerta será su estimación para la actividad, ya que la variación entre el escenario optimista y el pesimista es muy significativa.
Varianza: (Pesimista – Optimista)² / 6
Después de encontrar la estimación PERT de las actividades y establecer la secuencia y dependencia entre ellas, es posible llegar a la duración del proyecto.
Desviaciones en el proyecto
Para descubrir cuál es la desviación estándar del proyecto, es decir, cuánto puede variar el proyecto al alza o a la baja, no basta con simplemente sumar las desviaciones estándar de cada actividad. En su lugar, se debe calcular la varianza de cada actividad; es decir, sumarlas y extraer la raíz cuadrada del resultado para encontrar la desviación estándar del proyecto.
Ejemplo de cálculo de la varianza de la actividad:
Varianza: (2,50) ² = 6,25
Beneficios del método PERT
Ahora que ya sabe cómo aplicar la técnica PERT, descubra cómo la herramienta puede mejorar los resultados de sus proyectos y facilitar la toma de decisiones:
- permite el análisis predictivo de un proyecto;
- señala en forma de diagrama las incertidumbres del proyecto;
- ayuda a reducir costos y a optimizar los recursos;
- permite un análisis amplio de la posible duración de la actividad;
- combinado con el método CPM, mejora la comunicación entre las áreas de la empresa.
La técnica puede utilizarse tanto en proyectos como en otras actividades. En algunos casos, puede aplicarse únicamente en los momentos de mayor riesgo, cuando no existe una estimación correcta y la variación entre el peor y el mejor escenario es significativa.
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