La LGPD o Ley General de Protección de Datos, nació del GDPR, legislación vigente en Europa desde 2016. El propósito de esta legislación es proteger y garantizar la privacidad de los datos personales de las personas físicas.
En Brasil, la LGPD entró en vigor el 18 de septiembre de 2020 y está exigiendo que varias áreas dentro de las empresas modifiquen sus procesos, principalmente aquellas que lidian directamente con documentos y datos sensibles.
Incluyendo a RRHH, que necesita tratar muchos documentos de ámbito personal de sus colaboradores y terceros. Los profesionales de este sector deben prestar atención a ciertas actitudes, ya que la nueva legislación impactará incluso en las tendencias y prioridades para los próximos años.
El organismo que fiscaliza la LGPD es la Autoridad Nacional de Protección de Datos, que por el momento todavía está en formación. Debido a esto, las sanciones están suspendidas hasta agosto de 2021. No obstante, la fiscalización garantiza multas y sanciones administrativas para las empresas que no cumplan con los requisitos después de este plazo.
Para estar de acuerdo con la legislación, es importante comenzar a adaptarse desde ya. ¡Así que vea en este post 7 actitudes fundamentales para adaptar su RRHH a la LGPD!
7 consejos prácticos para adaptarse a la LGPD
1. Entienda las responsabilidades de cada uno
La Ley General de Protección de Datos nombra agentes de tratamiento, que no son más que los involucrados en el proceso de tratamiento de datos. Ellos serán los responsables en caso de que la empresa no esté cumpliendo con la legislación.
En el sector de RRHH podemos definir a los agentes de tratamiento de la siguiente manera:
- Controlador: la empresa;
- Operador: el empleado que manipulará los datos.
Vale la pena recordar que, para casos de castigos por parte del órgano fiscalizador, al operador le cabe la responsabilidad de tratar los datos de acuerdo con el proceso definido por el controlador. Por lo tanto, al controlador le corresponde la mayor responsabilidad de seguir los requisitos de la LGPD, y al operador le consta el deber de seguir los pasos según lo informado por el controlador.
2. Defina la información de forma clara en los contratos
La legislación garantiza a los titulares de los datos el derecho a la transparencia, el consentimiento y el libre acceso a sus datos. Por eso, incluso en los documentos contractuales, será necesario cumplir con cierta información:
- Finalidad: es necesario dejar claro para qué finalidad se utilizarán los datos recopilados. Por ejemplo: archivo, análisis de datos, entrega de equipos, en caso de atención médica urgente o situaciones necesarias para velar por la salud del colaborador.
- Adecuación: una vez definida la finalidad, es de suma importancia que el tratamiento de datos obedezca a lo informado.
- Necesidad: aquí entra el acto de recopilar únicamente los datos que realmente sean necesarios. Pondere lo que es verdaderamente requerido para el mejor funcionamiento de su trabajo.
- Consentimiento: uno de los temas más abordados en la LGPD; sin el consentimiento del titular está prohibido recopilar y tratar sus datos personales.
3. Aplique la política de mesa limpia
Con la vigencia de la LGPD, se aconseja limpiar y organizar los escritorios. Si el profesional de RRHH – como operador de tratamiento – deja algún papel que contenga datos personales de alguien en el escritorio y sale de la sala, aunque sea rápidamente, ¡debe guardar el papel!
Esto se debe a que, si en el ínterin en que el operador no está presente otra persona accede a la información sobre la mesa, incluso podría tomar fotos o usarlas de mala fe. Esto se define como fuga de datos, punible por la LGPD.
Y esto se encuadra incluso en los currículums recibidos, o si el operador tiene post-its con información personal de alguien en un lugar visible. Se requiere extrema atención a estos detalles.
Por lo tanto, para evitar que un tercero acceda a la documentación y haga un mal uso de ella, se recomienda que el profesional organice todo dentro de carpetas y, siempre que se ausente de la sala, lo guarde dentro de un armario con llave o utilice un sistema adecuado a la LGPD.
4. Limite los accesos en la red de la empresa
Si la empresa trabaja con carpetas en la intranet, ya no podrá dejar los documentos accesibles para todos los empleados. Se debe pensar en formas de limitar el acceso únicamente a los agentes de tratamiento de datos.
Pensando tanto en los riesgos de pérdida de documentos en papel como en las fallas de seguridad que pueden ocurrir en las redes internas de la empresa, las herramientas digitales en la nube son grandes aliadas.
Las soluciones de este tipo no requieren un espacio físico para la gestión de documentos corporativos, y reducen el riesgo de pérdida de documentos. Además, es posible definir un acceso limitado y cifrado para los documentos.
5. Comparta consejos y capacitaciones
Es imposible cambiar los procesos de la noche a la mañana, por lo que este cambio debe ser incentivado y reforzado. Para ello, comparta consejos y estrategias que se pueden tomar con su equipo.
Una buena herramienta para compartir información de forma universal con los empleados, evitando cuellos de botella en la comunicación, son los paneles de gestión visual, conocidos como carteleras digitales. Estos consisten en la implementación de TVs Corporativas en lugares estratégicos que tengan gran circulación de empleados, como la recepción o el área de alimentación.
Tenga cuidado de no compartir ninguna información de carácter personal. El propósito de esta solución, cuando hablamos de la LGPD, es difundir consejos para la optimización de procesos y el refuerzo de la legislación.
6. Organice los datos antiguos
Realice auditorías internas periódicas e identifique qué datos son de retención obligatoria y cuáles pueden ser descartados. Haga esto filtrando información personal innecesaria de empleados que ya no trabajan en el lugar.
Recuerde que la información de comprobación de impuestos, salarios, contratos y despidos debe guardarse durante un período determinado. Así se asegura de no tener problemas futuros.
7. Atención a los datos compartidos
Si es necesario compartir datos personales de los empleados con alguna empresa tercera, como es el caso de la contratación de seguros de vida y beneficios, por ejemplo, se deben tener en cuenta dos cosas:
- Esta información debe estar presente en el contrato al definir la finalidad de la recopilación de datos.
- Mapear con qué empresas se compartieron estos datos, además de identificar qué datos, cuándo y por qué se realizó el intercambio.
Ahora ya conoce algunas actitudes que son fundamentales para adaptar el departamento de RRHH a la LGPD. Si tiene dudas en cualquiera de estos pasos, busque el apoyo de un profesional del área jurídica.
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