¿Qué sucede con los datos de su empresa cuando hay fallas en el sistema de gestión, cuando la información se elimina accidental o intencionalmente, o cuando los servidores fallan? La política de respaldo cumple la función de garantizar que su equipo de TI esté preparado para reaccionar si los datos se ven afectados por cualquier tipo de incidente.
Por ello, indicaremos cuál es el papel de la política de respaldo en los planes de contingencia de la empresa y mostraremos cómo el gerente de TI puede definirla utilizando 5 preguntas. ¡Consúltelo!
El papel de la política de respaldo en la gobernanza de TI
La gobernanza de TI define los procesos, metodologías, responsabilidades y herramientas necesarios para alinear las decisiones del equipo de tecnología con las necesidades del negocio.
Además de planificar cómo los colaboradores, clientes y proveedores serán apoyados diariamente mediante el uso de recursos tecnológicos, la gobernanza busca mitigar riesgos y aumentar la productividad de todos los usuarios.
La política de respaldo debe definirse exactamente dentro de la estrategia de reducción de riesgos. Después de todo, su función es garantizar la disponibilidad de copias de seguridad cuando sean necesarias.
Las 5 preguntas para definir una buena política de respaldo
1. ¿Qué datos necesitan ser respaldados?
No todos los datos tienen la misma importancia para la empresa. Por ejemplo, el área administrativa tiene la obligación legal de guardar los comprobantes de pago de impuestos durante al menos 5 años para evitar multas. Otros documentos y registros pueden requerir menos tiempo antes de ser eliminados.
Por lo tanto, evalúe junto con los diversos sectores de la empresa cuáles son los documentos, cuál es su importancia y el tiempo de retención que cada uno debe tener. Analice la frecuencia con la que surgen nuevos archivos de esa categoría y mapee cuáles serán los impactos de perderlos.
2. ¿Dónde se pueden respaldar?
¿En la nube, en cinta, en disco o en un servidor de redundancia? Debe indicar el dispositivo según la importancia de los datos y la necesidad de su rápida restauración en caso de interrupciones en los sistemas principales. Tenga en cuenta que la recuperación de copias de seguridad realizadas en medios físicos puede llevar más tiempo que en la nube, por ejemplo.
3. ¿Cuál es la rutina de respaldo?
Hay empresas que utilizan una rutina diaria de respaldos incrementales, es decir, copian solo los archivos que han cambiado desde la última copia. Otras utilizan períodos más cortos dependiendo de la cantidad de archivos creados o manejados en sus departamentos.
La rutina debe establecerse en función del volumen de archivos importantes utilizados por sus colaboradores en la ejecución de su trabajo.
4. ¿Quién ejecuta el respaldo y las restauraciones?
El equipo de TI puede ejecutar la rutina completa o usar un software para automatizar el respaldo, quedando responsable únicamente de las restauraciones. otra opción es contratar un servicio externo para gestionar este proceso.
Normalmente, una empresa externa logra automatizar los procesos, monitorear si las rutinas de respaldo se están realizando según las definiciones de la política y optimizar el consumo de espacio de almacenamiento necesario.
Aquí vale la pena considerar la relación costo-beneficio y la agilidad para restablecer los datos cuando sea necesario.
5. ¿Cuáles son los costos?
La última parte del plan es dimensionar el tamaño de los archivos a copiar, la tasa prevista de crecimiento en Gigabytes para las copias de documentos y los dispositivos necesarios para soportar el respaldo. Después de eso, señale los costos financieros de la estrategia.
Casi siempre, el costo de mantener el respaldo es infinitamente menor que los gastos derivados del impacto de perder los archivos.
Conclusión
Definir una política de respaldo debe ser una de las primeras tareas de la gobernanza de TI. Después de todo, las copias de seguridad son recursos que respaldan otras estrategias, como la de Disaster Recovery. Poner esta estrategia en acción será mucho más simple y eficaz después de que el área de TI o un socio haya documentado qué datos, dónde, cómo y quién ejecuta el respaldo de su empresa.
Crear una política de respaldo puede ser un trabajo laborioso y bastante lento, ya que requiere alinear a los profesionales de TI con las necesidades de otras áreas de la empresa. ¿Quiere descubrir una manera más sencilla y rápida de realizar este y otros trabajos? ¡Consulte esta publicación y descubra cómo el outsourcing de TI ayuda a su empresa a superar desafíos!
