Una política de comunicación es esencial dentro de la planificación estratégica de cualquier organización. A través de ella, es posible establecer posturas de relación y diálogo con los diversos públicos de interés de una empresa.
Esto también se aplica a la comunicación interna, que debe ser planificada y sistematizada. Solo así podemos orientar a todos los sectores del negocio con el fin de generar buenos resultados en las actividades cotidianas.
Si su organización necesita una política de comunicación interna eficiente, este contenido fue hecho para usted. ¡Siga adelante y acompañe nuestro paso a paso, pero recuerde que estas etapas deben adaptarse a su realidad!
1. Establezca los objetivos de la política de comunicación interna
La política de comunicación interna debe basarse en los valores de la corporación, que servirán de base para un conjunto sistematizado de posturas y directrices establecidas.
El objetivo debe ser orientar la relación de la empresa o institución con sus públicos de interés, conocidos en el medio como stakeholders (en este caso, tratamos del público interno). Lo ideal es que todos los colaboradores conozcan, al menos, las directivas básicas de la política de comunicación. Por su parte, los responsables del sector, obviamente, deben entender de manera profunda los procesos que pondrán las acciones en práctica.
2. Ejecute el monitoreo
Una política de comunicación eficiente no está exenta de errores y efectos insatisfactorios, simplemente porque eso es imposible de alcanzar. De hecho, lo esencial es que prevea acciones de monitoreo de desempeño de cada área de la institución.
Esta etapa es importante para el control y el mantenimiento de la planificación de comunicación. Solo así conseguimos establecer prioridades y revisar las estrategias empleadas.
3. Haga el diagnóstico de la situación actual de la organización
La política de comunicación interna debe tener en cuenta al público al cual se dirige la institución. Es necesario recopilar información como las características generales de los empleados y datos como la estructura de funciones y responsabilidades, además de cómo se transmite el conocimiento a los colaboradores en cada nivel jerárquico.
A través de este diagnóstico, es posible identificar la mejor manera de transmitir información y comunicados a los diferentes grupos dentro de la empresa.
También se debe considerar la cultura organizacional actual y cuáles son los cambios deseados en dicha estructura. Es en esta etapa donde se debe escuchar a los empleados para que el resultado refleje el clima del entorno de trabajo.
4. Determine los canales y herramientas de comunicación
La política de comunicación interna debe utilizar canales y herramientas que estén acordes con el perfil de la empresa. Vea a continuación algunas alternativas:
- Intranet: este sistema permite difundir información a cualquier persona conectada a internet en una computadora o dispositivo móvil. Cabe destacar que se limita a quienes posean acceso liberado a estas terminales (en este caso, encargados, gerentes, líderes).
- Red social corporativa: estos entornos virtuales ya forman parte del cotidiano de casi todos nosotros. Aprovechar esta herramienta en la comunicación interna puede resultar ser una estrategia interesante para la transmisión de informativos y para la integración de los empleados.
- Correo electrónico: a pesar de la popularidad de las aplicaciones de mensajería instantánea, sigue siendo un excelente recurso para utilizar. Con programas específicos de gestión, es posible analizar estadísticas de apertura y segmentar la base de contactos.
- Diario digital: los impresos son una realidad dentro de muchas organizaciones. Sin embargo, por contención de gastos (y también para modernizarse), la comunicación interna puede hacer uso de periódicos y revistas online para involucrar a los empleados.
- TV corporativa: funciona como una cartelera digital. Su principal ventaja es llegar a todo el público, desde los colaboradores en posiciones más bajas hasta gerentes y directores. Una buena gestión de esta herramienta pasa, entre otros factores, por la elección de lo que se exhibirá: informativos, memorandos y contenidos que capten la atención de las personas.
5. Arme un plan de acción
Una vez establecida la política de comunicación interna y los medios utilizados para hacer circular la información dentro de la empresa, es hora de pasar al plan de acción.
La idea es que todos los empleados conozcan las directrices de la política de comunicación, por medio de capacitaciones, por ejemplo. Los responsables del sector deben garantizar que el mensaje llegue de manera eficaz a todas las áreas del negocio.
La política de comunicación interna es el primer paso que debe dar cualquier organización que pretenda alcanzar el éxito. Dialogar de manera eficiente con los propios empleados permite posicionar mejor a la institución en el mercado. Una buena imagen pública debe partir de la percepción interna para transmitir excelencia y aumentar la competitividad del negocio.
¿Qué le pareció este contenido? ¿Cómo se comunica su empresa con los colaboradores? ¡Comente abajo y comparta sus observaciones con nosotros y con otros lectores!
