Hoy en día, la mayoría de las empresas dependen de la tecnología para realizar sus transacciones y utilizar sistemas automatizados. Sin embargo, aunque este es un gran paso hacia la modernización y la innovación, muchas empresas aún no saben cómo prestar atención a un plan de contingencia de TI.
Entonces, ¿quieres saber más sobre el tema? ¡Mira esta publicación!
¿Qué es un plan de contingencia de TI?
Es muy importantísimo saber de qué trata este plan. Después de todo, como dependemos de la tecnología, pueden ocurrir varios imprevistos, como paradas del sistema, pérdida de datos, fraudes y desastres que pueden hacerle perder mucho tiempo —y, en consecuencia, dinero e incluso credibilidad—.
Es por eso que es importante contar con un plan de contingencia de TI. Garantiza a cualquier empresa que dependa tanto de sistemas automatizados o transacciones en línea, por ejemplo, la capacidad de reducir los daños y recuperar gran parte de lo que pueda haberse corrompido o perdido debido a una falla técnica, un corte de energía o incluso errores de los usuarios.
Por lo tanto, ahora veremos cómo armar un plan de contingencia de TI en unos pocos pasos. ¡Sigue leyendo!
1. Organizar todos los sectores
Dado que el plan de contingencia de TI tiene como objetivo la recuperación del sistema y de los datos, es fundamental que cada sector esté involucrado en estas prácticas de seguridad de la información, sabiendo exactamente cómo guardar los datos, hacer un uso correcto de la tecnología y mantener a todos al tanto de las actualizaciones y posibles errores del sistema.
Además, es fundamental que los gestores, supervisores y ejecutivos —que son los responsables de la organización— velen por el compromiso de todo el equipo cuando ocurra este tipo de situación.
En resumen: todos deben ir de la mano, conscientes de todos los procesos y de cómo mejorarlos. Y como estamos hablando de educar a los usuarios —lo que no deja de ser un aspecto organizativo—, el gestor o el equipo de TI deben estar preparados para responder a las dudas de los usuarios y explicar conceptos básicos ante imprevistos.
La simple implementación de un sistema en la nube, por ejemplo, puede ayudar mucho a contener un fallo en el sistema, ya que sus datos estarán guardados en otro lugar. En este sentido, ¡concienciar sobre la importancia de las copias de seguridad es de suma importancia!
2. Formar un equipo de gestión de crisis
Como hemos visto, para armar un plan de contingencia es necesario crear un equipo que se encargue de resolver los problemas y realizar las acciones necesarias, independientemente de las consecuencias.
Es este equipo el que medirá lo que se perdió y cómo recuperarlo, siendo el responsable de la decisión principal. Es por eso que, en este caso, se recomienda unir al gerente de operaciones con el gerente de procesamiento de datos, ya que pueden aportar conocimientos de estas áreas en situaciones de riesgo.
Asimismo, es aún más interesante realizar pruebas entre los grupos para determinar cuál fue la mejor solución encontrada y, de esta forma, definir quiénes serán los responsables del plan de contingencia. En este sentido, además de los conocimientos personales, la precisión y el profesionalismo deben tenerse en cuenta de forma frecuente.
3. Realizar un análisis de riesgos
En cualquier plan de contingencia de TI, es fundamental desarrollar un análisis de riesgos. Esto significa que se deben medir los probables impactos negativos resultantes de estos imprevistos, ya sea por fallas humanas o naturales, por ejemplo.
Por lo tanto, este análisis será responsable de estimar las consecuencias previstas y las formas de garantizar que los registros y documentos vitales para la empresa no se corrompan ni se pierdan como resultado de lo inevitable.
4. Definir prioridades
En el análisis, también es esencial que definas qué documentos, datos, sectores y procesos deben clasificarse como prioritarios o prescindibles. Así, además de organizar mejor toda la planificación, también puedes identificar cuáles son aquellos documentos que requieren mayor cuidado y responsabilidad.
Vale la pena destacar que toda esta clasificación debe analizarse cuidadosamente para no pasar por alto nada relacionado con la urgencia o la prioridad. Y esto abarca desde las políticas internas hasta los sistemas de información.
5. Determinar estrategias de recuperación
Intenta responder algunas preguntas importantes, como: ¿de qué manera se recuperarán los datos y los sistemas? ¿Mediante el uso de software, hardware o aplicaciones?
Para determinar estas estrategias, hay muchos aspectos que requieren mucha atención, como un análisis riguroso de las funciones de la computadora, procedimientos especiales de seguridad, horas de duración, circunstancias de emergencia, viabilidad y, por supuesto, prioridad.
6. Redactar un documento
Por fin, a partir del momento en que el plan de contingencia de TI está configurado, es esencial que lo redactes en formato de documento para que sea accesible para todos en la empresa. Por supuesto, la gerencia debe validarlo y aprobarlo o no; sin embargo, es vital que proporciones la información necesaria, como las etapas del proceso y una guía paso a paso.
Y no olvides actualizar siempre este plan para contemplar cambios significativos en el sistema y formas de recuperarlos rápidamente. Educa a todos para que sepan qué actitudes deben tomar o, al menos, a quién deben llamar en el momento de un eventual fallo en el sistema.
7. Realizar pruebas
Puede parecer extraña, pero algunas empresas no prueban el plan de contingencia al menos una vez al año, lo que es, sin duda, un hábito irresponsable e inmaduro. Por lo tanto, lo que se hace básicamente es esperar pasivamente los imprevistos o las descargas eléctricas.
Por el contrario, cuando se realiza una prueba para analizar si el plan funcionaría o no en una situación real, puedes descubrir qué se puede mejorar y qué no funcionó, haciendo que el plan sea aún más eficiente.
Ante todo esto, ya te habrás dado cuenta de que crear un plan de contingencia es una gran responsabilidad, ¿verdad? ¡Después de todo, los profesionales deberán definir con casi total precisión lo que se debe hacer ante cada probabilidad!
De hecho, el plan de contingencia de TI es fundamental para que la empresa no sufra las fallas técnicas ya previstas en una organización que depende las 24 horas del día de la tecnología. Por todo esto, lo más recomendable es que contrates a una empresa de TI externa para que tus datos puedan ser monitoreados con el mayor cuidado posible, con el fin de ganar productividad y reducir los costos de la organización.
Y dime, ¿qué te parecieron nuestros 7 pasos para armar un plan de contingencia de TI? ¿Tienes alguna duda todavía? ¡Déjanos tu comentario!
